GRANDE DISTRIBUZIONE
In
origine era il commercio al
dettaglio. Oggi la vendita dei
più disparati prodotti è prerogativa
dei grandi gruppi a discapito
dei negozi tradizionali, che
negli ultimi anni hanno visto
crollare inesorabilmente la
loro quota di mercato.
La grande distribuzione è composta
da veri e propri colossi che
operano a livello nazionale
e il più delle volte anche internazionale
servendosi di strutture distribuite
in modo capillare. Questa è
anche la caratteristica principale
del loro successo: i consumatori
possono recarsi in uno dei loro
numerosi punti vendita e trovare
qualunque genere di cui abbiano
necessità, con un grande risparmio
di tempo.
Docflow
aiuta le aziende che operano
nella GD a mantenere la propria
competitività sul mercato fornendo
gli strumenti adeguati per rendere
efficiente il processo di approvvigionamento
e distribuzione dei prodotti.
E anche per facilitare lo scambio
di informazioni tra i numerosi
operatori che partecipano alla
grande macchina della distribuzione
“oliando” i suoi ingranaggi.
AREA
AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO
Gestione
Virtual Paper dei Documenti
L’eliminazione
dei documenti cartacei consente
di ridurre i tempi di gestione
delle pratiche e i costi di
gestione.
Consente di gestire i processi
di fatturazione attiva e passiva,
di conservazione del Libro Giornale
e del Registro IVA.
Permette
di smaterializzare progressivamente
i flussi documentali (digitalizzazione)
al fine di realizzare l’archiviazione
digitale e la Conservazione
Sostitutiva, conforme
alla normativa vigente, con
l’obiettivo di:
- consentire la ricerca e
la consultazione web dei documenti
archiviati secondo le modalità
definite durante l’attività
di analisi e disegno del modello
To Be
- garantire la conservazione
sostitutiva dei documenti
archiviati
- emissione delle fatture
attive tramite:
- pubblicazione web con accesso
autorizzato
- postalizzazione per l’emissione
del documento cartaceo
Outsourcing
Fatture Passive
Consiste nella terziarizzazione
del processo di acquisizione
e archiviazione delle fatture
passive dei fornitori merci
per le società e le divisioni
del Gruppo.
I flussi documentali vengono
digitalizzati in modalità “outsourcing”
L’Archiviazione ottica sostitutiva
delle Fatture passive comprende:
- le fatture cartacee ricevute
dai fornitori e dai punti
vendita
- le fatture elettroniche
come file immagine ricevute
dai fornitori e dai punti
vendita.
- le fatture elettroniche
generate a partire da flussi
EDI e di stampa I servizi
offerti sono:
- ricezione dei documenti
cartacei
- ricezione dei documenti
elettronici immagine
- ricezione dei flussi
EDI e spool dati
- scansione dei documenti
cartacei
- conversione flussi EDI
e spool dati in documenti
ed indici
- indicizzazione manuale
dei documenti acquisiti
- archiviazione dei documenti
nel sistema documentale
- supporto ad operazioni
VeFa
- ricerca, navigazione
e consultazione web dei
documenti archiviati
- produzione media per
la conservazione sostitutiva
Estensione
fatture passive non EDI
Per
le fatture passive non EDI sono
possibili tre scenari di integrazione
in Virtual Paper:
-
Consultazione
+ Conservazione:
le fatture sono caricate
in
Docflow
Synergy ai fini di consultazione
interna e, alle cadenze
predefinite, sono conservate
in maniera sostitutiva
Richieste
Telematiche
Su
base della piattaforma Virtual
Paper (VIP) è possibile attivare
un servizio di richieste telematiche
grazie all’introduzione della
firma elettronica e della posta
certificata
Il processo di gestione delle
richieste telematiche comprende
le seguenti funzionalità:
- Ricezione
mail certificate
- Decifratura
- Verifica firma e marca
temporale
- Preparazione
risposta
- Scadenziario risposte
da evadere
- Compilazione assistita
del file XML
- Associazione allegati
- Firma digitale e marca
temporale
- Cifratura con certificato
pubblico del richiedente
- Invio mail tramite
mail certificata
- Archiviazione
- Preparazione profili
di ricerca
- Fascicolazione
- Consultazione on line
-
Conservazione Sostitutiva
- Preparazione indici
- Firma elettronica e
marca temporale del responsabile
della conservazione
- Preparazione CD
Posta
Elettronica Certificata (PEC)
Risponde
all’esigenza di fornire valore
legale alle comunicazioni elettroniche
dei documenti informatici, conforme
alla normativa vigente
La trasmissione tra mittente
e destinatario avviene mediante
messaggio di posta certificata,
sottoscritto con firma elettronica
avanzata dal gestore
La
tracciatura del messaggio viene
garantita attraverso ricevute
elettroniche
Gestione
Documenti Segreteria di Direzione
La
documentazione cartacea viene
acquisita tramite scanner, mentre
quella in formato elettronico
viene archiviata direttamente
nel sistema
Il sistema prevede alcune chiavi
di catalogazione generiche
Al
momento dell’archiviazione di
ciascun documento il sistema
propone di compilare una scheda
che consentirà in fase di ricerca
un rapido accesso ai documenti
Servizio
di Postalizzazione
Consiste
nella spedizione tramite posta
ibrida di una comunicazione
scritta ad un elenco di destinatari.
Gli
indirizzi di destinazione sono
di tipo nazionale, internazionale
Europa, intercontinentale.
È
possibile verificare la validità
degli indirizzi destinatari
della corrispondenza e correggere
gli indirizzi incompleti o errati.
È possibile estendere il servizio
di postalizzazione dei documenti
appartenenti al ciclo attivo
di fatturazione a destinatari
esteri: il servizio consiste
nella spedizione tramite posta
ibrida dei documenti forniti
attraverso meccanismo di spool
file che contengono le informazioni
relative agli indirizzi di destinazione,
secondo gli standard imposti
dalle Poste Italiane per la
postalizzazione tradizionale
di missive destinate all’estero.
AREA
APPROVVIGIONAMENTI
Gestione
contratti commerciali
- Facilita il processo di
redazione, approvazione
e gestione dei contratti
Fornitori
- Fornisce un supporto applicativo
alla gestione del flusso
operativo
- Gestisce in modalità elettronica
le differenti tipologie
di contratto
- Standardizza il set di
“regole” a supporto della
redazione dei contratti
da parte dei Buyer
- Utilizza le informazioni
raccolte sul data base anche
ai fini del reporting e
del monitoraggio del processo
- Riduce il numero di errori
causati dall’utilizzo di
un supporto cartaceo
- Si ottiene una gestione
strutturata dell’iter approvativo
La soluzione presenta le seguenti
caratteristiche funzionali:
- Repository delle regole
- Workflow
- Integrazione con i sistemi
legacy
- Supervisor e Rule Tuning
AREA
ORGANIZZAZIONE E QUALITA'
Gestione
Contratti
I
documenti vengono profilati
sull’ambiente documentale che
genera cover automatiche corredate
di barcode da usare come separatore
dei singoli contratti in fase
di scansione.
I dati di profilazione sono
in parte (anagrafica fornitori)
sincronizzabili con gli ERP
di riferimento tramite scambi
batch di dati in formati standard
(csv, xml, etc...)
I documenti vengono scansionati
in modo massivo dopo alla registrazione
del profilo.
Il modulo di OCR permette di
associare all’immagine del contratto
il contenuto testuale utile
per le ricerche full-text.
Il
software di Paper Capture consente
di accoppiare le immagini scansite
con i profili già inseriti nell’ambiente
documentale
Consente
di:
- Archiviare e catalogare
i documenti cartacei inerenti
i contratti fornitore
- Archiviare e catalogare
i documenti cartacei inerenti
l’ufficio legale
- Permetterne una condivisione
controllata e gestita
- Garantire la certezza e
la sicurezza della informazione
e la riservatezza dei documenti
- Inibire l’uso di versioni
obsolete dei documenti
- Garantirne il reperimento
tramite funzioni di ricerca
avanzata (per catalogo o per
parola del contenuto).
- Offrire un metodo semplice
di utilizzo integrando in
modo “naturale” le fonti di
maggiore utilizzo (MS Word,
Excel, Acrobat, Autocad, ecc)
- Offrire un ambiente di
archiviazione delle e-mail
che ne permetta una ricerca
facile
- Centralizzare e catalogare
i template/modelli di maggior
utilizzo
Gestione
Ufficio Legale
Il sistema tiene conto delle
seguenti specifiche:
- Realizzazione di un ambiente
di definizione delle pratiche
e delle chiavi di catalogazione
-
Realizzazione dell’archiviazione
di base in base a quanto verrà
elaborato dallo studio in termini
di tassonomie e criteri di classificazione
-
Integrazione dei prodotti di
desktop di base (MS Word, Excel,
Acrobat…) e dell’ambiente di
posta
-
Realizzazione Profili documentali
e Viste di consultazione
-
Realizzazione di un sistema
di aperture/chiusure delle pratiche
privo di workflow approvativi
DocFlow
ShareDocs costituisce
l’unico punto di accesso alle
informazioni documentali dei
gruppi di lavoro. Il modulo
base contiene tutte le funzioni
tipiche necessarie per un sistema
di collaborative Document Management:
creazione, classificazione,
ricerca dei documenti
Gestione
Circolari
Le
principali funzioni messe a
disposizione dal sistema sono:
- Produzione del corpo
della circolare
- Inserimento e gestione
degli allegati
- Pubblicazione in formato
PDF
- Approvazione
Gestione Circolari VEPR
Le VEPR sono particolari circolari
alle quali possono essere associati
uno o più documenti PDF derivati
da uno spool di stampa
Questa tipologia di documento
viene integrata all’interno
della libreria CIRCOLARI
L’archiviazione
dei singoli documenti PDF viene
eseguita da un processo apposito
(DocsCold).
L’archiviazione di queste circolari
avviene con la stessa procedura
utilizzata per tutte le altre
Durante
la fase di profilazione l’utente
ha la possibilità di scegliere,
attraverso una tabella di lookup
uno o più VEPR da associare
alla circolare
Gestione
Manuali
Per
ogni tipo di manuale occorre
variare la struttura dell’indice
e il suo contenuto.
DocFlow
fornisce una interfaccia per
la modifica, creazione, consultazione
dei manuali.
Le
sue caratteristiche sono:
- Inserimento, ricerca,
modifica di un documento
secondo le funzionalità
standard offerte da Cyberdocs
- Eliminazione di un documento:
l’applicazione impedisce
la cancellazione se il documento
è presente in almeno un
manuale
- Composizione del manuale
in funzione di una prefissata
struttura gerarchica selezionabile
dall’utente
- Inserimento dei documenti
nel manuale. È possibile
stabilire la posizione reciproca
dei documenti e la posizione
dei documenti rispetto alle
cartelle della struttura
- Inserimento delle proprietà
che caratterizzano il manuale
- Eliminazione manuale
- Consultazione del manuale
Gestione
Manuale Valutazione Rischi
In
ogni negozio deve essere presente
per legge un Manuale Valutazione
Rischi che contiene informazioni
generali sulla sicurezza e specifiche
per ogni reparto
Consente
una gestione automatica del
documento utilizzando il sistema
documentale già presente
Attraverso
l’interfaccia client/server
si possono attivare:
- Gestione del documento:
si può scrivere e modificare
i documenti componenti il
manuale mantenendo la storia
delle versioni
- Gestione struttura dei
negozi: si può mantenere
aggiornate le informazioni
sulla composizione dei negozi
e sui destinatari del MVR
- Gestione delle notifiche:
si piò avviare la notifica
automatica dell’avvenuta
variazione del manuale con
controllo di ricezione
Gestione
Servizio Cortesia
Il
servizio riceve segnalazioni
dai clienti sia per telefono
che tramite documenti cartacei
o e-mail
Il servizio viene gestito attraverso
uno strumento di workflow che
consente di:
- Rendere più efficiente
l’intero processo riducendo
il tempo medio di evasione
per segnalazione - Gestire
tutti i possibili canali
di input e output
- Allargare a tutte le
aree aziendali coinvolte
l’utilizzo dell’applicazione
di workflow
- Produrre un set completo
di statistiche
- Estendere l’utilizzo
dell’applicazione ai servizi
interessati
Gestione
Mail Segnalazioni
Gestisce direttamente all'interno
del workflow segnalazioni le
mail inviate dai clienti
In
fase di risposta al cliente
è possibile includere eventuali
allegati
La risposta può essere prodotta
attingendo dall’archivio di
risposte già date
Gestione
flusso Segnalazioni e-commerce
Nel
workflow possono essere incluse
le segnalazioni e i reclami
relativi all’area e-commerce
I reclami vengono inseriti nel
workflow attraverso l'applicazione
"Gestione Segnalazioni Call
Center" o tramite e-mail e trattati
per tutte le altre categorie
AREA
GESTIONE DEL PERSONALE
Gestione
Documenti del Personale
DocFlow
HRDocs è in grado
di gestire e conservare in modo
sicuro e al riparo da usi impropri
i documenti relativi a:
- CUD dei
dirigenti
- Documentazione
Provvigioni Agenti (Fattura,
Conto Provvigione ed Estratto
Conto)
- Cedolini
dei dipendenti
eDOCS
DM costituisceo la piattaforma
di Document Management. DocsCold
si occupa dell’importazione
degli spool di stampa.Docflow
CryptoDocs definisce i diritti
di accesso ai documenti, in
particolare:
- chi può
accedere ai documenti
- dove può
avvenire l’accesso: solo
on-line o anche off-line
- le operazioni
che può effettuare: visualizzazione,
copia e stampa
