La gestione delle richieste d’Offerta/Ordini che interessa la vostra azienda viene realizzata attraverso l’utilizzo del sistema Docflow ShareDocs e l’applicazione di BPM Metastorm eWork.

I principali elementi dell’applicazione sono:

Il vostro Ufficio Acquisti riceve l’RDA sottoforma di documento cartaceo o via email. Il sistema provvede a trasformarla in PDF e a catalogarla con un numero progressivo. La documentazione necessaria viene spedita al fornitore e quindi l’ufficio acquisti archivia le offerte ricevute e le invia al reparto richiedente.

Lo stesso processo è applicato alle richieste d’ordine, che vengono acquisite nel loro formato documentale, dotate di numero d’ordine ed emesse insieme ai documenti di corrispondenza.

Per quanto riguarda gli ordini legati al ciclo produttivo, questi sono generati attraverso il gestionale MRP. Il sistema documentale “cattura” gli ordini emessi trasformandoli in PDF corredati di metadati in una directory condivisa.

Il servizio DocsImport rimane in ascolto su quello spazio di disco in attesa di ricevere nuovi file e registrarli. Il sistema garantisce la possibilità successiva di archiviare tutta la corrispondenza tecnica col fornitore o il terzista prodotta dopo l’emissione dell’ordine.

L’utilizzo di questo sistema consentirà alla vostra azienda di modellare e implementare i processi collaborativi documentali in modo da gestire in maniera ottimale tutte le procedure legate alle richieste di Offerta/Ordini con un notevole risparmio in termini di tempi, e quindi anche di costi.