Il mercato manifatturiero si presenta molto eterogeneo in quanto comprende numerosi e diversi segmenti. Come, e forse più di altri, ha subito negli ultimi tempi la pressione della crisi economica e della concorrenza dei Paesi emergenti. Le aziende operanti in questo settore stanno quindi correndo ai ripari riorganizzando il proprio modello di business, i processi produttivi e l’approccio al consumatore.

Grandi cambiamenti che però, se attuati in ottica di efficienza e di efficacia, possono sicuramente portare le imprese ad ottenere risultati positivi in termini di miglioramento della qualità della produzione e riduzione dei costi grazie all’eliminazione di processi inutili e all’ammodernamento di strutture e logiche obsolete.

Docflow fornisce alle aziende manifatturiere il supporto tecnologico adeguato per snellire i processi, facilitare la comunicazione interna ed esterna, creare e mantenere rapporti di fiducia con i clienti, i fornitori e i consumatori.

	AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO
	AREA PROGETTAZIONE
	AREA APPROVVIGIONAMENTI
	AREA GESTIONE DEL PERSONALE

AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO

Automazione Documentale e Conservazione Sostitutiva

I documenti amministrativi vengono catalogati e archiviati nell’ambiente documentale in seguito al “capture” di spool di stampa emessi dall’ERP. Vengono poi renderizzati e memorizzati in formato PDF e i metadati associati vengono catturati dal medesimo spool. Se il documento deve avere una qualche validità viene firmato digitalmente prima di essere archiviato. I documenti firmati (fatture firmate dal cliente) e le fatture fornitori sono oggetto di scansione centralizzata e archiviazione con solo barcode.

Docflow Synergy è in grado di integrarsi con l’interfaccia utente del sistema gestionale dando la possibilità di richiamare e gestire i documenti direttamente delle sue applicazioni senza cambiare modalità operativa. Offre un ambiente totalmente web che consente di ricercare, distribuire e visualizzare i documenti.

eInvoice è il modulo che permette la gestione della fattura elettronica secondo la Direttiva Europea 2001/115/EC (in Italia dlgs 52/04)

Quikroute è il modulo di validazione fatture

AipaDocs è il modulo di Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA che:

• preleva i documenti dal file system e controlla la validità della firma di sicurezza
• effettua la copia del documento su un supporto non riscrivibile come CD/DVD e inserisce nel file indice le informazioni necessarie
• Il file di indice viene prima dotato di riferimento temporale, poi “firmato digitalmente” dal “responsabile della conservazione” e quindi “marcato temporalmente” con il tool fornito dalla Certification Authority

Recupero, Archiviazione e Conservazione Sostitutiva di libri e giornali pregressi sotto forma di tabulati stampati

Sono documenti che richiedono la firma di un notaio o pubblico ufficiale per procedere alla loro conservazione e successiva distruzione

Per ogni tabulato cartaceo avviene:

• Scansione di tutte le sue pagine e generazione di un singolo file in formato PDF riconsegnato in un supporto CD/DVD
• Archiviazione manuale del file PDF nel sistema documentale

Per ogni sessione di conservazione dei tabulati avviene:

• Generazione della sessione di conservazione con firma del responsabile della conservazione e marcatura temporale
• Il notaio interviene e controlla a campione la corrispondenza tra i tabulati cartacei
• Il notaio appone il riferimento temporale e la propria firma digitale al file indice della sessione
• Una ulteriore marca temporale viene apposta al file indice firmato dal notaio al fine di estendere la validità della sua firma
• Il supporto ottico viene masterizzato

Per ogni supporto di conservazione generato avviene:

• Verifica della sua leggibilità con ricerche a campione.
• Distruzione dei tabulati originali nel rispetto della normativa sulla privacy

Storicizzazione fatture attive

• Consente di semplificare la consultazione delle fatture pregresse
• Da la possibilità di recuperare spazio sugli archivi del mainframe

DocsCold permette, a fronte di uno o più spool prodotti dal mainframe contenenti le fatture, di archiviarle e indicizzarle all’interno del sistema documentale e convertirle singolarmente in formato PDF.

XmlDocs consente di estrarre dal sistema documentale le fatture precedentemente salvate organizzandole in modo da poter essere masterizzate su supporto ottico (CD).

Gestione Documenti Riservati

Consente di gestire la produzione, la distribuzione, la consultazione e l’archiviazione dei documenti sensibili che necessitano di un ulteriore livello di sicurezza

CryptoDocs consente di accedere e gestire i documenti cifrati attraverso tutte le funzioni di ricerca, modifica, stampe e report del sistema documentale. La parte cifrata del documento è accessibile solo agli utenti in possesso dell’apposita chiave di decrittazione.

AREA PROGETTAZIONE

Gestione Documenti Tecnici

Il modulo di integrazione Solid-Edge DM permette di accedere alle diverse versioni dei disegni, di associare loro degli indici, di gestire parti e assiemi, le utenze e la security. Consente inoltre di effettuare l’apposizione automatica delle informazioni estraendole dai profili e la pubblicazione dei disegni.

La “Diffusion” è un documento costituito da un elenco di documenti “materiali” (in questo specifico caso, i disegni) che viene creata attraverso un’apposita funzione dell’interfaccia web di ShareDocs. Ogni Diffusion è inerente a un progetto ed è attraverso questa che vengono pubblicati i disegni. L’accesso e la consultazione è permessa a tutti gli utenti aziendali.

I programmi di stampa Nicim e SAP possono essere integrati con il modulo COM denominato Docswork che, richiamato opportunamente, consente di ricercare, recuperare e stampare i disegni desiderati.

Elenco Richieste Ufficio Acquisti

EDM nell’Area Tecnica

Gestione Ciclo di Vita del Progetto

La soluzione si compone dei seguenti stage:

1.Attivazione Progetto

2.Approvazione Concetto

3.Approvazione Lancio Progetto

4.Delibera Documenti Sperimentali

5.Delibera Tecnica

6.Delibera ad Investire

7.Delibera Prodotto

8.Delibera a Produrre

9.Bilancio Prodotto

 

Gestione dell’Anagrafica relativa ai componenti

• Gestione dell’anagrafica e dei disegni associati ad utensili
• Gestione delle composizioni
• Gestione degli strumenti di controllo
• Gestione degli attrezzi di lavorazione
• Gestione dei disegni di prodotto
• Funzioni di ricerca
• Elaborazione della scheda di lavorazione

AREA APPROVVIGIONAMENTI

Gestione RDA per Centro Acquisti

Grazie all’ implementazione del Document & Process Management è possibile:

• Archiviare qualsiasi documento generato dagli attori coinvolti raggruppandoli per “RDA”
• Effettuare la ricerca sia per indici che per contenuto (full-text)
• Gestire il processo di RDA dalla sua richiesta sino alla fase Contabile coinvolgendo via via tutti gli attori necessari
• Accedere in qualsiasi momento sia ai documenti prodotti e archiviati che allo storico della pratica RDA

Richiesta d’Offerta

• L’RDA catalogata permette di produrre una nuova Offerta d’Acquisto
• Il sistema provvede a produrre un PDF di richiesta offerta e, dopo averlo archiviato, lo numera in modo progressivo in modo da “legare” tutti i documenti successivamente generati o ricevuti
• La documentazione necessaria viene spedita al fornitore
• L’Ufficio Acquisti provvede ad archiviare le offerte ricevute
• Il flusso si chiude inviando le offerte ricevute al reparto richiedente

Flusso Acquisti tramite MRP

• Gli ordini legati al ciclo produttivo sono generati tramite il gestionale MRP
• l sistema documentale cattura gli ordini emessi
• Il servizio DocsImport rimane in ascolto su quello spazio di disco in attesa di ricevere nuovi file e archiviarli
• Il sistema garantisce la possibilità successiva di archiviare tutta la corrispondenza tecnica con il fornitore o il terzista successiva all’emissione dell’ordine

Gestione Documenti Valutazione Fornitori

Per la classificazione e la valutazione dei fornitori si procede alla creazione di una libreria documentale per l’archiviazione, la gestione e la ricerca dei documenti ad essi inerenti.

Ogni fornitore è sottoposto a un processo valutativo riguardo le sue capacità/potenzialità e prestazioni (misurate in base ai risultati attesi e agli obiettivi fissati).

Sia l’anagrafica dei fornitori che le caratteristiche di valutazione vengono profilati e inseriti in un sistema documentale in modo da permettere:

• l’indicizzazione
• la ricerca
• la possibilità di effettuare reportistica
• l’integrazione con il sistema di workflow

Gestione Documenti del Personale

eDOCS DM costituisceo la piattaforma di Document Management. DocsCold si occupa dell’importazione degli spool di stampa.Docflow CryptoDocs definisce i diritti di accesso ai documenti, in particolare: