Finance & Procurement

Ciclo Attivo, Ciclo Passivo e Conservazione Digitale

PROCURE2PAY: gestione Ciclo Passivo

DocFlow Procure2Pay permette un recupero di efficacia ed efficienza sull’intero processo che parte dalla richiesta di investimento e si conclude con il pagamento; colma il gap tra la gestione “del fatto amministrativo” registrato dall’ERP con la reale necessità di gestione del processo collaborativo (ad esempio approvazione pagamento oppure ordine) permettendo all’utente di usare gli strumenti a lui più congegnali come il web, l'e-mail e i “dispositivi mobile”.

Queste le principali funzionalità:

  • Flussi automatici di archiviazione dei documenti da scanner, ERP, email, office integrati con l’ERP; riunione dei documenti per pratica e accesso web/mobile all’archivio
  • Conservazione digitale
  • Portale per i fornitori
  • Registrazione automatica della fattura con OCR
  • Gestione del processo di formazione del budget
  • Gestione RAI (Richiesta Autorizzazione Investimento)
  • Gestione RDA (Richiesta Di Approvvigionamento)
  • Gestione ODA (Ordine di Acquisto e Lettera Di Accettazione)
  • Gestione VeFa (Verifica Fattura)
  • Cruscotto Pagamenti

ORDER2CASH: gestione Ciclo Attivo

DocFlow Order2Cash abilita le imprese a governare la dimensione cartacea legata ai processi del ciclo attivo, dalla gestione dell’offerta fino al recapito e archiviazione delle fatture e incasso. Questo introduce:

  1. efficienza nell’interazione con i Clienti, attraverso l’automazione dei cicli e la comunicazione via Portale;
  2. pieno governo della pratica di vendita, collegando in maniera opportuna tutti i documenti che la compongono;
  3. facilità nell’archiviazione e nella ricerca dei documenti, con riduzione dei tempi di audit e di verifiche fiscali;
  4. aumento della trasparenza e della tracciabilità, per una maggior compliance interna ed esterna;
  5. tracciabilità della spedizione e uniformità di gestione, qualunque sia il canale (dalla PEC alla carta).

Queste le principali funzionalità:

  • Integrazione con ERP per la “cattura” e la successiva archiviazione dei principali documenti inerenti la pratica di vendita: offerta/ordine/conferma d’ordine; Picking List; DDT; Fatture/Note Debito
  • Integrazione Outlook per l’archiviazione degli Ordine ricevuti via email
  • Gestione del flusso di ritorno dei DDT firmati dal Cliente
  • Document composition per la predisposizione della fattura attiva con relativi allegati
  • Invio multicanale delle fatture attive ai clienti: PEC, email, Posta ordinaria, pubblicazione su Portale
  • Firma Qualificata e Conservazione Digitale a norma dei documenti a rilevanza fiscale
  • Portale Clienti per la condivisione dei documenti e la comunicazione attiva
  • Gestione delle offerte e relativi flussi approvativi
  • Gestione completa degli iter autorizzativi all’emissione dei documenti
  • Gestione della trasmissione ai Clienti della documentazione a monte della fattura e raccolta automatizzata delle risposte
  • Gestione dei resi e delle eccezioni su fatture emesse

Annualmente oltre 800.000 fatture non richiedono più nessun intervento manuale per la loro contabilizzazione e riconciliazione, con il sistema che è stato con il tempo esteso oltre gli acquisti diretti coinvolgendo logistica e relativo back office.

Valerio Cortese, Direttore Sistemi Informativi GRUPPO IPER

News

Eventi

Case History

Perché scegliere DocFlow

La gamma di Clienti: forniamo soluzioni ad hoc a numerosi Clienti, prestigiose Istituzioni e Pubbliche Amministrazioni, medio-grandi Aziende di tipologie e settori diversi, dall’Industria ai Servizi e alla Distribuzione. Un patrimonio di best practice a tua disposizione.

La tua Azienda è unica e così il tuo processo. Con noi, non sei obbligato a standardizzare il processo né ad uniformarlo a quello degli altri; in questo modo puoi distinguerti dai concorrentie ottenere un vantaggio competitivo.

La flessibilità:noi siamo esperti dei processi collaborativi, che per natura sono mutevoli nel tempo; con noi non rischi che la soluzione diventi obsoleta se cambiano i processi o l’organizzazione, le applicazioni DocFlow evolvono insieme alla tua Azienda.

La possibilità di scelta: fai tutto tu, facciamo tutto noi, o un po’ per uno. Puoi decidere il metodo di lavoro, da Software as a Service a On Premise, con diverse soluzioni intermedie.

“Non solo SAP”: le nostre soluzioni si interfacciano con diversi sistemi ERP (SAP, Oracle, BAAN).

Rispetto ai system integrator siamo gli “specialisti”: siamo esperti di ECM (gestione dei documenti) e BPM (gestione dei processi) e abbiamo la conoscenza applicata della materia, sviluppata “sul campo” in oltre 20 anni di esperienza. Per questo motivo siamo in grado di affrontare i “casi particolari” e le eccezioni.

Forniamo consulenza normativae siamo stati tra i primi ad occuparsi di Conservazione Digitale, lo facciamo dal 2000 e siamo accreditati presso AgID - Agenzia per l’Italia Digitale.