BANCARIO e FINANZIARIO
Banche
e Finanziarie si trovano ad
operare in uno dei più dinamici
e regolamentati mercati che
esistano. Per questo sono chiamate
a misurarsi continuamente con
il presidio di nuove nicchie
e con l’offerta di prodotti
e servizi innovativi rivolti
ai consumatori.
Agilità,
responsabilità e affidabilità
sono i fattori chiave su cui
esse devono puntare per raggiungere
risultati positivi in termini
di profitto, incremento e fidelizzazione
dei clienti, miglioramento dei
servizi. Nel rispetto delle
regole.
Le soluzioni proposte da Docflow
aiutano le aziende di questo
dettore ad incrementare la loro
efficienza partendo dalla riorganizzazione
interna: migliorare il livello
di comunicazione e collaborazione
porta infatti a semplificare
i processi di business e ad
accelerare i cicli di sviluppo
dei prodotti.
Si
genera così un vantaggio competitivo
che allontana anche il rischio
correlato alla volubilità del
mercato.
AREA
AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO
Archiviazione,
Dispatching via mail/Postel
e Conservazione Sostitutiva
delle Fatture Attive
Queste le
fasi del processo:
1) Emissione
degli spool di stampa e invio
al server documentale
.
Docflow
Synergy
consente di archiviare qualsiasi
documento generato dal sistema
gestionale e trasmesso sottoforma
di spool di stampa o report
2) Conversione
in formato PDF e cattura degli
indici di ricerca da parte
del modulo specializzato DocsCold
.DocsCold
è il modulo di Synergy
in grado di interpretare lo
spool di stampa, convertirlo
in documenti e archiviarlo
nel sistema documentale .
3) Archiviazione
della fattura nel sistema documentale
con apposizione della firma
di sicurezza. Synergy
Web è l'interfaccia
utente di Synergy che assolve
tutte le necessità di accesso,
consultazione e gestione documentale
del comparto amministrativo
4) Invio
del file PDF della fattura via
email e Postel attraverso il
modulo Dispatcher
5) Conservazione,
marcatura temporale e masterizzazione
del supporto tramite il modulo
AiapDocs
AREA
PROGETTAZIONE
Gestione
Rilasci Software
Gestisce
il flusso di informazioni e
di documenti che avviene tra
l’ufficio di progettazione e
sviluppo e l’ufficio di erogazione,
la pianificazione del rilascio
in produzione e il suo eventuale
annullamento.
L'applicazione
supporta le seguenti
funzionalità:
- Ricerca (documenti, lookup)
- Visualizzazione documenti
e profilo
- Modifica del profilo
- Modifica della security
del documento
- Check-out/Check-in
- Archiviazione nuovo documento
- Cancellazione del documento
- Gestione dei folder
AREA
ORGANIZZAZIONE E QUALITA'
Gestione
ufficio viaggi
Consente
alle unità operative coinvolte
di gestire e monitorare lo scambio
di informazioni attraverso:
- la compilazione della
scheda di richiesta
- la compilazione della
scheda di conferma
- la visualizzazione dello
stato delle richieste
- la visualizzazione delle
informazioni archiviate
Gestione
dei Bandi di Gara
Le
funzionalità attivate consentono
di gestire i documenti sul sistema
documentale attraverso DocsWork
(integrazione di eWork):
- Inserimento nuovo documento
- Check-in/Check Out
- Visualizzazione
- Invio di email dal sistema
di Workflow
- Report standard
Gestione
Processo Reclami
La
libreria documentale viene adattata
per essere “pilotata” dall’applicazione
di workflow che permette agli
utenti di effettuare le seguenti
operazioni di gestione:
- Visualizzazione documenti
allegati alla pratica di
Reclamo
- Caricamento nuovi documenti
(upload) dal File-System
- Generazione automatica
del documento PDF contenente
i dati della pratica
- Acquisizione nuovi documenti
via tool locale di scansione
(Adobe)
- Applicazione delle sicurezze
sui documenti in funzione
del processo.
- Trasferimento della cronologia
del workflow nella “History”
del documentale
Il processo di lavoro gestisce
le seguenti fasi:
- Inserimento del nuovo
reclamo ed invio al supervisore
del nucleo
- Assegnazione da parte
del supervisore di un referente
- Lavorazione della pratica
da parte del referente e
quindi invio al supervisore.
- Validazione da parte del
supervisore
- Gestione dell’esito del
reclamo
- Chiusura della pratica
con scansione della documentazione
e archiviazione.
Gestione
documenti riservati
Permette
la cifratura di documenti che
necessitato di una particolare
riservatezza
Docflow
Cryptodocs consente di gestire
correttamente le funzioni di
firma e cifratura di un documento
sia all'interno di una libreria
documentale che al di fuori
di essa in modalità stand
alone o web based.
Le
principali funzionalità
sono:
-Firma
e verifica della firma di ogni
documento conservato all'interno
del sistema documentale
-Cifratura
e Decifratura di ogni documento
conservato all'interno del sistema
documentale
Gestione
documenti del Management System
Creazione
di una differente libreria documentale
per contenere i documenti del
Management System all’interno
dell’infrastruttura ShareDocs
che prevede:
- ToDoList unica
dell’utente che consente
di visualizzare tutti i
documenti e i processi sui
quali è richiesto un intervento,
indipendentemente dalla
libreria selezionata
- Catalogazione
dei documenti attraverso
l’inserimento e la ricerca
all’interno di “sublibraries”.
- Gestione delle
deleghe sui singoli
documenti con l’inserimento
di deroghe sull’utente assegnatario.
- Creazione di
ulteriori “sublibraries”
rispetto a quella principale
di Management System
- Distribuzione
geografica ai dipendenti
Funzione
ITKW – Technology Knowledge
Warehouse
Prevede
la costruzione di un punto di
accesso che permette la consultazione
controllata di:
- presentazioni e accordi
quadro
- rassegne periodiche
- report
- rassegne stampa
Il sito è
accessibile tramite password
e consultabile da interfaccia
web di semplice fruizione, è
possibile effettuare la ricerca
sia per chiavi che per contenuto.
Le funzionalità
del sistema vengono incrementate
da: ricerca full text, costruzione
di profili di consultazione
personalizzati, sintesi automatiche,
ecc.
AREA
GESTIONE DEL PERSONALE
Gestione
Processi HR
La gestione
dei processi HR coinvolge:
- Formazione
- Assunzione/Selezione
del personale e Dimissioni
- Cambi organizzativi
Le
funzionalità previste sono:
- Firma elettronica dei
documenti pdf. (ambito formazione)
- Compilazione automatica
di lettere modello
- Gestione compilazione
questionari (ambito formazione)
- Inserimento di un documento
nel processo direttamente
da scanner
- Attivazione di CryptoDocs
per i documenti sensibili
- Scheda del personale:
possibilità di ricercare
e di visualizzare in una
unica interfaccia la “situazione”
del dipendente (ad es. elenco
dei cambi organizzativi,
elenco dei corsi effettuati,
ecc) (ambito formazione)
- Gestione anagrafica dei
benefit
- Gestione anagrafica fornitori
Corsi di Formazione (ambito
formazione)
- Servizio di lettura da
una casella di posta dei
Curricula Vitae con inserimento
nel processo di selezione
del personale
- Invio Mail e gestione
degli alert
