BONELLI EREDE PAPPALARDO

Il mondo digitale seduce gli studi di professionisti associati

Seguendo un trend già diffuso negli Stati Uniti e in altri paesi del mondo, a partire dalla fine degli anni '90 anche in Italia si è attivato un processo di profondo cambiamento che coinvolge il comparto degli studi professionisti associati, in particolare degli studi legali.

In pochi anni si è assistito alla trasformazione degli studi tradizionali verso configurazioni sempre più simili a vere e proprie imprese specializzate per aree di competenza. Gli studi operano oggi in strutture perfettamente organizzate e attrezzate e conseguono la massimizzazione dei risultati attraverso l'efficacia degli avvocati e l'efficienza dell'organizzazione.

Fra i pionieri di questo processo di trasformazione vi è lo studio Bonelli, Erede, Pappalardo , frutto della fusione, nel 1999, di tre avviati studi legali: Bonelli ed Erede specializzati in fusioni, acquisizioni e finanza d'impresa, e Pappalardo, con sede a Bruxelles, specializzato in diritto comunitario.

Profilo

Lo studio Bonelli, Erede, Pappalardo ha sedi a Milano, Roma, Genova, Bruxelles, Londra, e mantiene relazioni con altri studi legali sia in Europa che negli Stati Uniti.

La scelta "illuminata" di fondere i tre studi ha portato, nel giro di poco meno di cinque anni, alla triplicazione delle dimensioni originarie, rendendo il nuovo studio uno dei primissimi in Italia, con una leadership nel segmento del corporate finance .

Lo studio si basa su una solida conoscenza del mondo economico e finanziario , e offre un'ampia gamma di servizi legali che interessano numerosi ambiti di attività condotte dalle imprese: operazioni finanziarie internazionali, attività relative ai mercati dei capitali, project finance, privatizzazioni, diritto amministrativo, societario, fallimentare, comunitario, ecc.

Lo studio Bonelli, Erede, Pappalardo, è composto da circa 220 avvocati di cui 40 soci dislocati nelle diverse sedi istituzionali che operano trasversalmente per comparti in base alle rispettive specializzazioni. La gestione dei soci, tutti professionisti affermati, e con la prospettiva di un costante allargamento del loro numero, ha imposto uno stile di azione molto partecipativo che si basa su una continua circolazione delle informazioni, con la costituzione di vari comitati e la definizione di regole e decisioni comuni.

Sebbene in uno studio legale l'attività sia prettamente concettuale e il successo derivi fondamentalmente dalla competenza professionale degli avvocati, l'organizzazione sta diventando un elemento irrinunciabile, tanto più se vi sono di mezzo grandi dimensioni; sia perché consente l'integrazione delle attività svolte dai diversi professionisti, sia perché diventa necessario realizzare un sofisticato sistema informativo.

Ad affiancare la componente "professionale" dello studio c'è quindi la struttura organizzativa la cui fisionomia, come impostazione, ruoli e attività, è molto simile a quella delle aziende tradizionali: 4 funzioni (amministrazione, risorse umane, sistema informatico, controllo di gestione) che hanno sede a Milano ma che sono estese a tutte le altre sedi in modo da mantenere una sostanziale omogeneità pur in presenza di condizioni locali differenti.

Esigenze

L'esigenza fondamentale che si presenta per mantenere una coesione tra la componente professionale e quella strutturale dell'organizzazione, e da cui dipende il successo dell'intero studio, è la realizzazione di un sofisticato sistema informativo capace di gestire i flussi e la condivisione delle informazioni, documentare le attività svolte, e mantenere uno stretto controllo sugli aspetti economici.

Il sistema informativo deve quindi essere supportato da un sistema informatico che sia orientato all'utente, e facilmente replicabile; Docflow ha fornito le competenze tecnologiche e le capacità necessarie per realizzare questo progetto.

Soluzione

Lo studio Bonelli, Erede, Pappalardo ha scelto come piattaforma applicativa DM 5 di Hummingbird , sulla quale Docflow ha implementato in breve tempo tutte le personalizzazioni e le componenti necessarie a soddisfare le esigenze dello studio.

La realizzazione del sistema informatico è stata suddivisa in tre componenti principali:

Per quanto concerne la gestione dei documenti , è stata attivata una procedura che ne ha permesso l'accesso autonomo mediante l'utilizzo di software già esistenti, in modo da mantenere bassi i costi sia nella fase iniziale, sia per i successivi interventi.

Tutto il sistema si articola sulla gestione della pratica , che viene aperta per ogni nuova operazione attivata per i diversi clienti dello studio. Ciascuna pratica viene affidata alla responsabilità di uno dei soci, diventando un vero e proprio "raccoglitore" elettronico elaborato e condiviso in rete, sul quale confluiscono tutte le informazioni ad essa attinenti.

Sebbene il sistema informatico sia impostato in modo centralizzato, la gestione documentale si basa su server distribuiti e duplicati per evitare qualsiasi interruzione delle attività; in ciascuna sede vengono conservati i documenti relativi alle pratiche locali, cosicché il lavoro possa essere svolto anche in assenza di connessioni di rete.

Il sistema è stato posto in esercizio in due fasi: nel corso della prima sono state attivate le funzioni di tipo documentale e la gestione delle agende, limitatamente alla intranet aziendale e quindi rivolto agli utenti interni; nella seconda fase sono stati implementati i meccanismi di controllo e protezione dei dati, provvedendo ad aprire il sistema al web ed estendendo al pubblico la possibilità di accedere a determinate aree di informazioni.

Sono ora in fase di sviluppo l'utilizzo della firma elettronica e le connessioni telematiche con i Tribunali che ormai accolgono anche documenti in formato elettronico.

Vantaggi

Il sistema informatico è diventato l'elemento fondamentale attorno al quale ruotano tutte le attività produttive dello studio e che favorisce l'interazione tra tutti gli avvocati; è lo strumento che permette la condivisione delle informazioni e il controllo di tutte le attività svolte. Senza di esso sarebbe ormai pressoché impossibile gestire tutte le operazioni svolte dalle circa 300 persone dislocate in mezza Europa e caratterizzate da mentalità e modi di operare differenti.

Attraverso il sistema informatico vengono gestiti i time sheet dei diversi professionisti, associandone direttamente le attività a ciascuna pratica: una procedura piuttosto impegnativa considerando le oltre 6.000 pratiche composte da centinaia di documenti da dover gestire contemporaneamente e che coinvolgono anche 4 o 5 soci alla volta oltre ai collaboratori e al personale di supporto. Da questi derivano i report che costituiscono la base sia per la fatturazione sia per il dimensionamento dell'organizzazione, la pianificazione delle attività, il controllo delle prestazioni.

Si può quindi affermare che, grazie all'introduzione di un sistema informativo ben articolato ed efficiente, sono stati raggiunti gli obiettivi inizialmente preposti, in particolare in termini di semplificazione della gestione e della condivisione del flusso dei documenti.