Le compagnie farmaceutiche operano in un ambiente molto regolamentato e caratterizzato da un ciclo di vita del prodotto di notevole durata. Sono ad esempio necessari anche più di 10 anni per sviluppare un farmaco che poi andrà in produzione e venduto sul mercato. Per non parlare poi dell’investimento in termini economici Tutte le operazioni effettuate producono una serie di dati e di documenti che vanno assolutamente conservati, sia come patrimonio informativo aziendale, sia per rendere la propria attività trasparente alle autorità in ogni momento fosse richiesto.

Le soluzioni ideate da Docflow per le industrie farmaceutiche consentono di semplificare l’ambiente di lavoro e di renderlo condivisibile a tutti coloro che vi partecipano supportando i processi critici dove è essenziale gestire le procedure formali e la conformità dei documenti.

	AREA AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO
	AREA ORGANIZZAZIONE E QUALITA'
	AREA GESTIONE DEL PERSONALE

AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO

Gestione Documentale - Archiviazione e Conservazione a norma CNIPA

DocFlow Synergy si occupa della gestione completa dei seguenti documenti amministrativi:

Libro Giornale - Registri Iva - Registri di Magazzino - Schede Contabili Ufficiali - Registro Cespiti - Libro Inventari - Fatture Vendita - Note Debito e Credito - Bolle dai Depositi - Bolle emesse dai magazzini - Schede Clienti - Fatture attive e passive – DDT - Documenti di trasporto

Gestione Contabilità Fornitori e Contabilità Generale

Contabilità Fornitori:

Gli utenti della contabilità fornitori possono scansire e archiviare le bolle e le fatture contestualmente alla registrazione contabile del documento o in un secondo tempo. Accedendo direttamente al sistema documentale via web possono ricercare i documenti in base a un insieme di chiavi di ricerca

Contabilità Generale:

Gli stessi utenti possono importare e archiviare documenti generici a partire da transazioni SAP. Accedendo direttamente al sistema documentale via web possono ricercare i documenti secondo il tipo di documento e l’identificativo univoco di SAP dell’oggetto di business relativo.

AREA ORGANIZZAZIONE E QUALITA'

Gestione Intranet

La intranet comprende la procedura di login, il sistema documentale e la gestione della rubrica. Attraverso la intranet si può realizzare un accesso pubblico per gli utenti in modo da mettere in condivisione tutte le informazioni documentali relative alle diverse aree aziendali e alle aziende appartenenti a uno stesso gruppo semplicemente abilitando un utente guest appositamente costruito per pubblicare i documenti.

Possono essere predisposte delle aree riservate alle quali ci si può abbonare richiedendo l’accesso al responsabile d’area.

Il motore full-text permette di abilitare una ricerca semplificata per parola o per profilo.

Gestione Schede di Sicurezza

Viene realizzata attraverso una funzione esterna al sistema documentale e integrata con la intranet che consente ad un solo utente la gestione dei documenti e la loro conversione in formato PDF; i documenti sono accessibili agli utenti tramite la intranet

Gestione Cartella Progetti

Procedura basata su stati documentali che consente la condivisione e la gestione dei documenti di progetto del Laboratorio

Gestione Documentale per l’Ufficio Regolatorio

Docflow Improve contribuisce a creare, gestire, raggruppare, tracciare e sottoporre contenuti controllati relativi alle richieste di autorizzazione, come ad esempio quelle di nuovi farmaci (NDA) agli enti normativi governativi preposti. Questo sistema supporta il processo di presentazione delle richieste in conformità alle normative, attraverso la specifica eCTD (Electronic Common Technical Document) definita dall'ICH (International Conference on Harmonization) per lo scambio dei dati tra aziende farmaceutiche ed enti normativi.

Queste le caratteristiche principali:

• Combina le funzioni di Document Management e quelle di Submission Publishing: permette la gestione piena del singolo documento, con tutte le possibilità di profilazione e controllo, combinandole con quelle di pubblicazione e di gestione del Dossier.
• Gestisce tutte le tipologie di Submissions: tutte le sottomissione del regulatorio (CTD, eCTD), indipendentemente dal formato, dalla misura o dal tipo, sono supportate.Un Dossier può essere esportato indifferentemente in formato CTD (Unico PDF in uscita) o in eCTD (struttura gerarchica con più file)
• Gestisce le funzioni versione
• Gestisce le funzioni di insieme
• Supporta qualsiasi tipo di tassonomia
• Gestisce gli Hyperlink (bookmark)
• Creazione di Preview
• Firma elettronica
• Offre sistemi di regolazione degli accesi a qualsiasi livello
  
  

Gestione documenti riservati

CryptoDocs protegge l’azienda dall’utilizzo abusivo di informazioni riservate da parte di utenti esterni ma anche dal personale abilitato ad accedervi.

Cryptodocs definisce nel dettaglio i diritti di accesso a un documento:

• chi può accedere con gestione della revoca
• dove deve avvenire l’accesso: solo on-line o anche off-line
• le operazioni che può effettuare: visualizzazione, copia e stampa

L’archivio documentale contiene sia i documenti (cifrati) che le chiavi di accesso (profili).

Funziona in architettura web e consente di realizzare tutte le funzioni di gestione dei documenti:

• controllo degli accessi
• storia dei documenti
• gestione delle versioni
• ricerca per chiave
• ricerca per contenuto
• classificazioni

Gestione Documenti del Personale

eDOCS DM costituisceo la piattaforma di Document Management. DocsCold si occupa dell’importazione degli spool di stampa.Docflow CryptoDocs definisce i diritti di accesso ai documenti, in particolare: