Energia Elettrica

Edison

UN SISTEMA ECM COME INFRASTRUTTURA NORMATIVA

Le applicazioni documentali sono un vero abilitatore di business e fungono da collante tra sistemi IT eterogenei. Nessuno standard tecnologico, ma un fornitore Ecm in grado di garantire qualità. Il caso Edison

Edison opera nell’approvvigionamento, produzione e com­mercializzazione di energia elettrica e idrocarburi ed è uno dei principali protagonisti nel mercato italiano dell’energia. Nel­l’energia elettrica, dove l’azienda ha una quota pari a circa il 15% del mercato italiano della produzione, l’azienda ha portato la sua capacità totale installata a oltre 12.000 MW grazie a circa 7.000 MW di nuovi impianti altamente efficienti e a basso impatto am­bientale, e, dopo aver raccolto la sfida della completa apertura del mercato, ha portato i benefici della concorrenza nelle case di tut­ti gli italiani. Per quanto riguarda gli idrocarburi, Edison ha una pre­senza integrata nella filiera del gas naturale, dalla produzione al­l’importazione, distribuzione e vendita, con una quota del 17% nel rapporto tra disponibilità Edison e fabbisogno totale Italia. Le esi­genze di una società di questo tipo in fatto di gestione documentale riguardano tutti i settori, dalla produzione all’amministrazione, alla parte commerciale e richiedono un alto livello di personalizzazio­ne. A fronte di questo, le scelte strategiche dell’azienda in tema di document management in rapporto all’architettura dei sistemi informativi (sistemi documentali come abilita tori di business) e di scelta del partner tecnologico di riferimento rappresentano una best practice.

Pernigotti E Rutigliano2

La scelta strategica

Nel corso degli anni, Edison ha implementato 18 sistemi nell’area della gestione documentale che sono diventati parte integrante del­l’infrastruttura informativa. Essi mappano diverse aree aziendali: ap­provvigionamenti, amministrazione (ciclo passivo), autorizzazione manutenzione centrali (Adm), affari istituzionali, Crm, gestione del change management. “Alla base di tutto c’è la scelta strategica di non adottare soluzioni stand-alone, ma sistemi integrati all’in­terno dell’architettura informativa aziendale. Queste applicazioni costituiscono i mattoni di un processo che poi si sviluppa attraver­so altri sistemi, Sap piuttosto che Siebel, o ancora altri progetti cu­stom sviluppati prima e dopo”, afferma Massimo Pernigotti, Chief Information Officier. “Non stiamo parlando solo di sistemi che au­mentano l’efficienza, ma di veri e propri abilitatori di business sen­za i quali non sarebbe ipotizzabile il concretizzarsi della stessa at­tività aziendale”, aggiunge Pernigotti.

Il primo progetto di gestione documentale in Edison nasce nel 2002 con l’obiettivo di ottimizzare il workflow della documentazione di qualità nell’area di Ingegneria a cui fanno riferimento le attività di progettazione, sviluppo e implementazione degli impianti ter­moelettrici. Il sistema, entrato in produzione nel 2004, fu chiama­to Si-Ge-Qual, Sistema di Gestione della Qualità. “La scelta della tecnologia fu affidata a una software selection e inoltre, cosa mol­to interessante a mio avviso, fu deciso di operare una forte inte­grazione con il pacchetto Office di Microsoft facendo ricorso a cu­stomizzazioni molto spinte”, sottolinea Francesco Rutigliano, IT Pro­ject Manager di Edison. “Questa decisione fu presa nella consa­pevolezza che la documentazione aziendale, caricata in versioni successive, sarebbe stata costituita da documenti di tipologia di-versa (.doc, pdf., xls…), e che i sistemi documentali tipicamente non prevedono molte relazioni tra diverse tipologie di documen­ti”, aggiunge Rutigliano.

Sulla scorta di questo primo progetto ci fu la scelta strategica di puntare da un lato su un determinato tipo di tecnologia infrastrutturale (Hummingbird) – di conseguenza anche la decisione di acquista­re una licenza enterprise che desse la possibilità di aggiungere nuo­vi utenti – e dall’altro di creare una partnership forte con il fornito­re DocFlow, con il quale Edison aveva lavorato molto bene nel cor­so del primo progetto, per l’implementazione di tutta la parte Ecm. Va detto – prosegue Massimo Pernigotti – che la scelta di DocFlow dipese anche dall’essersi dimostrata, sul tema specifico del­l’Ecm, più reattiva e performante rispetto ad altri fornitori presen­ti sul mercato. Particolarità: mentre per le altre parti del sistema in­formativo aziendale si è scelto di creare degli standard tecnologi­ci, obbligando di conseguenza il fornitore ad adottare quegli stan­dard, nel caso dell’Ecm Edison si è orientata verso un fornitore in grado di garantire un alto livello di qualità”.

Centrale Idroelettrica Semenza 1

Attraverso i sistemi documentali DocFlow, Edison attua una metodologia di sviluppo basata su un approccio prototipale. Cosa impossibile con altri strumenti.

Massimo Pernigotti, Chief Information Officer EDISON

I numeri di Edison

  • 12,3 GW la potenza installata
  • 28 centrali termoelettriche
  • 68 centrali idroelettriche
  • 29 campi eolici e 1 solare
  • 41,6 Terawattora di produzione netta di energia elettrica
  • 13,2 mld di mc di disponibilità di gas
  • 56,1 mld di mceq riserve di idrocarburi
  • 79 concessioni e permessi in Italia e all’estero
  • 3 concessioni per centri di stoccaggio gas
  • 1 Terminale LNG

Due progetti significativi

Uno dei 18 progetti realizzati da Edison con la collaborazione di DocFlow riguarda l’autorizzazione di manutenzione delle centrali (AdM) e ha avuto come obiettivo il recupero di efficienza. Lo rac­conta Pernigotti: “In origine, ogni qualvolta una centrale necessi­tava di manutenzione, si innescava un processo aziendale basa­to su un modulo cartaceo che, partendo dal responsabile di cen­trale, viaggiava per diverse sedi e diverse scrivanie. In caso di chia­rimenti, il modulo tornava indietro e, molto spesso, andava per-so. Ora invece tutto si basa su un modulo digitale che permette esem­pio, BlackBerry. Al responsabile competente arriva un’email con il riassunto dei passaggi e l’autorizzazione viene data attraverso il sistema che ha come ultimo passaggio l’integrazione verso Sap R/3 PS per l’apertura automatica dell’attività di progetto. Un iter che poteva durare anche settimane è stato velocizzato in pochi gior­ni con una soluzione che non è un sistema stand-alone, ma un wor­kflow organizzato all’interno di un processo più ampio”. Un altro progetto significativo ha riguardato l’area Crm puntando su qualità e compliance. Lo racconta Rutigliano. “In questo caso formativa in grado di supportare nel migliore dei modi l’attività azien­dale. Indirettamente, certo, non sono mancati in tutte le aree in­teressate i benefici tangibili in termini di maggiore efficienza, minori errori, maggiore qualità, risparmio economico. Attraverso i siste­mi documentali Edison riesce ad attuare una metodologia di svi­luppo, basata su un approccio prototipale, che non era possibi­le con altri sistemi”.

Sviluppi futuri

“Giusto in questi giorni stiamo parlando di Microsoft SharePoint, che a nostro avviso con la versione 2010 ha fatto notevoli passi avanti per quanto riguarda la gestione Ecm in ottica collaborati­va. Stiamo valutando costi e benefici, ma se le politiche di Micro-soft ci verranno incontro, pensiamo già che il prodotto sia matu­ro e costituisca una valida alternativa all’attuale piattaforma Ecm, afferma Pernigotti. “La parte di scrittura condivisa dei documenti ha raggiunto con SharePoint 2010 dei livelli impensabili prima. Sap­piamo anche che DocFlow utilizza da tempo questo strumento e che sarà in grado di guidarci nel suo impiego per la realizzazione di soluzioni specifiche”, aggiunge Rutigliano.

La digitalizzazione ci ha consentito da un lato di introdurre nuovi processi tipicamente commerciali, nel rapporto con l'utente, nella gestione di tutta la documentazione di scambio con il cliente; dall'altro di ripensare ai processi esistenti minimizzando i costi e migliorandone l'efficienza e anche l'efficacia.

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