Docflow aiuta le aziende alimentari a mantenersi competitive sul mercato partendo da una riorganizzazione interna in grado di rendere più efficienti i processi collaborativi e produttivi. Risparmiando sui costi di gestione e sui tempi, le imprese possono permettersi di focalizzare l’attenzione su elementi come la qualità e l’innovazione del prodotto e perseguire così dei buoni risultati in termini di profitto.

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	AREA ORGANIZZAZIONE E QUALITA'
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AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO

Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva

Permette di gestire e archiviare documenti quali fatture clienti, fornitori, agenti, registri IVA, DDT clienti, estratti conto, bilanci, tabulati, ecc.

Docflow Synergy è in grado di integrarsi con l’interfaccia utente del sistema gestionale dando la possibilità di richiamare e gestire i documenti direttamente delle sue applicazioni senza cambiare modalità operativa.

Offre un ambiente totalmente web che consente di ricercare, distribuire e visualizzare i documenti.

eInvoice è il modulo che permette la gestione della fattura elettronica secondo la Direttiva Europea 2001/115/EC (in Italia dlgs 52/04).

Quikroute è il modulo di validazione fatture.

AipaDocs è il modulo di Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA che:

• preleva i documenti dal file system e controlla la validità della firma di sicurezza
• effettua la copia del documento su un supporto non riscrivibile come CD/DVD e inserisce nel file indice le informazioni necessarie
• Il file di indice viene prima dotato di riferimento temporale, poi “firmato digitalmente” dal “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente” con il tool fornito dalla Certification Authority

Automazione del Ciclo Passivo integrata con SAP

L'automatizzazione del ciclo passivo permette di ottenere una netta diminuzione delle attività di registrazione contabile

Elimina gli interscambi di documenti tra l’amministrazione e i diversi reparti

Elimina gli archivi cartacei personali per gestire le pratiche di squadratura/autorizzazione

I documenti fattura sono accessibili direttamente dal client SAP in ogni momento della lavorazione

Synergy si basa su metodologie di Document Management e Workflow che consentono di gestire il processo di lavorazione delle fatture passive.

Fidejussioni bancarie fornitori

Il sistema di workflow basato su eWork permette di rendere più rapido e semplice in flusso approvativo delle richieste di fidejussione redatte dai fornitori.

Consente inoltre di gestire e interrogare l’archivio storico in modo immediato e da qualunque computer collegato nella rete aziendale

AREA APPROVVIGIONAMENTI

Gestione Fatture Passive e Documenti Doganali Export

Il sistema documentale permette di configurare una libreria standard per poter gestire i documenti (profilo di archiviazione/ricerca), fornisce inoltre l’interfaccia utente web che gestisce le tipologie di ricerca e visualizzazione dati/immagine richieste dall’utente

Gestione Richieste di Acquisto

• La documentazione in ingresso inviata dai fornitori viene archiviata associandola alle richieste e alle offerte corrispondenti tramite una postazione di Imaging
• È possibile effettuare delle ricerche sulla base dati documentale a partire dalle tabelle alle offerte e alle richieste e per codice richiesta, ordine e fornitore

Gestione Richieste di Offerta

Il sistema di workflow utilizzato è composto da: eWork per la gestione del flusso di lavoro e Docflow Synergy il documentale di appoggio per la gestione dei documenti allegati durante il processo lavorativo.

Con eWork è possibile inoltre gestire:

• Approvazione verbali anomalie di trasporto
  • Il sistema permette di rendere rapido e semplice il flusso approvativo riducendo al minimo/eliminando il formato cartaceo
  • È possibile gestire e interrogare un archivio storico da qualunque client della rete aziendale
• Autorizzazione Nuovi Progetti
• Ordini di Acquisto e Spedizioni
• Processo Validazione Fornitori
  • Per la classificazione e la valutazione dei fornitori si procede alla creazione di una libreria documentale per l’archiviazione, la gestione e la ricerca dei documenti ad essi inerenti
  • Ogni fornitore è sottoposto a un processo valutativo riguardo le sue capacità/potenzialità e prestazioni (misurate in base ai risultati attesi e agli obiettivi fissati)

Sia l’anagrafica dei fornitori che le caratteristiche di valutazione vengono profilati e inseriti in un sistema documentale in modo da permettere:

• Indicizzazione
• La ricerca
• La possibilità di effettuare reportistica
• L’integrazione con il sistema di workflow

AREA ORGANIZZAZIONE E QUALITA'

Gestione Schede Sicurezza

Consente di risolvere le problematiche relative all’accesso e alla manutenzione controllata delle schede sicurezza

DocFlow ShareDocs permette di creare una libreria strandard per poter gestire i documenti, dall’archiviazione alla ricerca e definisce i tempi e le modalità di accesso alle Schede, che in questo modo sono rese accessibili solo al personale abilitato

Gestione Segnalazioni di Intervento

Creazione e monitoring delle SDI su un sistema di workflow basato sull’applicazione eWork che permette di eliminare il flusso cartaceo.

Il sistema installato per la gestione elettronica delle segnalazioni provvede a digitalizzarle, categorizzarle e inviarle all’ufficio competente che si occupa di fornire la risposta da inviare al liente. Tutti i dati - strutturati e non - relativi alla pratica vengono poi archiviati in una base dati di facile consultazione.

Gestione delle Non Conformità

Gestione del flusso relativo ai moduli delle materie prime non conformi.

eWork consente di formalizzare i processi correttivi che sono attivati direttamente nelle fasi di produzione e collaudo. Il workflow permette di controllare il processo, misurarne le criticità e mettere in condivisione il risultato.

Portale

Fornisce un accesso sicuro e centralizzato a tutte le informazioni ed applicazioni di cui gli i utenti hanno bisogno per trovare, utilizzare, condividere e pubblicare con la massima efficacia i contenuti aziendali.

Portal è un ambiente facilmente personalizzabile, per soddisfare le esigenze aziendali e individuali, e accessibile on-line da qualsiasi postazione di lavoro e in qualsiasi momento. Garantisce:

AREA SISTEMI INFORMATIVI

Gestione Documenti dei Progetti Informatici

• Permette di creare e controllare le commesse e la documentazione di progetto obbligatoria
• rendere unico il punto di accesso alla loro manutenzioneprogrammare le risorse sui vari progetti/servizi
• analizzare le informazioni relative ai progetti per tenere sotto controllo tempi e costi

DocSched è il prodotto in grado di gestire in modo completo i progetti IT sulla base di processi interamente paperless e conformi alla normativa ISO. Consente di controllare tutte le fasi tipiche di una commessa software offrendo gli strumenti e le funzionalità più idonee ad ogni fase:

• Definizione della commessa (offerta, specifiche)
• Approvazione da parte della direzione
• Assegnazione delle funzioni tecniche (verbale di start-up)
• Pianificazione delle attività (macro)
• Consuntivazione delle attività svolte (day-by-day) Ripianificazione delle attività (day-by-Day)
• Chiusura della commessa (verbale di coll.)
• Analisi
• Repostistica

Privilege Management

Attraverso questo prodotto possono essere gestire tutte le librerie di document management e tutti i flussi di workflow.

Permette l’applicazione delle seguenti funzionalità:

AREA MARKETING

Gestione Attività Marketing e Fogli Azione

Viene creato un flusso approvativo inerente nuovi confezionamenti di prodotti.

Il nuovo sistema risponde alle seguenti esigenze:

AREA GESTIONE DEL PERSONALE

Gestione Documenti del Personale

eDocs DM costituisce la piattaforma di Document Management. DocsCold si occupa dell’importazione degli spool di stampa. DocFlow CryptoDocs definisce i diritti di accesso ai documenti, in particolare: