NAUTICA
La
nautica di lusso infatti non
sembra conoscere crisi, e i
nuovi ricchi non badano a spese
quando si tratta di acquistare
una barca. Alta qualità, professionalità
e connubio tra innovazione e
tradizione artigiana sono i
punti di forza dell’industria
nautica italiana, che si conferma
tra le prime al mondo nella
produzione di yacht.
Docflow
propone alle aziende che operano
in questo settore delle soluzioni
in grado di mantenere la leadership
e allo stesso tempo di affrontare
le criticità, come la conformità
alle normative e la capacità
di rispondere ai bisogni di
clienti sempre più esigenti.
Il punto di partenza è creare
un buon livello di cooperazione
e coordinamento tra le diverse
funzioni aziendali in modo da
“snellire” i processi operativi
e facilitare lo scambio di informazioni.
AREA
AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO
Automazione
del Ciclo Passivo
Permette
di gestire e archiviare in modo
sicuro i documenti amministrativi
quali fatture passive e DDT
fornitori e consente di ottenere
la processazione automatica
dei documenti ricevuti elettronicamente
e l’automazione dei processi
di lavoro.
Le
fatture cartacee vengono acquisite
tramite il modulo Paper Capture
di Synergy. Ottenuto il file
in formato PDF, vengono archiviate
nel sistema documentale corredate
di barcode. In seguito alla
scansione, i documenti sono
consultabili dall’ERP tramite
l’immissione del codice a barre.
L’operazione di registrazione
attraverso il gestionale permette
di sincronizzare le chiavi di
catalogazione fra i due ambienti
e di arricchire il profilo dei
relativi documenti.
Il sistema può essere integrato
da ulteriori funzionalità in
grado di gestire il flusso di
approvazione delle fatture fornitori
attraverso:
- archiviazione dei documenti
di consegna merce
- aggregazione bolla fattura
- gestione semi automatica
della introduzione dei dati
- ciclo di verifica della
fattura passiva
AREA
APPROVVIGIONAMENTI
Processi
di Industrializzazione
Consente
di realizzare un ambiente di
gestione e di archiviazione
dei nuovi investimenti.
Le richieste vengono inoltrate
in un ciclo approvativo che
coinvolge i rispettivi responsabili
di stabilimento e di industrializzazione.
Ogni singola richiesta (RDA
o Progetto) genera una pratica
in formato PDF che viene archiviata
nel sistema documentale e sottoposta
ad accettazione. La nuova richiesta
e l’RDA contengono le informazioni
relative al progetto, al fornitore
e alle attività di budget.
Gestione
dei Processi di Modifica delle
Distinte Base
Il
flusso di tipo approvativo permette
di autorizzare le singole richieste
e una successiva operazione
di registrazione sull’ERP interno
garantisce l’evoluzione di quelle
approvate in relativi ordini
di produzione.
AREA
ORGANIZZAZIONE E QUALITA'
Gestione
della Segreteria
Consente di gestire
in maniera completa la corrispondenza
in modo da:
- Controllare i documenti
in ingresso
- Controllare i documenti
in uscita
- Avere la certezza di non
smarrire i documenti
- Conoscere l’ubicazione
del documento originale
- Poter eventualmente distruggere
la carta (con il modulo AipaDocs
opzionale)
- Controllare il flusso delle
comunicazioni interne ed esterne
- Garantire la riservatezza
dei documenti - Assolvere
agli obblighi normativi inclusa
la legge sulla privacy
eProcs
è l’applicazione che consente
di attivare le seguenti funzionalità:
-
protocollazione:
provvede alla registrazione
del documento, del suo profilo
e dei relativi permessi
di accesso, gestendone il
checkin/out
-
marcatura:
appone sui documenti ricevuti
in forma cartacea i dati
relativi alla segnatura
-
acquisizione:
consente di ricevere il
documento da file, scanner,
e-mail, fax
-
associazione:
provvede ad associare il
file del documento ai dati
di segnatura e a trasformarlo
in formato leggibile e accessibile
indipendentemente dalla
postazione di lavoro;
-
classificazione:
permette di archiviare i
documenti e i dati di classificazione
per poterli ricercare e
consultare in modo semplice
e controllato;
-
assegnazione:
affida ogni documento a
un ufficio o a un singolo
utente predeterminato per
conoscenza (sola lettura)
o per competenza.
Gestione Piano Azioni di Miglioramento
Supporta
il piano d’azione per migliorare
il prodotto e la qualità della
produzione predisposto dalla
Direzione Sistemi Qualità.
Permette
di gestire il processo di lavoro,
le funzionalità operative utente,
le integrazioni con i sistemi
terzi.
Attraverso
l’utilizzo di un sistema di
Business Process Management
identificato da eWork è possibile
modellare il processo che descrive
il percorso che effettua la
pratica tra i diversi attori
(stages) singoli o di gruppo
collegati da azioni manuali
che indicano una operatività
specifica. L’introduzione di
stage automatici dove non è
previsto l’intervento dell’utente
e azioni condizionali /a-tempo
permettono di completare il
processo. Sono tre i sottoprocessi
che vengono attivati:
- Raccolta e selezione
delle attività nel Tavolo
della Qualità che
si innescano sul processo
di gestione delle non conformità
- Implementazione
delle azioni di miglioramento
che vengono attivate
e controllate sulla base delle
direttive del Tavolo della
Qualità
- Alimentazione del
Knowledge Database
nel quale confluiscono, con
opportuni indici di ricerca,
tutti gli elementi di conoscenza
raccolti dal processo.
In particolare
i processi identificati sono:
-
Non
conformità e azioni correttive
ha lo scopo di formalizzare
i processi correttivi che
sono attivati direttamente
nelle fasi di produzione
e collaudo. Attraverso l’impiego
del workflow si può controllare
il processo, misurarne le
criticità e condividere
il risultato. È anche possibile
gestire la misurazione degli
standard di qualità dei
fornitori
-
Standard
di progettazione
definisce gli standard di
progettazione, in termini
di modelli e documenti,
da condividere nei diversi
gruppi di lavoro
-
Assistenza
clienti gestisce
la Knowledge Database e
ne permette l’accesso alle
strutture di Assistenza
Clienti
-
Qualificazione
fornitori fornisce
il supporto per la creazione
dell’Albo Fornitori.Tramite
il dialogo diretto con il
fornitore via web è possibile
definire i parametri della
futura collaborazione.
Gestione
Schede Sicurezza materiali
La
soluzione permette di realizzare
una libreria dedicata alle schede
sicurezza dei materiale che,
una volta ricevute, vengono
instradate in un flusso di approvazione
che coinvolge la direzione,
gli acquisti, la funzione distinta
base (DiBa) e l’area qualità.
Durante il ciclo approvativo
la scheda “acquisisce” chiavi
descrittive che permettono all’ufficio
acquisti di fruire, a fine ciclo,
di tali informazioni in fase
di selezione dei materiali da
acquistare. Il processo si snoda
in un numero definito di richieste
di parere e di approvazione.
La destinazione finale è una
collezione ordinata e catalogata
di schede di sicurezza dei materiali
a disposizione dell’ufficio.
Gestione
della Conformità ISO 14000
L'applicazione
è realizzata per supportare
l’azienda e l’ufficio Assicurazione
Qualità nella gestione e manutenzione
della documentazione della Qualità
e nello svolgimento dei processi
aziendali.
Per manutenzione della documentazione
si intendono tutte le funzioni
necessarie per gestire il ciclo
di vita di un documento e cioè
:
- creazione e gestione delle
versioni
- ciclo di approvazione
- distribuzione controllata
Per ogni diversa tipologia di
documentazione, individuata
dal sistema qualità, è possibile
definire le singole fasi del
ciclo di approvazione, i ruoli
coinvolti in esse con i rispettivi
criteri di accesso alle informazioni
e ai documenti nonché la possibilità
di associare una specifica lista
di distribuzione.
AREA
INGEGNERIA
Gestione
Documenti Ingegneria
Consente
di gestire e classificare i
documenti, controllarne l’accesso
e monitorare il ciclo di approvazione
prima della “pubblicazione”
della versione definitiva. La
realizzazione di un processo
di workflow dedicato alle attività
interne del dipartimento consente
di evitare la visualizzazione
delle stesse a utenti esterni.
La
soluzione inolte separa a livello
informatico e logico processi
lavorativi distinti e rende
più facilmente gestibili e realizzabili
modifiche e personalizzazioni
che soddisfino le esigenze del
dipartimento stesso.
AREA
GESTIONE DEL PERSONALE
Gestione
Documenti del Personale
DocFlow
HRDocs è in grado
di gestire e conservare in modo
sicuro e al riparo da usi impropri
i documenti relativi a:
- CUD dei
dirigenti
- Documentazione
Provvigioni Agenti (Fattura,
Conto Provvigione ed Estratto
Conto)
- Cedolini
dei dipendenti
eDOCS
DM costituisceo la piattaforma
di Document Management. DocsCold
si occupa dell’importazione
degli spool di stampa.Docflow
CryptoDocs definisce i diritti
di accesso ai documenti, in
particolare:
- chi può
accedere ai documenti
- dove può
avvenire l’accesso: solo
on-line o anche off-line
- le operazioni
che può effettuare: visualizzazione,
copia e stampa
