WOLTERS KLUWER
Gestione e Conservazione
dei documenti amministrativi
Profilo
Wolters Kluwer è
un gruppo editoriale internazionale presente
in 26 paesi; in Italia è presente attraverso
Wolters Kluwer Italia, che raccoglie 10 tra
i più autorevoli e accreditati brand
produttori di prodotti e servizi editoriali
e software specializzati: Artel, Cedam,
Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma
software, Utet Professionale, e De Agostini
Professionale e Ipsoa Editore.
La missione
di Wolters Kluver è fornire prodotti
e servizi completi e autorevoli a professionisti
e aziende, a supporto dell'approfondimento delle
conoscenze, dell'aggiornamento, della produttività
e della redditività.
Wolters Kluver
è stata la prima azienda in Italia a
introdurre il Cd Rom a supporto
delle pubblicazioni cartacee nei primi anni
'80, un periodo boom per l'editoria, ottenendo
un grande successo e una notevole ondata imitativa.
Nel 1994 la
società si è posta come pioniere
nel processo di migrazione dai vecchi sistemi
aziendali basati su host computer verso il nuovo
Erp di SAP.
Nel 1995 è
stata la prima casa editrice a sviluppare un
sistema di content management
in formato Sgml, oggi diventato Xml, contenente
tutta la legislazione nazionale e regionale
italiana. Una classica banca dati media indipendent,
con la quale oggi è in grado di realizzare
dal libro cartaceo al servizio on line, dal
Cd Rom al Dvd.
Oggi vengono
utilizzati ancora molto gli strumenti cartacei,
ma anche e sempre di più i formati elettronici
e internet, divenuti ormai fondamentali per
consentire una consultazione rapida e semplificata
dei contenuti. Un esempio è il sito di
Ipsoa , che conta circa duecentomila
utenti profilati e tre milioni di pagine visitate
ogni mese, cifre enormi per un sito specialistico
dedicato ad un'utenza professionale.
Esigenze
Tecnologia e innovazione
sono da sempre i fattori trainanti del business
di Wolters Kluver: tecnologia a supporto dei
servizi esterni finalizzati alla soddisfazione
del cliente, e a supporto dell'operatività
interna all'azienda; innovazione che procede
di pari passo su entrambi i fronti, senza creare
gap tra i diversi settori.
Con l'introduzione
di SAP si è raggiunto un ottimo livello
di integrazione, ma anche col sistema gestionale
funzionante a regime, è rimasto il problema
del processo durante il quale l'ordine cartaceo
viene sottoposto alla procedura di verifica
e di controllo, per poi essere caricato in SAP.
Questa attività appesantiva in modo significativo
diverse strutture all'interno dell'azienda,
dall'Amministrazione, alla Gestione Crediti,
alla Direzione Vendite, dovendo gestire una
mole di lavoro considerevole a fronte dei circa
centomila ordini cartacei annuali.
Si è
quindi venuta a creare la necessità di
trovare uno strumento che permettesse l'archiviazione
unica dei dati , con conseguente eliminazione
di una grande quantità di carta, e rendesse
possibile la gestione informatizzata e uniforme
dei processi di autorizzazione, verifica, archiviazione
e inserimento finale dei documenti all'interno
del sistema gestionale.
Soluzione
Wolters Kluwer con la consulenza di
Docflow , suo fornitore ormai da più
di 10 anni, ha deciso di affrontare il problema
della gestione documentale prima sul fronte
del ciclo attivo, cioè della gestione
di tutte le informazioni che arrivano dal cliente;
poi si è passati al ciclo passivo, cioè
alla gestione dei fornitori. Si è posto
quindi il problema della conservazione
sostitutiva dei documenti riguardante
entrambi i cicli.
Le attività
principali realizzate per Wolters Kluwer
dono state l'individuazione dei processi
decisionali e produttivi legati alla gestione
del cliente (ordini, rinnovi, scadenze, ecc.),
e la realizzazione di una mappa dei processi
da ottimizzare, fino a giungere all'introduzione
di un sistema documentale
come supporto al sistema d'archivio, e di un
sistema di workflow come supporto
decisionale.
DocFlow ha
implementato inoltre il sistema CRM-Docs
per la gestione dei documenti elettronici
e dei processi nell'ambito del Servizio
Clienti . CRM-Docs è un'applicazione
web-based che gestisce l'archiviazione della
corrispondenza clienti ed il processo di lavorazione
che ne scaturisce.
CRM-Docs segue e gestisce
le seguenti fasi:
- acquisizione e cattura
dei documenti;
- archiviazione documentale
con indicizzazione;
- gestione del processo
di tutto il ciclo di vita della
pratica mediante workflow;
Il sistema
è in produzione attualmente con circa
40 processi, pari a circa 700.000 pratiche all'anno.
CRM-Docs
è stato integrato con il sistema
CRM di SAP in modo da consentire
la visualizzazione dei documenti e delle informazioni
ad esso relative sia dal sistema documentale
che direttamente dal sistema di CRM.
L'infrastruttura
tecnologica impiegata è stata poi utilizzata
come punto di partenza per lo sviluppo di un'applicazione
nell'area della Direzione del Personale e cioè
la Gestione dei cedolini paga .
I progetti
attualmente in corso riguardano l'ambito delle
Risorse Umane , con l'utilizzo
del modulo HR di Sap , al fine
di passare dalla semplice realizzazione dei
cedolini paga alla gestione di tutte le informazioni
legate ai dipendenti. Sono inoltre in discussione
alcune implementazioni legate alla crittografia
per aumentare la sicurezza delle informazioni.
Vantaggi
La gestione documentale dei
cicli attivo e passivo è stata
pienamente integrata con il sistema Sap e ha
portato vantaggi consistenti in termini di efficienza,
precisione e produttività.
L' introduzione
di un sistema di questo tipo ha consentito,
tramite un'interfaccia web-based, di avere un
solo repository per la gestione documentale
con accessi dal sistema di workflow e di CRM,
e di controllare le performances di produzione
tramite il workflow. Sono stati eliminati i
passaggi di carta fra gli uffici competenti,
così come le "incertezze" per la risoluzione
dei processi.
I documenti
dell'area personale , importanti e
riservati, possono essere distribuiti e conservati
in formato digitale utilizzando tecniche di
gestione elettronica dei documenti e di crittografia,
approvate dal Ministero del Welfare.
Le soluzioni
tecniche adottate da Docflow per quanto riguarda
i cedolini paga , consentono
un livello elevato di sicurezza e tracciabilità,
dato che i documenti sono accessibili solo al
personale abilitato e protetti da intrusioni
informatiche; grazie a ciò l'Ufficio
del Personale si è reso completamente
autonomo, dal punto di vista della riservatezza
dei dati, dai Sistemi Informativi.
Il progetto
realizzato per Wolters Kluver costituisce quindi
un interessante esempio di integrazione
delle soluzioni di Document Management ;
un successo che è il risultato di una
continua evoluzione tecnologica della suite
di Document Management e della collaborazione
attivata con Docflow.
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il caso utente Wolters Kluwer Italia pubblicato
sulla rivista Executive.IT
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