SIA

La gestione documentale diventa strumento per la crescita e la condivisione della conoscenza

Le banche e le società finanziarie si trovano oggi ad operare in uno scenario di mercato in continua evoluzione, vincolate da nuove normative e obbligate a gestire una comunicazione rivolta a sempre più numerosi interlocutori.

Per assicurare agli utenti finali il miglior livello di servizio, è venuta a crearsi la necessità di gestire le reti e i propri servizi informativi con il supporto di partner tecnologici competenti e affidabili.

Una delle realtà più interessanti da questo punto di vista è SIA , il principale fornitore italiano di infrastrutture tecnologiche per il settore bancario e finanziario.

Profilo
Fondata come consorzio nel 1977 da Banca d'Italia, ABI e altre banche, SIA si è specializzata nell'offerta rivolta alle aree del networking, dei mercati finanziari, dei sistemi di pagamento, del risk management e del corporate banking.

Ha realizzato la Rete Nazionale Interbancaria sulla quale avvengono tutte le transazioni bancarie che si effettuano in Italia, gestisce le architetture di Borsa Italiana per i mercati telematici, e ha sviluppato importanti progetti per il Mercato dei Depositi Interbancari e per il Mercato dei Titoli di Stato.

Operante inizialmente in regime di monopolio, SIA deve oggi confrontarsi con altri operatori che propongono soluzioni informatiche avanzate; nonostante ciò, l'obiettivo principale della società rimane quello di proporsi come polo tecnologico di riferimento per il settore bancario e finanziario in Italia, senza disdegnare anche la realizzazione di progetti all'estero.

Uno dei punti di forza di SIA è la capacità di offrire i massimi livelli di qualità e sicurezza, come dimostrano le certificazioni ISO 9001, Tick IT e BS7799 che la società ha ottenuto contemporaneamente.

Il Gruppo SIA vanta a tutt'oggi uno staff di circa 730 persone e una produzione annua di oltre 263 milioni di euro.

Esigenze
Per gestire in modo efficace ed efficiente gli impressionanti volumi del suo business, mantenendo elevato il livello di servizio offerto alla clientela, SIA ha implementato un'infrastruttura informatica integrata con delle soluzioni specifiche per la gestione dei documenti e dei processi interni.

L'esigenza fondamentale dell'azienda è quella di rendere il suo patrimonio informativo facilmente accessibile a tutti i dipendenti e i consulenti, in particolare a coloro che operano a stretto contatto con i clienti. Per garantire affidabilità e disponibilità del servizio erogato è infatti necessario riuscire a controllare le informazioni interne con la massima precisione.

Soluzione
Il primo nucleo del sistema di Document Management è stato sviluppato nel 2000 con un'applicazione per la rassegna stampa . Con il supporto di Docflow, SIA ha scelto la piattaforma Hummingbird Enterprise DM per le sue caratteristiche di flessibilità e scalabilità, apprezzando anche la possibilità di integrazione con il sistema di workflow management.

La semplicità d'uso e le capacità avanzate di ricerca hanno convinto SIA a mantenere questa applicazione nel tempo, aggiornando solo la versione del software Hummingbird per aggiungere alcune ulteriori funzionalità.

Nel 2001 il sistema è stato esteso ai documenti di progetto e servizio , così da supportare il processo di certificazione ISO 9001. In questa fase gli obiettivi di SIA erano principalmente volti al miglioramento nella gestione dei documenti, all'automazione di alcuni processi correlati (archiviazione, pubblicazione, ricerca) e alla diminuzione dei costi associati, in termini di tempo e risorse impiegate.

Attualmente è in corso una serie di attività di estensione del sistema documentale, come ad esempio nella gestione della libreria dei contratti attivi , che oggi vengono ancora archiviati in forma cartacea. Sono in fase di sviluppo alcune funzionalità specifiche richieste dall'amministrazione , e si sta valutando l'opportunità di integrare il sistema documentale con quelli di fatturazione e workflow management esistenti, così da avere un'unica piattaforma a supporto di tutti i processi.

Vantaggi
L'utilizzo del sistema di Document Management realizzato da Docflow ha migliorato la qualità del lavoro, perché tutte le persone operanti in SIA possono ora accedere ad un vasto patrimonio di informazioni, best practice ed esperienze che contribuiscono a far crescere le competenze da trasferire poi nel servizio al cliente. Il grande vantaggio di questo sistema è la possibilità di non disperdere la conoscenza, ma preservarla attraverso un'attenta opera di tracciamento, catalogazione ed archiviazione.

L'introduzione del sistema ha migliorato la collaborazione tra i dipendenti, semplificato la condivisione e il riutilizzo delle informazioni, aumentato la sicurezza dei documenti, che prima venivano archiviati in forma cartacea col rischio di smarrimento o di indisponibilità.

Tale sistema è oggi l'unico repository autorizzato per tutti i documenti presenti in azienda, arrivando a contenere in tre anni oltre 50.000 documenti.

Si può affermare quindi che grazie all'introduzione del sistema di Document Management, SIA abbia raggiunto gli obiettivi che si era preposta: una maggiore efficienza dell'organizzazione e un aumento di produttività delle persone.