L’automazione del ciclo passivo integrata con SAP è un’opportunità che permette alla vostra azienda di attivare un nuovo processo di lavorazione dei documenti in grado di smaterializzarli, archiviarli e distribuirli.

La soluzione che vi propone Docflow si basa su metodologie di Document Management e Workflow inserite all’interno del prodotto Synergy. In particolare di tratta di attivare tre differenti tecnologie:

• Capture permette di acquisire/scansire la fattura passiva ovunque la si desideri ricevere. La sua immediata smaterializzazione consente di introdurre strumenti di catalogazione e smistamento automatici che si basano su codici a barre e OCR;
• Document Management è l’infrastruttura documentale che rende possibile l’archiviazione in un unico repository di tutti i documenti amministrativi connessi al Ciclo Passivo, di correlarli fra loro e con le transazioni SAP. Alimenta il sistema di workflow e funge da archivio storico per tutto il ciclo di vita dei documenti;
• Workflow distribuisce le fatture nelle varie code di lavoro degli utenti in base al loro stato e al disegno del processo, raccoglie le autorizzazioni e allerta/notifica il personale quando si verificano accadimenti da portare alla sua attenzione.

Il processo ha inizio con la scansione dei documenti, cui segue la processazione OCR automatica con riconoscimento della testata, del piede e del numero d’ordine della fattura. Segue la correzione/validazione dei dati e l’invio dell’immagine e dei dati catturati al sistema documentale per l’archiviazione.

Le fatture in formato PDF vengono quindi inviate per posta elettronica mentre Synergy for SAP genera il workitem di lavorazione su SAP impostando i parametri campi e utenti.
Segue una fase di registrazione contabile ad opera dell’Ufficio Fornitori che provvede a registrare la fattura con l’immagine a video.

Gli utenti interessati a effettuare approvazioni/correzioni ricevono notifica di assegnazione di workitem in lavorazione e procedono alla loro processazione attraverso la maschera Business Workplace di SAP.
Conclusa la registrazione contabile, Synergy for SAP automaticamente importa nel documentale tutte le informazioni inerenti la nuova fattura.

L’implementazione di questa soluzione permetterà alla vostra azienda di ottenere una netta diminuzione delle attività di registrazione contabile e l’eliminazione dello scambio di documenti tra l’amministrazione e i diversi reparti.
Non sussisterà più la necessità di mantenere degli archivi cartacei personali per gestire le pratiche di squadratura/autorizzazione e i documenti fattura saranno accessibili direttamente dai clienti SAP in ogni momento della lavorazione.