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Autogrill

QUANDO LA DEMATERIALIZZAZIONE PORTA INNOVAZIONE ED EFFICIENZA

Come Autogrill ha ottimizzato il processing amministrativo affidando la gestione documentale a un gruppo dedicato e alla piattaforma Synergy di DocFlow

Come Autogrill ha ottimizzato il processing amministrativo affidando la gestione documentale a un gruppo dedicato e alla piattaforma Synergy di DocFlow

Alzi la mano chi, percorrendo l’autostrada, non ha mai esclamato: “Fermiamoci un momento all’Autogrill”. Operativo in 30 Paesi nel settore dei servizi di ristorazione per chi viaggia, tale marchio rappresenta di fatto un punto di riferimento per il ‘people on the move’. Una ‘potenza di fuoco’ che necessita di una efficiente gestione non solo sul front office operativo ma anche sul back office organizzativo e di processo. Da questo punto di vista nel 2008 la società Autogrill ha proceduto a una riorganizzazione della propria struttura IT per farla diventare un centro servizi operativo con un modello di ‘demand and supply’ anticipatore della riorganizzazione della parte di processing amministrativo avvenuta quattro anni dopo. La nuova struttura formatasi appunto nel 2012, e denominata Centro Servizi amministrativi – SSU (Shared Service Unit) Admin, è stata di fatto pensata con l’obiettivo di offrire servizi contabili alle Business Unit del Gruppo a cominciare da Italia, Francia e Spagna, attraverso un ridisegno dei processi comprensivo della creazione di un gruppo interno focalizzato esclusivamente sulla gestione documentale amministrativa. I servizi erogati dalla Unit includono registrazione contabile di fatture, e stanziamenti attivi, fatture e stanziamenti passivi, movimenti cespiti e reporting a supporto dei processi gestiti per le chiusure di bilancio.

“Il primo motivo di questo cambiamento – spiega Daniele Rizzo, Chief Information & Business Process Officer Europe di Autogrill – era legato al fatto che le operazioni di processing erano fino ad allora decentrate e indipendenti per le varie Business Unit. Si trattava di processi gestiti completamente attraverso documentazione cartacea ad esclusione di una parte di ‘late archiving’ che riguardava alcune aree di documentazione passiva, ossia fatture che venivano scannerizzate post registrazione.

Rizzo

Tutto era svolto manualmente e la formazione di questo centro servizi non solo ha portato a un conseguente investimento sulla parte documentale, ma ha innescato anche una forte attività di dematerializzazione. Il fatto di avere ricevuto anche la responsabilità di questo cen­tro servizi, dato il mio contemporaneo ruolo di direttore IT ha certamente facilitato le cose”. La nascita della SSU è stata in sostanza considerata da Autogrill come un mezzo per migliorare i processi amministrativi, introducendo la piattaforma e i servizi di dematerializzazione e gestione documentale Synergy di DocFlow contestualmente al passaggio alla forma di interscambio dei dati Edi (Electronic Data Interchange) che oggi copre circa il 65% dei documenti transati da Autogrill con i propri fornitori e che ‘viaggia’ per la parte di conservazione sul nuovo sistema. Con­temporaneamente è stato rivisto il processo di digitalizzazione delle fatture cartacee tramite la tecnologia Ocr (Optical Character Recognition) e uniformata la gestione di altre fonti documentali quali posta elettronica, Pec (Posta Elettronica Certificata) e Pdf (Portable Document Format) il tutto integrato in un’unica piat­taforma. “Questo ci permette di gestire in modo automatico la gran parte dei processi amministrativi lasciando agli operatori il semplice controllo dei flussi e dei processi sulle attività ripetitive per consentire una maggiore focalizzazione sulla gestione delle eccezioni ad elevato livello di complessità, migliorando in modo strutturale flussi e relazioni coi fornitori”.

I vantaggi risiedono innanzitutto nell’abbattimento dei costi dei processi amministrativi che abbiamo già ridotto di circa il 35% grazie a una registrazione più rapida e a una gestione più capillare delle code e delle scadenze anomale.

Daniele Rizzo, Chief Information & Business Process Officer Europe di AUTOGRILL
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Passo per passo

Un progetto di questo tipo ha comportato fin dall’inizio diverse sfide. “La spinta arrivava sostanzialmente dalla necessità di avere una maggiore efficienza, e ridurre i tempi di gestione dei singoli documenti, dal ricevimento al pagamento; il tutto aumentando qualità e trasparenza del processo amministrativo sottostante”. Abbiamo elaborato un business case con un Roi (Return of In­vestments) di 2 anni e 9 mesi, in parte garantito dalla reinternaliz­zazione dei processi, con il lavoro distribuito sulle risorse interne, e in parte dall’automazione di gran parte delle attività. In tal senso è importante tener conto che la gestione del documento è poten­zialmente non strettamente legata a quella amministrativa, dalla quale può essere completamente separata nel momento in cui il documento viene dematerializzato”.

Attualmente Autogrill si trova nel pieno della riorganizzazione delle attività di relazione con il fornitore. In precedenza quest’ul­timo chiamava e sollecitava la contabilità mentre ora il contatto viene gestito dal gruppo dedicato che si occupa di validare le fatture, normalizzarle, correggerle, segnalando se l’ordine non è chiaramente indicato nel documento o il centro di costo e di con­segna è stato segnalato male oppure non è presente. La società è stata affiancata da DocFlow dalla fase di analisi dei processi fino allo sviluppo e integrazione dei componenti per poi arrivare all’automazione e integrazione della piattaforma all’interno dei sistemi informativi già in essere, adottando anche un portale col­laborativo. “I vantaggi risiedono innanzitutto nell’abbattimento dei costi dei processi amministrativi che abbiamo già ridotto di circa il 35% grazie a una registrazione più rapida e a una gestione più capillare delle code e delle scadenze anomale”, afferma Rizzo. “Poi abbiamo così ottenuto una riduzione dei tempi di gestione amministrativa e una maggiore sicurezza nella gestione del docu­mento stesso. Questo ci consente di contribuire al miglioramento del sistema azienda su vari fronti: non solo amministrativo ma anche degli acquisti e della logistica”. L’idea è in sostanza che il documento (e la relativa disponibilità) debba essere paragonabile alla corrente elettrica: già pronto per essere trattato e non implicare alcuna lavorazione aggiuntiva da parte di chi si occupa, ad esempio, di contabilità merci: “Il nuovo gruppo riceve il documento nelle sue diverse forme, ne esegue il check in, contatta i fornitori in caso di anomalie e alimenta un flusso il più snello possibile. La pratica presenta inoltre caratteristiche adeguate per essere fruita da tutti gli enti responsabili, archiviata, e protocollata. È insomma un servizio nel servizio”, spiega Rizzo. A questo si aggiunge la possibilità di eseguire re­portistica sull’aging delle fatture, che contribuisce oggi a una forte automazione e che consente di gestire le eccezioni con velocità e precisione. In particolare in tre mesi dall’avvio del pro­getto le fatture servizi in sospeso si sono pressoché dimezzate.

Un'ulteriore evoluzione

Raggiunto il regime previsto in termini di produttività e di equilibrio sostenibile Autogrill prevede ora di eseguire la completa reinter­nalizzazione dei flussi documentali anche su Francia e Spagna. “In Italia si parla di 240.000 fatture l’anno solo sulle merci, per arrivare a 300.000 per i servizi. Gli altri due Paesi ne contano invece complessivamente 150.000”, sottolinea Rizzo che non si adagia sugli allori dei risultati fin qui ottenuti: “Dobbiamo ancora incrementare ulteriormente la nostra efficienza, ridurre i difetti ancora esistenti, con una calibrazione costante delle attività e dei processi. E questo è aiutato dal fatto che si è molto affi­nato il controllo sull’unità di lavoro amministrativa (il documento): la piattaforma in uso permette, tra l’altro, di controllare quoti­dianamente in che situazione ci troviamo e di non avere fatture potenzialmente scadute e non tracciate all’interno dei flussi informatici”, aggiunge Rizzo.

“Quello documentale è in sostanza passato dall’essere un processo semplice (carta, timbro con pro­tocollo, inserimento nella scatola e archiviazione in magazzino) a una procedura molto più efficiente che richiede però una visione di insieme dei flussi e dei processi di gestione e archiviazione”. Progressivamente Autogrill intende migrare sulla nuova piat­taforma tutti i processi documentali e amministrativi compresi quelli di consegna e trasporto. “In generale – afferma Rizzo – si tende a considerare questo tipo di applicazioni legate a un certo perimetro ma in realtà la disponibilità di una piattaforma docu­mentale e la capacità di articolarci dei processi di workflow e integrare dei metadati su altri sistemi di automazione rappresenta il massimo del suo valore. Per far questo si deve però passare da una visione a silos dell’IT a una visione a strati. E noi stiamo provando a compiere proprio questo passaggio considerando quanto abbiamo messo in piedi per la gestione amministrativa come un layer di servizi documentali scalabile su qualsiasi am­bito, compresa la formazione stessa del documento”.

L’idea per il futuro è insomma di alimentare direttamente Synergy con quanto prodotto dalla piattaforma Google utilizzata oggi da Au­togrill per le attività che vanno dalla definizione dell’idea, al suo sviluppo collaborativo fino alla produzione del documento stesso. “Parliamo del completo ciclo di vita di documenti quali contrat­tualistica, certificati, cedolini, licenze o verbali. La prossima sfida è insomma quella di avere un unico layer che metta insieme ogni documento, processo e workflow”, conclude Rizzo.

Intervista a cura di Paolo Morati, redattore EXECUTIVE.IT

Chi è Autogrill

Autogrill è il primo operatore al mondo nei servizi di ri­storazione per chi viaggia. Presente in 30 Paesi con oltre 56.000 dipendenti, gestisce oltre 4.700 punti vendita in più di 1.000 location e opera, prevalentemente tramite contratti di concessione all’interno di aeroporti, auto­strade e stazioni ferroviarie, con presenze selettive nei centri commerciali, nelle fiere e in alcuni siti culturali.

La Società gestisce, direttamente o in licenza, un portafo­glio di oltre 250 marchi a carattere sia internazionale che locale.

Autogrill, quotata alla Borsa di Milano, è control­lata indirettamente da Edizione S.r.l., finanziaria della fa­miglia Benetton, con il 50,1% del capitale sociale.

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