Il settore dell’editoria ha attraversato e sta attraversando un periodo di profondo cambiamento, spinto dalla necessità di restare al passo coi tempi. Le nuove tecnologie hanno contribuito a generare nuovi formati, nuovi contenuti, nuovi canali distributivi. Il web è diventato lo strumento preferito per fruire le informazioni.

Nonostante ciò, anche l’editoria propriamente cartacea è oggi interessata da una diffusione più capillare, oltre che nelle tradizionali edicole e librerie, anche nelle cartolerie, nei centri commerciali, ecc. È un mercato sempre attivo, sempre in divenire, e solo in questo modo può continuare ad attirare l’attenzione da parte di consumatori sempre più esigenti.

Mantenere una buona rete distributiva, gestire la filiera produttiva in modo efficiente, soddisfare le aspettative dei consumatori sono le sfide principali da affrontare per rimanere competitivi sul mercato.

Docflow aiuta le aziende che operano nel settore dell’editoria a facilitare lo scambio di informazioni e le comunicazioni tra i diversi attori, in modo da velocizzare e semplificare il processo che va dalla produzione alla distribuzione. Inoltre, propone l’utilizzo della tecnologia come strumento in grado di migliorare la produttività e governare tutti i passaggi in modo ottimale.

	AREA AMMINISTRAZIONE, FINANZA E CONTROLLO
	AREA ORGANIZZAZIONE E QUALITA'
	AREA GESTIONE DEL PERSONALE

AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO

Gestione Scansione, Archiviazione e Routing delle comunicazioni

DocFlow Synergy sostituisce gli archivi cartacei, microfilm e nastri con un sistema sempre accessibile di informazioni sui documenti grazie a:

Conservazione Sostitutiva dei Documenti

Permette di archiviare i documenti amministrativi sia ricevuti che prodotti per periodi di tempo molto lunghi e rispettando le normative fiscali

Archiviazione Documenti in Uscita

Gestione Fattura eElettronica

Synergy eInvoice di gestire la fattura elettronica secondo la Direttiva Europea 2001/115/EC e recepita in Italia con il dlgs 52/04.

Da la possibilità di:
- archiviare i documenti in formato elettronico con valore fiscale
- descrivere il contenuto della fattura con formato XML facilmente adattabile ai vari standard

Automazione Fatture Fornitori e Gestione Fatture Agenti

Rende possibile automatizzare i processi di gestione delle fatture e marcare le immagini documenti fatture fornitori con protocollo IVA

Gestione procedura Fatture Fornitori

Archiviazione Bollettini Postali

Permette di archiviare i bollettini postali nella libreria documentale.

I documenti sono visualizzabili tramite il sistema documentale.

È possibile creare il link di ogni bollettino con SAP per visualizzarlo direttamente dalla sua interfaccia

AREA ORGANIZZAZIONE E QUALITA'

Gestione dei Processi Autorizzativi

Improve è lo strumento ideato per la convalida dei processi a norma.

Alle funzioni standard di Document & Workflow Management aggiunge :

- Catalogazione centralizzata

- Tracciatura del ciclo di vita dei documenti

- Flussi approvativi/integrativi

- Distribuzione controllata

- Archiviazione controllata

- Gestione riservatezza

- Audit trail degli accessi e dei processi

- Crittografia e Firma elettronica

- Monitoraggio/Reporting

Per ogni tipologia di documento è possibile definire le singole fasi del flusso di approvazione, i ruoli coinvolti con i rispettivi criteri di accesso alle informazioni e ai documenti nonché la possibilità di associare una specifica lista di distribuzione.

AREA GESTIONE DEL PERSONALE

Gestione Documentale HR

Permette di gestire i documenti relativi al personale come cedolini, pratiche dei dipendenti e processi associati.

Viene configurata una libreria ad hoc per i documenti dedicati al personale (HRDocs) che consente di ottenere:

Pratica del dipendente

La gestione della cartella del dipendente consiste nel configurare opportunamente l’archivio in modo da poter catalogare, profilare e ricercare i documenti compatibilmente con i processi di business dell’ufficio HR

Processi “Improve HR”

Prevede di estendere l’ambito dei processi Improve a: Assunzioni, Dimissioni, Cambi organizzativi, biglietti da visita.

Il processo modellato per ognuno è il seguente:

- Compilazione della richiesta da parte dell’utente

- Approvazione/perfezionamento da parte del suo responsabile

- Inoltro al dipartimento HR

- Presa in carico da parte dell’addetto con espletamento dei compiti

- Feedback al richiedente dei risultati

Le caratteristiche dell’implementazione con Improve del processo sono:

Gestione Elettronica dei Cedolini

Rende possibile la distribuzione e conservazione di documenti importanti e riservati grazie a tecniche di gestione elettronica e crittografia

I cedolini vengono caricati nel sistema documentale direttamente da spool di stampa e resi visualizzabili solo dall’utente referente e dal personale autorizzato.

La crittografia consente di ottenere un livello più elevato di sicurezza e tracciabilità, proteggendo i documenti da qualunque intrusione informatica.

Se la crittografia avviene direttamente durante la stampa del cedolino si elimina l’ultima area di rischio di un accesso incontrollato alle informazioni poiché questi non verrebbero salvati in chiaro e quindi resi inaccessibili anche agli amministratori del sistema.