Gestione OdG e Verbali CDA

Docflow vi da la possibilità di rendere completamente automatizzato il processo di creazione del fascicolo riguardante il Consiglio di Amministrazione, dalla convocazione della Seduta alla verbalizzazione di quanto emerge dalla discussione.

La soluzione che vi proponiamo si basa sull’applicazione eWork. Si tratta di un’infrastruttura tecnologica e una metodologia di lavoro che permette alle organizzazioni come la vostra di modellare, sviluppare e mettere in produzione soluzioni che implementano processi aziendali collaborativi e di produzione. In poche parole, di Business Process Management (BPM).

Il processo ha inizio con l’apertura di un nuovo fascicolo del CdA nella Gestione Documentale aziendale. Qui viene predisposto l’Ordine del Giorno (OdG) e fissata la data della seduta. In automatico viene redatta la lettera di convocazione del CdA, poi protocollata attraverso l’utilizzo di eProcs e inviata via mail al personale coinvolto. Il fascicolo rimane aperto per consentire l’inserimento degli allegati da parte dei responsabili degli argomenti trattati entro il giorno precedente alla Seduta.

Durante il CdA è possibile consultare l’OdG e gli allegati e proiettare su schermo le illustrazioni dei punti di discussione.

Al termine, viene redatto e protocollato il verbale e automaticamente archiviato nel Sistema Documentale dove può essere in seguito visualizzato dagli utenti autorizzati.

L’automazione del processo di gestione delle delibere del CdA vi consentirà di ottenere una corretta conduzione del flusso di Delibera secondo le normative societarie, con la possibilità di eliminare la circolazione cartacea della documentazione. Potrete usufruire di strumenti per la gestione della Seduta quali proiezione allegati, stampa massiva, scaricamento degli allegati in formato “zip”. Vi sarà permesso, infine, di creare un archivio storico dei fascicoli delle sedute compresi di dati, cronologia eventi, documenti, ecc.