Per gestire il processo di creazione
e distribuzione delle circolari
interne in forma elettronica,
Docflow vi suggerisce l’utilizzo
di ShareDocs, un prodotto che
permette di attivare una gestione
collaborativa dei documenti.
I
client della vostra azienda
si suddividono in due tipologie:
di produzione e di consultazione.
I primi possono svolgere tutte
le operazioni di inserimento,
modifica, pubblicazione, approvazione
e consultazione delle circolari
grazie all’installazione
del componente Application Integration
che consente di aprire e salvare
i documenti conservati nel sistema
documentale.
I secondi possono accedere all’interfaccia
web ShareDocs solo per consultare
i documenti.
Le principali funzioni messe
a disposizione dal sistema sono:
•
Produzione del corpo della circolare
• Inserimento e gestione
degli allegati
• Pubblicazione in formato
PDF
• Approvazione
Il
processo tradizionale ha inizio
con la scelta di un modello
(template) che viene compilato
dal vostro personale con campi
riguardanti il destinatario,
l’oggetto e la descrizione.
Il documento viene salvato e
l’integrazione con il
SD propone il profilo di archiviazione.
A questo punto non resta che
confermare i dati e procedere
all’effettiva archiviazione.
Con il porting in ambiente web
lo stesso risultato si ottiene
in due modi:
1. Gli attributi che caratterizzano
la circolare vengono inseriti
sul profilo di archiviazione
e dopo il salvataggio vengono
riportati in automatico dal
SD sul documento;
2. Gli attributi vengono inseriti
sul modello e dopo l’archiviazione
il SD provvede in automatico
ad allineare questi dati con
i campi presenti sul profilo
di archiviazione.
L’inserimento
e la gestione degli allegati
è attivabile direttamente
dalle pagine di ShareDocs, così
come la pubblicazione in formato
PDF e l’approvazione della
circolare tramite appositi button.
ShareDocs
rappresenta l’unico punto
di accesso all’ambiente
documentale dove è possibile
effettuare la ricerca e la navigazione
nelle librerie, la pubblicazione
di documenti nella intranet
e la gestione dei processi collaborativi.
L’applicazione di questa
architettura web vi consentirà
di ottenere minori costi di
gestione relativi alla procedura
di creazione e distribuzione
delle circolari, maggiore facilità
di utilizzo e la possibilità
di creare un ambiente operativo
integrato.
