2011 Case History FERRETTI GROUP

Gruppo Ferretti

AUTOMAZIONE E IT PRENDONO IL LARGO

Efficienza e riduzione dei costi sono gli obiettivi alla base del progetto d’automazione dei processi avviato dal Gruppo Ferretti in collaborazione con DocFlow

La ricerca della qualità, l’eccellenza tecnologica, le prestazioni elevate, il design esclusivo e innovativo, il comfort e la cura per i dettagli hanno portato il Gruppo Ferretti, fondato nel 1968 da Norberto Ferretti, ai vertici della nautica mondiale. Sono questi stessi elementi, del resto, che gli consentiranno di presentare, entro la fine del 2013, 42 nuovi modelli, alcuni dei quali saranno già in mostra al Salone Nautico di Genova il prossimo ottobre.
Recentemente, il Gruppo ha avviato, in collaborazione con DocFlow, società specializzata in soluzioni di Document & Process Management, un progetto di automazione dei processi di business per le Aree Industriale, Commerciale e Amministrativa, implementando soluzioni SharePoint integrate con Sap. Ne abbiamo parlato con Fabio El Ariny, Group IT Director di Ferretti Group.

Il cambiamento deve avvenire nell’approccio alla governance e nella gestione integrata dei modelli e dei processi end-to-end. Rendere il processo ancora più efficiente era necessario non solo per controllare i costi, ma anche per rispondere velocemente alle richieste di un mercato che è cambiato rispetto al passato.

Fabio El Ariny, Group IT Director GRUPPO FERRETTI

Un rinnovamento di Gruppo

Alla base del progetto di automazione dei processi di business in Ferretti Group è stata la necessità di raggiungere una ulteriore efficienza operativa, che contribuisse a ridurre i costi indiretti. In particolare, come dice Fabio El Ariny: “Un intervento a livello di organizzazione aziendale che ha portato Ferretti, negli ultimi tempi, dall’essere un Gruppo fatto di tante realtà con un’elevata autonomia e ridotta standardizzazione dei processi a un’unica società di dimensioni
rilevanti e con processi comuni”. È evidente che calare nella realtà operativa di un grande Gruppo una tale trasformazione richiede strumenti adeguati. Come dice ancora El Ariny: “Il cambiamento deve avvenire nell’approccio alla governance e nella gestione integrata dei modelli e dei processi end-to-end”. Il tutto in uno scenario che non è stato certo esentato dalle ripercussioni della situazione macroeconomica. “Rendere il processo ancora più efficiente era necessario non solo per controllare i costi, ma anche per rispondere velocemente alle richieste di un mercato che è cambiato rispetto al passato”, prosegue El Ariny. “Anche la nautica mondiale ha subito un profondo mutamento e si è tornati, in un certo senso, alle origini, ossia a un mercato in cui il nostro prodotto è acquistato solo da armatori appassionati, molto qualificati e attenti, che hanno le conoscenze necessarie per dare un giudizio su ciò che acquistano”.

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A quanto già detto sulla qualità, si aggiunga che la realizzazione di un’imbarcazione è caratterizzata da una complessità che non ha pari, perché coinvolge discipline diverse, dall’ingegneria meccanica al design d’interni, e una varietà enorme di componenti. “Un nuovo modello nasce dall’interpretazione delle tendenze espresse dal mercato, dall’immaginazione dei designer, da una stima di marketing strategico, dei costi e del prezzo a cui il prodotto deve essere collegato”, precisa El Ariny. “Seguono poi l’analisi di dettaglio, la produzione degli stampi, se si tratta di modelli in vetroresina, e la produzione del prototipo, il tutto in un processo che dura da settimane a mesi, secondo la grandezza del modello; per i prodotti in acciaio, solitamente la vendita è su commessa. In questo caso lo studio dell’imbarcazione avviene insieme al team di architetti dell’armatore e, a volte, può durare anni”.

Sinergia, parola chiave

Il progetto di automazione dei processi avviato in collaborazione con DocFlow, ha avuto inizio negli ultimi mesi del 2010 e rientra in un più ampio programma triennale di armonizzazione che il Gruppo intende portare a termine nel 2012.

Già nel 2009, infatti, il Gruppo aveva avviato un percorso di riorganizzazione societaria, con l’obiettivo di porre in essere tutte le sinergie possibili tra le diverse funzioni e i singoli brand: dalla centralizzazione e semplificazione organizzativa con conseguente integrazione del modello operativo, al consolidamento delle attività di business in un’unica entità.

Il progetto si basa sull’implementazione di una piattaforma collaborativa per l’integrazione dei processi nelle aree del ciclo passivo, in quelle commerciali e in quelle industriali. In particolare, il Gruppo Ferretti ha implementato DocFlow Synergy, che fornisce le funzionalità di Enterprise Content Management e Business Process Management per le tre aree interessate.

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Il cambiamento nell’area industriale

Con Fabio El Ariny, ci focalizziamo sull’implementazione delle soluzioni DocFlow nell’area Industriale. In questa sono stati realizzati due Workflow: il primo a supporto del processo di gestione del modello base e delle relative modifiche dettate da esigenze di marketing, re-engineering e riduzione dei costi, il secondo per il supporto del processo di gestione della fattibilità di personalizzazioni richieste dal cliente e di aggiunte di accessori dopo l’avvio dei lavori. “Abbiamo lavorato su modifica e fattibilità perché sono due attività di lavoro delicate, nelle quali si produce documentazione di varia natura – tecnica, di stile, di produzione, logistica – e che interessano tutta l’area industriale, nel caso della modifica, e anche l’area commerciale, nel caso della fattibilità, perché in essa
rientrano anche esigenze di stima dei costi, da soddisfare, spesso, in tempi molto stretti”. La dimensione tempo, tra l’altro, assume particolare rilievo in produzione, perché le attività si concentrano, per l’industria nautica, in un determinato periodo dell’anno. E in assenza di automatismi e standardizzazione, l’efficienza dei processi è spesso affidata “alla buona volontà dei singoli, che spesso, però, non riesce a superare la difficoltà oggettiva di trasferire in modo veloce e sicuro tutte le informazioni del caso”, dice ancora El Ariny. “Nel nostro Gruppo lo user test è stato completato e i primi commenti alla soluzione sono stati positivi”. Grazie a DocFlow, il Gruppo ha potuto sperimentare i benefici della piattaforma SharePoint, a cominciare dalla vista grafica offerta, che non è avulsa dalla piattaforma Sap ma è in essa completamente integrata, a tutto vantaggio dell’utente.
Conclude Fabio El Ariny: “Credo che i benefici saranno misurabili velocemente anche nella fase di produzione, valutando la riduzione del tempo di evasione delle richieste di modifica e di fattibilità e riscontrando nella realtà le valutazioni economiche fatte al momento di avviare il progetto”.

Soluzioni agili per automatizzare i processi

DocFlow ha sviluppato delle soluzioni sull’Enterprise Content Management di SharePoint che, interfacciandosi direttamente con gli Erp più diffusi, consentono di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e di gestire in maniera automatizzata i processi connessi.
L’unione SharePoint-DocFlow permette di far leva sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nei Sistemi Legacy e nel Sistema di Collaboration e Portal valorizzandoli e ottimizzandoli.
In pratica, i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di business per essere pronti a entrare nell’Ecm di SharePoint ed essere

orchestrati tramite il workflow. A questopunto l’utente di business preposto riceve una segnalazione e entra a far parte del processo. Quando l’utente si trova a gestire un evento generato da Ero o Crm il sistema in automatico mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate e consente di innestare il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per notificare all’utente che il processo è concluso. Un ulteriore passo per la gestione dei documenti all’interno dell’Ecm di SharePoint è dato dalla Conservazione Sostitutiva che è prevista dalla soluzione DocFlow, per cui grazie all’integrazione SharePoint-DocFlow i documenti correlati dei Gestionali

possono essere portati direttamente in Sostitutiva. DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che nelle imprese non hanno subito negli ultimi anni evoluzioni sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specificità dei processi di business. DocFlow non impone nessun modello precostituito ma, partendo da best practices sviluppate in anni di esperienza, propone applicazioni create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda.

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Credo che i benefici saranno misurabili velocemente anche nella fase di produzione, valutando la riduzione del tempo di evasione delle richieste di modifica e di fattibilità e riscontrando nella realtà le valutazioni economiche fatte al momento di avviare il progetto.

Fabio El Ariny, Group IT Director GRUPPO FERRETTI

di Virna Bottarelli, redattrice di Automazione Industriale

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