UN SISTEMA ECM COME INFRASTRUTTURA INFORMATIVA - Intervista a Massimo Pernigotti, Direttore IT e Francesco Rutigliano, Project Manager IT di Edison - pubblicata su EXECUTIVE.IT

Le applicazioni documentali sono un vero abilitatore di business e fungono da collante tra sistemi IT eterogenei. Nessuno standard tecnologico, ma un fornitore Ecm in grado di garantire qualità.

Edison opera nell’approvvigionamento, produzione e commercializzazione di energia elettrica e idrocarburi ed è uno dei principali protagonisti nel mercato italiano dell’energia. Nell’energia elettrica, dove l’azienda ha una quota pari a circa il 15% del mercato italiano della produzione, l’azienda ha portato la sua capacità totale installata a oltre 12.000 MW grazie a circa 7.000 MW di nuovi impianti altamente efficienti e a basso impatto ambientale, e, dopo aver raccolto la sfida della completa apertura del mercato, ha portato i benefici della concorrenza nelle case di tutti gli italiani. Per quanto riguarda gli idrocarburi, Edison ha una presenza integrata nella filiera del gas naturale, dalla produzione all’importazione, distribuzione e vendita, con una quota del 17% nel rapporto tra disponibilità Edison e fabbisogno totale Italia. Le esigenze di una società di questo tipo in fatto di gestione documentale riguardano tutti i settori, dalla produzione all’amministrazione, alla parte commerciale e richiedono un alto livello di personalizzazione. A fronte di questo, le scelte strategiche dell’azienda in tema di document management in rapporto all’architettura dei sistemi informativi (sistemi documentali come abilita tori di business) e di scelta del partner tecnologico di riferimento rappresentano una best practice.

La scelta strategica

Nel corso degli anni, Edison ha implementato 18 sistemi nell’area della gestione documentale che sono diventati parte integrante dell’infrastruttura informativa. Essi mappano diverse aree aziendali: approvvigionamenti, amministrazione (ciclo passivo), autorizzazione manutenzione centrali (Adm), affari istituzionali, Crm, gestione del change management. “Alla base di tutto c’è la scelta strategica di non adottare soluzioni stand-alone, ma sistemi integrati all’interno dell’architettura informativa aziendale. Queste applicazioni costituiscono i mattoni di un processo che poi si sviluppa attraverso altri sistemi, Sap piuttosto che Siebel, o ancora altri progetti custom sviluppati prima e dopo”, afferma Massimo Pernigotti, Chief Information Officier.

“Non stiamo parlando solo di sistemi che aumentano l’efficienza, ma di veri e propri abilitatori di business senza i quali non sarebbe ipotizzabile il concretizzarsi della stessa attività aziendale”, aggiunge Pernigotti.

Il primo progetto di gestione documentale in Edison nasce nel 2002 con l’obiettivo di ottimizzare il workflow della documentazione di qualità nell’area di Ingegneria a cui fanno riferimento le attività di progettazione, sviluppo e implementazione degli impianti termoelettrici. Il sistema, entrato in produzione nel 2004, fu chiamato Si-Ge-Qual, Sistema di Gestione della Qualità. “La scelta della tecnologia fu affidata a una software selection e inoltre, cosa molto interessante a mio avviso, fu deciso di operare una forte integrazione con il pacchetto Office di Microsoft facendo ricorso a customizzazioni molto spinte”, sottolinea Francesco Rutigliano, IT Project Manager di Edison. “Questa decisione fu presa nella consapevolezza che la documentazione aziendale, caricata in versioni successive, sarebbe stata costituita da documenti di tipologia diversa (.doc, pdf., xls…), e che i sistemi documentali tipicamente non prevedono molte relazioni tra diverse tipologie di documenti”, aggiunge Rutigliano. “Sulla scorta di questo primo progetto ci fu la scelta strategica di puntare da un lato su un determinato tipo di tecnologia infrastrutturale – di conseguenza anche la decisione di acquistare una licenza enterprise che desse la possibilità di aggiungere nuovi utenti – e dall’altro di creare una partnership forte con il fornitore DocFlow, con il quale Edison aveva lavorato molto bene nel corso del primo progetto, per l’implementazione di tutta la parte Ecm.

Va detto – prosegue Massimo Pernigotti – che la scelta di DocFlow dipese anche dall’essersi dimostrata, sul tema specifico dell’Ecm, più reattiva e performante rispetto ad altri fornitori presenti sul mercato.

Particolarità: mentre per le altre parti del sistema informativo aziendale si è scelto di creare degli standard tecnologici, obbligando di conseguenza il fornitore ad adottare quegli standard, nel caso dell’Ecm Edison si è orientata verso un fornitore in grado di garantire un alto livello di qualità”.

Due progetti significativi

Uno dei 18 progetti realizzati da Edison con la collaborazione di DocFlow riguarda l’autorizzazione di manutenzione delle centrali (AdM) e ha avuto come obiettivo il recupero di efficienza. Lo racconta Pernigotti: “In origine, ogni qualvolta una centrale necessitava di manutenzione, si innescava un processo aziendale basato su un modulo cartaceo che, partendo dal responsabile di centrale, viaggiava per diverse sedi e diverse scrivanie. In caso di chiarimenti, il modulo tornava indietro e, molto spesso, andava perso. Ora invece tutto si basa su un modulo digitale che permette di gestire l’intero flusso senza scambiarsi un solo pezzo di carta, con autorizzazioni abilitate anche da sistemi mobile come, ad esempio, BlackBerry. Al responsabile competente arriva un’email con il riassunto dei passaggi e l’autorizzazione viene data attraverso il sistema che ha come ultimo passaggio l’integrazione verso Sap R/3 PS per l’apertura automatica dell’attività di progetto. Un iter che poteva durare anche settimane è stato velocizzato in pochi giorni con una soluzione che non è un sistema stand-alone, ma un workflow organizzato all’interno di un processo più ampio”. Un altro progetto significativo ha riguardato l’area Crm puntando su qualità e compliance. Lo racconta Rutigliano. “In questo caso siamo nella parte più nuova di Edison, quella commerciale, che gestisce un milione di clienti. Qui lo strumento documentale di Ecm basato su un workflow risulta fondamentale per migliorare la qualità dell’azione commerciale, il customer care e l’adeguamento a normative sempre nuove che si susseguono con rapidità”.

Ecm abilitatore di business

“Dire che in Edison i sistemi documentali sono abilitatori del business equivale a dire tutto circa la loro importanza”, sottolinea Massimo Pernigotti. “La riorganizzazione dell’Ecm non è partita con lo scopo di risparmiare carta, ma di implementare un’architettura informativa in grado di supportare nel migliore dei modi l’attività aziendale. Indirettamente, certo non sono mancati in tutte le aree interessate i benefici tangibili in termini di maggiore efficienza, minori errori, maggiore qualità, risparmio economico. Attraverso i sistemi documentali Edison riesce ad attuare una metodologia di sviluppo, basata su un approccio prototipale, che non era possibile con altri sistemi”.

Sviluppi futuri

“Giusto in questi giorni stiamo parlando di Microsoft SharePoint, che a nostro avviso con la versione 2010 ha fatto notevoli passi avanti per quanto riguarda la gestione Ecm in ottica collaborativa. Stiamo valutando costi e benefici, ma se le politiche di Microsoft ci verranno incontro, pensiamo già che il prodotto sia maturo e costituisca una valida alternativa all’attuale piattaforma Ecm, afferma Pernigotti. “La parte di scrittura condivisa dei documenti ha raggiunto con SharePoint 2010 dei livelli impensabili prima. Sappiamo anche che DocFlow utilizza da tempo questo strumento e che sarà in grado di guidarci nel suo impiego per la realizzazione di soluzioni specifiche”, aggiunge Rutigliano.

A cura di Michele Ciceri, Redattore EXECUTIVE.IT