In anni
di attività dedicata esclusivamente ai
documenti elettronici e ai processi ad
essi collegati, Docflow ha maturato una
notevole esperienza che si è tradotta
nell'implementazione di applicazioni di
alto livello tecnologico e metodologico.
I prodotti realizzati da Docflow si basano
da sempre su engine enterprise di classe
internazionale a garanzia della loro manutenibilità
e continuità, e consentono di suddividere
l'investimento necessario per la piattaforma
tecnologica in diverse aree applicative.
La
grande mole di corrispondenza
in entrata e in uscita che coinvolge
quotidianamente la vostra azienda
suggerisce l’implementazione
di un sistema di gestione in
grado di registrare e rendere
reperibili tutte le comunicazioni:
lettere, fax, documenti amministrativi,
ecc.
La soluzione che Docflow vi
propone si basa su eProcs,
un prodotto modulare che offre
le seguenti funzionalità:
Gestione Protocollazione:
provvede alla registrazione
del documento con l’erogazione
del numero di protocollo
assegnato dal sistema, del
suo profilo e dei relativi
permessi di accesso, oltre
ai suoi allegati e differenti
versioni;
Gestione dei processi:
attraverso il modulo
di Workflow integrato è
possibile amministrare la
sequenza delle operazioni
da espletare definendo le
regole in base alle esigenze
specifiche di ogni tipologia
di protocollazione (in entrata,
in uscita, interna, ecc.);
Gestione dei documenti
di corrispondenza:
permette di archiviare i
documenti e i dati di classificazione
per poterli successivamente
ricercare e consultare in
modo semplice e controllato.
L’accesso è consentito solo
agli utenti in possesso
di adeguati permessi.
Gestione della
posta elettronica client:
i messaggi in arrivo e in
partenza vengono protocollati
così da poter lasciare tracciate
tutte le comunicazioni;
Modulo di amministrazione:
consente di effettuare
la manutenzione delle tabelle
di riferimento riguardanti
tutti i componenti del sistema,
compresa la gestione degli
utenti e dei permessi di
accesso. Permette inoltre
di configurare una serie
di parametri in grado di
influenzare il sistema quali
i messaggi di notifica,
la segnatura, ecc.
Organigramma:
è in grado di memorizzare
la gerarchia aziendale,
di fare assegnazioni e quindi
di rendere visibili gli
atti a specifici utenti.
Grazie
all’applicazione del sistema
di gestione della corrispondenza
sarà possibile tenere sotto
controllo il flusso delle comunicazioni
interne ed esterne alla vostra
azienda e avere la certezza
di non smarrire i documenti.
Potrete smistare elettronicamente
la posta simultaneamente a più
destinatari e allo stesso tempo
garantire la riservatezza dei
dati in base alle leggi sulla
privacy. Avrete infine l’opportunità
di distruggere la corrispondenza
cartacea attivando le norme
sulla “Conservazione Sostitutiva”.
