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Autoguidovie

UN SECOLO DI "CORSA"

Autoguidovie si presenta a Sistemi&Impresa con un abito tecnologico tutto nuovo. Abbandonati i vecchi faldoni si è affidata a DocFlow per la gestione documentale grazie a un nuovo sistema informativo.

C'era una volta una guidovia. Un mezzo di trasporto dall’aspetto del tutto simile a quello di una littori­na, ma con pneumatici al posto delle ruote in fer­ro. Collegava Genova al Santuario della Madonna della Guardia, con una strada che saliva ripida percorrendo più di 700 metri di dislivello. Erano altri tempi, oggi hanno preso il posto delle onorate guidovie moderni sistemi di trasporto. Per ripercorrere la storia di questo mezzo dobbiamo risalire al lontano 1908, quando il fondatore dell’oggi nota ‘Auto­guidovie’, Alberto Laviosa, introdusse nel mondo dei tra­sporti la sua innovazione: una motrice dal corpo di carrozza ferroviaria con le ruote di un’automobile. Con la guidovia si lanciava nei trasporti un nuovo sistema di trazione a motore diesel che avrebbe poi sostituito le cremagliere. Dopo un primo sviluppo che ha visto una notevole im­pennata all’indomani della Seconda guerra mondiale, Autoguidovie conobbe una successiva forte espansione durante gli anni ’50 e ’60, periodo in cui rafforzò i servizi sia nel pubblico, sia nel privato. Grazie alla dedizione e ai sacrifici di tutta la famiglia l’azien­da è arrivata alla quarta generazione. In Autoguidovie oggi lavorano circa 700 persone, delle quali 500 sono autisti. Di autobus se ne contano più di 500, ma per Natale è in previ­sione l’arrivo di altri 40 veicoli nuovi. Un invito a scoprire insieme i segreti di un azienda che ha fatto la storia del trasporto privato in Italia. Al vertice incon­triamo il presidente, Camillo Ranza. Nelle sue parole storie di un lavoro oggi scomparso, ma anche storie di relazioni tra politica, bene pubblico e servizio privato. Un leitmotiv che accompagna quotidianamente quel tipo di imprenditore dal cuore impavido su cui l’Italia può ancora contare.

Quali sono i fatti più importanti che hanno coinvolto l’azienda in questi ultimi anni?

Quando 15 anni fa abbiamo assistito al primo segnale di pri­vatizzazione del settore, abbiamo colto l’opportunità e costi­tuito un gruppo di lavoro interno focalizzato sullo sviluppo. Era un momento storico particolare. Il cambiamento sem­brava allora quasi inevitabile. Ho deciso di intravedere nella privatizzazione un’opportunità più che un pericolo.

Camillo Ranza, Presidente di Autoguidovie (nella foto qui a fianco)

Camillo Ranza

Così avete iniziato un’avventura camminando sulle vo­stre gambe. Che strategia avete adottato per competere con il servizio pubblico?

Abbiamo pensato a due vie per rilanciare la sfida: quella della tecnologia IT e quella della partnership vincente. Per quanto riguarda la scelta del partner la storia è complessa. Avevamo siglato un accordo con la Transdev, società a capitale della Cassa Depositi e Prestiti francese e dell’allora Banca San Pao­lo. Il giorno dopo la sigla dell’accordo vincemmo insieme il bando di concorso per i trasporti nel territorio di Genova. Da lì nacquero i primi attriti con Transdev che poi si accaparrò per intero le linee di trasporto genoane. Dall’esperienza di la­voro a contatto coi francesi abbiamo imparato molto, soprat­tutto per quel che riguarda la pianificazione a lungo termine.

Quali sono i valori su cui si basa la vostra value propro­sition?

Ne potremmo individuare principalmente tre. I Passeggeri, il Personale, l’Organizzazione. Su questi tre pilastri poggiano i valori dell’azienda. I Passeggeri: tutta l’attività di Autoguidovie è focalizzata sui nostri clienti. L’azienda colloca la loro soddisfazione al cen­tro del suo progetto d’impresa.Vogliamo mantenere le nostre promesse sia con il cliente istituzionale, sia con il passegge­ro che utilizza il servizio pubblico. Ovviamente con un oc­chio di riguardo sempre alla redditività – uno dei nostri fiori all’occhiello – che riusciamo a mantenere alta perché paghia­mo costi di gestione più bassi rispetto ad altre aziende della nostra dimensione. Il Personale: oggi ogni dipendente trova la sua storia pro­fessionale tracciata su una scheda formativa privata in cui sono annotate tutte le informazioni. Abbiamo da poco portato a termine la mappatura di tutti i ruoli, allocando le persone nelle posizioni a loro più consone e riscrivendo le job description.

Quanto state investendo e quanto tempo dedicate alla formazione del personale?

L’azienda ha investito oltre 600mila euro in formazione. Per tutti i dipendenti sono previste sessioni formative a seconda del ruolo e dell’incarico specifico che svolgono. Sulla formazione degli autisti stiamo investendo molto, e lo facciamo convinti che migliorare le loro competenze relazionali con i passeggeri costituisca un valore aggiunto per Autoguidovie. Spesso gli autisti del livello più alto affiancano nella formazione i più giovani, facendo leva sulla loro competenza professionale.

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Non abbiamo ancora parlato del terzo pilastro: l’Orga­nizzazione…

Il know how in mano alla nostra funzione IT è da tempo consolidato. Autoguidovie può avvalersi di una competenza informatica specifica che le permette di avere a disposizione strumenti tecnologici all’avanguardia per la gestione ottimale del servizio, dalla pianificazione dei turni del personale alla gestione della sua flotta. Storicamente abbiamo portato avan­ti una diversificazione del business anche mediante attività di consulenza, progettando soluzioni gestionali complesse per aziende di trasporto pubblico. Col passare degli anni la deci­sione è stata quella di focalizzarci solo sul nostro core business di sempre, i trasporti. Abbiamo così iniziato ad affidare in outsourcing diverse attività scegliendo partner strategici. Grazie alle nostre competenze in ambito IT abbiamo di­segnato una strategia di gestione del sistema informatico che comprende un utilizzo sinergico di diversi strumenti come ad esempio un datawarehouse in cui sono raccolti tutti i dati aziendali, un sistema AVM (Automatic Vehicle Monitoring) grazie al quale si monitora il percorso dell’au­tobus e da ultimo un sistema di telecamere all’interno e all’esterno del veicolo per garantire la sicurezza del nostro personale e monitorare la dinamica degli incidenti.

Oggi l’azienda può contare su un ‘parco veicoli’ che comprende oltre 500 mezzi. Quale investimento richie­de la gestione di così tante macchine complesse?

L’intera gestione tecnica dei mezzi è affidata a un nostro partner di eccellenza, Mercedes. Con la casa tedesca è sta­to siglato un contratto di ‘full service’ per la manutenzio­ne dei mezzi. L’autobus è infatti un veicolo che richiede molta cura nella gestione e uno stretto monitoraggio dei consumi. Mercedes offre un servizio di assistenza che ci ha permesso di ridurre notevolmente l’attività delle no­stre officine, perché mette a disposizione il suo personale. Questa soluzione ci ha consentito di eliminare il problema legato alla disponibilità di spazio per il deposito degli au­tobus da riparare.

L’innovazione tecnologica è sempre stata uno dei vostri driver. Dall’intuizione della guidovia all’implementa­zione dei software gestionali più all’avanguardia.

È un po’ come se l’innovazione tecnologica fosse parte in­tegrante del nostro Dna. Mio nonno, Alberto Laviosa, ave­va una vision molto innovativa per quell’inizio di secolo. Dalla sua invenzione si gettarono le basi di Autoguidovie. Come c’è stato modo di osservare in precedenza, siamo da sempre molto competenti anche su tutta la parte di gestione informatica.

Pusinellil Gabriele

A questo punto preferirei lasciare la parola al Responsabile dei Sistemi Informativi, Gabriele Pusinelli, che – affiancato dai consulenti di DocFlow – ha seguito il lavoro di implementazione in Autoguidovie della gestionale documentale.

Gabriele Pusinelli, Resp. Sistemi Informativi (foto a fianco)

Come è avvenuto l’incontro con DocFlow e cosa è cambiato nei processi?

G.P.: L’esigenza che ci ha suggerito di rivolgerci a una società come DocFlow era quella di dematerializzare la mole di documenti presenti nei faldoni che occupavano ormai troppo spazio. Con diverse sedi distaccate in Lombardia i documenti cartacei rischiavano di non giungere a destinazione in tempo e per la loro gestione spesso si producevano diseconomiche ridondanze. Il bisogno è esploso all’indomani della presa in carico del servizio di trasporto nell’area di Milano Sud Est (luglio 2007) e qualche mese dopo nella odierna provincia di Monza e Brianza.
Con la crescita della società si erano create nuove strutture delocalizzate con segreterie amministrative che operavano in modo disomogeneo così che la gestione documentale era diventata ingombrante e poco tempestiva. Inoltre, una massa consistente di documenti non veniva ‘protocollata’. In questo modo il margine di rischio per la dispersione di informazioni importanti era elevatissimo.
A fine 2008 la scelta strategica è stata di individuare in DocFlow un nuovo partner a cui affidare la nostra gestione documentale.

In concreto, quali miglioramenti con la nuova gestione documentale?

G.P.: Dal 2009 abbiamo dematerializzato 8mila documenti relativi alla corrispondenza in entrata/uscita, quasi 30mila documenti amministrativi e altri 30mila documenti del Personale, 50mila verbali e circa 8mila ordini.
Il progetto sulla gestione documentale ha avuto da subito un riscontro positivo per l’azienda, e in tempi davvero rapidi ha portato risultati. Attraverso la visualizzazione dei flussi di processo abbiamo avuto la misura del tempo e del lavoro che avremmo potuto risparmiare.
Cifre da capogiro: con il vecchio sistema si producevano complessivamente mezzo milione di pagine di carta in un anno, di cui circa 100mila inutilizzate. Ogni documento veniva duplicato fino a 15 volte. Analisi di mercato condotte da enti terzi stimano che il costo di trattamento di una fattura cartacea è circa 18 euro e il tre per cento dei documenti finisce archiviato erroneamente. Potrebbe sembrare una cifra modesta, ma se pensiamo che per recuperare
un documento archiviato erroneamente si spendono circa 120 euro, occorreva trovare una soluzione.
Oggi un documento acquisito dalle segreterie periferiche (unità di Business) è immediatamente disponibile in sedecentrale e viceversa, mantenendo una tracciabilità puntuale su chi/quando ha preso visione del documento.
Oggi non dobbiamo più aprire un faldone per ricercare una fattura, non dobbiamo ricercare tra scaffali impolverati il libro giornale ed i registri iva dell’anno precedente. Anche il cedolino paga è disponibile in formato digitale e soggetto ad archiviazione ottica sostitutiva.

Per le persone che operano sul sistema è stato difficile imparare i segreti della nuova gestione in formato digitale?

G.P.:La sfida più grande oggi è formare i dipendenti che operano sul sistema per far capire loro l’importanza di gestire, catalogare ed archiviare immediatamente i documenti in entrata. Al momento sono cento le utenze attive che accedono al sistema. Per questi cento dipendenti è stata progettata una formazione ad hoc sull’utilizzo del gestionale.

Un’ultima curiosità. Quale l’elisir di lunga vita per le aziende come la sua con più di 100 anni di attività? Tutti vorrebbero conoscerne il segreto…

Presidente Ranza: Le aziende vivono la loro vita a cicli. Mi piace citare il paragone con le squadre di calcio. Di solito si dice “squadra che vince non si cambia”. Nel nostro caso è importante che la squadra non cambi i giocatori ma che siano i giocatori a cambiare se stessi per vincere ancora.
In questo modo sono capaci di giocare nuove partite mantenendo l’identità di una volta. Autoguidovie cresce e cambia ogni giorno e ogni giorno chiede ai suoi dipendenti di crescere e di saper cambiare per affrontare nuove sfide.

A cura di Luca Papperini, redattore di Sistemi&Impresa

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