FIAT GESCO

Uno dei più significativi progetti di Document & Workflow Management

Profilo
Fiat Gesco è il provider di eccellenza del Gruppo Fiat per i servizi e i progetti in area Finance a livello mondiale. Fornisce servizi e consulenza amministrativa a oltre 200 aziende, tra le quali Fiat Auto, Iveco, Marelli, C.N.H, Teksid.

Per lo svolgimento delle sue attività, Gesco si avvale di sistemi di accounting molto articolati, basati su diverse piattaforme tecnologiche (Main-Frame, Unix, NT), caratterizzati da applicazioni customizzate e packages di mercato prevalentemente SAP.

Esigenze
L'attività di Fiat Gesco comporta la gestione di una grande mole di documenti che riguardano sia il ciclo attivo che quello passivo. L'esigenza principale è stata quella di implementare un sistema centralizzato ma accessibile via web che potesse fornire un'unica via di accesso, con le opportune autorizzazioni, a tutta la base documentale che comprende fatture attive, fatture passive, conferme d'ordine, ecc.

Soluzione
Il nuovo sistema documentale DOCMA è stato realizzato da Docflow su piattaforma Hummingbird , utilizzando la tecnologia Docsfusion . Ciò ha reso possibile l'implementazione di una soluzione centralizzata e accessibile via web, che ha dato l'opportunità di consultare i documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo tramite un'unica via d'accesso ed indipendentemente dalla localizzazione dell'utente. I documenti emessi vengono acquisiti con procedure automatiche, mentre i documenti cartacei per mezzo di scansione su sedi distribuite geograficamente.

Una volta predisposta la base documentale è stato possibile realizzare il rengineering di alcuni complessi processi del ciclo amministrativo, come la registrazione e verifica delle fatture del ciclo passivo.

Il sistema di Workflow è stato poi implementato nell'ambiente SAP integrato con il sistema documentale, ed in un ambiente specifico integrato con il documentale ed il mainframe.

Vantaggi
L'introduzione dei sistemi di Workflow & Document Management , che ha dato la possibilità di accedere a tutti i documenti in maniera istantanea, ha portato indubbi vantaggi in termini di miglioramento della qualità dei processi interni, con ripercussioni positive anche sul servizio erogato ai clienti.

L'unicità dell'accesso al sistema documentale consente oggi un enorme risparmio di tempo in tutte le operazioni di ricerca, duplicazione e stampa dei documenti, eliminando anche il rischio di smarrimento o duplicazione.

La tecnologia utilizzata ha inoltre dimostrato di possedere ottime caratteristiche tecniche e funzionali, garantendo buone performances in relazione ai volumi di dati in gioco (oltre 30.000.000 di documenti in linea trattati in un anno).