AUTOMOTIVE
Nell'ambito
del settore automotive, sempre
alla ricerca di offrire modelli
dalle prestazioni superiori
e dal design più innovativo,
Docflow propone soluzioni da
un lato, per rendere più efficienti
i processi di scambio delle
informazioni all’interno delle
aziende produttrici e di queste
con i concessionari, e dall’altro
per ottimizzare il servizio
di assistenza al cliente.
Il
primo aspetto punta sulla smaterializzazione
dei documenti e delle pratiche
cartacee in modo da ottenere
un risparmio di tempo e di costi,
oltre a un flusso di informazioni
più rapido ed efficiente tra
i vari attori coinvolti. Il
secondo aspetto, relativo all’assistenza
clienti, ne beneficia grazie
alla rapidità di risposta alle
proprie richieste.
La
condivisione delle informazioni
relative ai clienti da inoltre
all’azienda produttrice la possibilità
di venire a conoscenza delle
loro particolari esigenze e
quindi di offrire un servizio
e dei prodotti sempre più personalizzati.
AREA
AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO
Gestione
dei documenti relativi alle
Proatiche Auto
Si occupa della
gestione dei documenti prodotti
internamente dal sistema informativo
Host (spool di stampa), di quelli
prodotti dagli utenti in forma
elettronica (fax, lettere, ecc...),
e dei documenti cartacei acquisiti
tramite scanner.
Il
sistema comprende:
- infrastruttura hardware
e software
- strutturazione degli archivi
- interfaccia utente standard
e tramite emulatore
- interpretazione degli
spool di stampa
- attivazione dell'architettura
a tre livelli per la distribuzione
capillare della soluzione
verso utenti interni e remoti
(filiali)
- distribuzione via intranet
della soluzione
- interconnessione verso
altri sistemi aziendali
tramite i connectors
In questo modo è possibile:
- implementare un data
base documentale
- impostare profili personalizzati
dei documenti
- definire gruppi e diritti
di accesso
- attivare procedure di
archiviazione degli spool
di stampa
- integrare con applicazioni
gestionali
Archiviazione
delle Fatture Attive e Note
di Credito
Il processo è costituito dalle
seguenti fasi:
- Emissione degli spool
di stampa e invio al server
documentale
- Conversione in formato
PDF e cattura degli indici
di ricerca da parte del
modulo specializzato DocsCold
- Archiviazione della fattura
nel sistema documentale
con apposizione della firma
di sicurezza
- Invio del file PDF della
fattura attraverso il modulo
Dispatcher
- Conservazione, marcatura
temporale e masterizzazione
del supporto
Archiviazione
Documentale di:
- Libretto di circolazione
(nuovo, usato)
- bollo autogestioni – stati
d’uso
- ricevuta presa in carico
- certificato di proprietà
- atti di vendita
Il
progetto prevede di acquisire
e archiviare i documenti sopraelencati.
Il
processo di lavorazione è suddiviso
in due tipologie:
documenti cartacei
documenti elettronici PDF
Documenti
cartacei
I
documenti vengono sottoposti
a scansione e successivamente
a procedura OCR che permette
di rilevare in automatico il
campo “Targa”.
I
documenti scansiti sono importati
nel sistema documentale e associati
sia ad una pratica interna sia
ad una pratica della società
direttamente interessata.
Documenti elettronici
PDF
I
documenti vengono importati
automaticamente su cartelle
condivise dei diversi flussi
PDF. Attraverso il modulo Cold
si estrae in modalità elettronica
il campo targa che permette
l’associazione dell’etichetta
ad una “pratica esistente”.
I
documenti PDF vengono quindi
importati nel sistema documentale
ed associati sia ad una pratica
interna sia ad una pratica della
società direttamente interessata.
AREA
GESTIONE DEL PERSONALE
Gestione
Documenti del Personale
DocFlow
HRDocs è in grado
di gestire e conservare in modo
sicuro e al riparo da usi impropri
i documenti relativi a:
- CUD dei
dirigenti
- Documentazione
Provvigioni Agenti (Fattura,
Conto Provvigione ed Estratto
Conto)
- Cedolini
dei dipendenti
eDOCS
DM costituisceo la piattaforma
di Document Management. DocsCold
si occupa dell’importazione
degli spool di stampa.Docflow
CryptoDocs definisce i diritti
di accesso ai documenti, in
particolare:
- chi può
accedere ai documenti
- dove può
avvenire l’accesso: solo
on-line o anche off-line
- le operazioni
che può effettuare: visualizzazione,
copia e stampa
