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DEMATERIALIZZARE PER INNOVARE I PROCESSI

Le gestione centralizzata dei fornitori e l’ottimizzazione dei workflow al centro del progetto documentale realizzato dal gruppo “Iper - La Grande I”

Un progetto nato per dematerializzare e centralizzare i processi legati alle fatture passive in precedenza svolti in modo indipendente e cartaceo presso ciascun punto vendita, e ottenere di conseguenza una serie di vantaggi economici e operativi.
È questo quanto il Gruppo “Iper - La Grande I” - attivo nel settore Gdo (Grande Distribuzione Organizzata) oggi con 26 ipermercati Iper e 130 supermercati Unes - ha avviato nel 2006, modificando un modello che vedeva tale attività di gestione documentale polverizzata in tutte le singole periferie del Gruppo, quindi ipermercati, sedi logistiche e amministrative. “Questo perché il Gruppo, fin dalla nascita avvenuta nel 1974, aveva puntato su una forte indipendenza del punto vendita dovuta anche alla necessità di ciascuno di concentrarsi sul proprio sviluppo ed avere strutture che per dimensione, organizzazione e merceologia fossero in grado di assumere una propria identità sul territorio”, spiega Valerio Cortese, direttore dei sistemi informativi del Gruppo “Iper - La Grande I”. “A un certo punto, il raggiungimento di una dimensione aziendale di carattere nazionale e l’esplosione del numero dei documenti da trattare hanno sollecitato un cambiamento capace di generare maggiore efficienza su tutta la filiera, con un servizio più puntuale, sicuro e con gradi di controllo incrociato più consoni ai diversi livelli di responsabilità. Nel contempo è emersa la necessità di sottrarre risorse a una attività che non garantiva nessun valore aggiunto alla efficienza della azienda e, sempre dal punto di vista economico, di arrivare a una più efficace gestione dell’Iva (Imposta sul valore aggiunto) con un abbattimento significativo del debito verso l’erario dovuto al miglioramento del processo”.

Centralizzare la gestione

In breve, i vari passi legati tradizionalmente a questa attività ricevimento fatture, nei vari formati, registrazione delle fatture e contestuale abbinamento ai documenti di ricevimento merce, con successiva riconciliazione, per terminare con la validazione e contabilizzazione della fattura – venivano in precedenza svolti tutti all’interno del punto vendita e nidificati dall’inizio alla fine in ogni singolo reparto che ne aveva quindi piena titolarità. Inoltre, i documenti cartacei confluivano successivamente presso la sede amministrativa per l’archiviazione, con un ulteriore sforzo organizzativo e operativo. In termini numerici, prima di avviare il progetto di dematerializzazione per ora riservato agli ipermercati, le fatture passive merci trattate erano circa 850.000, gestite da oltre 120 persone distribuite localmente con l’aggiunta di un altro gruppo formato da quindici unità che coordinavano i processi in sede. È questo quanto il Gruppo “Iper - La Grande I” ha avviato nel 2006, modificando un modello che vedeva tale attività di gestione documentale polverizzata in tutte le singole periferie del Gruppo, quindi ipermercati, sedi logistiche e amministrative. “Questo perché il Gruppo, fin dalla nascita avvenuta nel 1974, aveva puntato su una forte indipendenza del punto vendita dovuta anche alla necessità di ciascuno di concentrarsi sul proprio sviluppo ed avere strutture che per dimensione, organizzazione e merceologia fossero in grado di assumere una propria identità sul territorio”, spiega Valerio Cortese, direttore dei sistemi informativi del Gruppo “Iper - La Grande I”. “A un certo punto, il raggiungimento di una dimensione aziendale di carattere nazionale e l’esplosione del numero dei documenti da trattare hanno sollecitato un cambiamento capace di generare maggiore efficienza su tutta la filiera, con un servizio più puntuale, sicuro e con gradi di controllo incrociato più consoni ai diversi livelli di responsabilità. Nel contempo è emersa la necessità di sottrarre risorse a una attività che non garantiva nessun valore aggiunto alla efficienza della azienda e, sempre dal punto di vista economico, di arrivare a una più efficace gestione dell’Iva (Imposta sul valore aggiunto) con un abbattimento significativo del debito verso l’erario dovuto al miglioramento del processo”.

Annualmente oltre 800.000 fatture non richiedono più nessun intervento manuale per la loro contabilizzazione e riconciliazione

Valerio Cortese, Direttore Sistemi Informatii Gruppo "IPER - LA GRANDE I"

“Non c’era però una responsabilità funzionale che le facesse dipendere da una entità specifica e avevamo quindi sostanzialmente 26 punti vendita con altrettanti modi di operare diversi.
L’azienda a questo punto ha deciso di compiere una operazione di cambiamento cercando di stimarne in anticipo le ricadute positive”, continua Cortese. “Nel dettaglio, durante il 2006 i vertici aziendali hanno preso forte coscienza che ormai il modello sino a quel momento adottato era, oltre che oneroso a livello di processo, anche indiscutibilmente antieconomico. Si è trattato pertanto di affrontare un primo livello di complessità legato alla leva da esercitare per effettuare il cambiamento. Il secondo elemento di forte rilevanza ha visto il disaccoppiamento di quei processi, che prima erano tutti circoscritti alla sede operativa che gestiva l’attività, per distribuirli con le funzioni di sede e anche le entità esterne entrate in gioco con l’operazione”.
Per assicurare una corretta e omogenea gestione del progetto, “Iper - La Grande I” ha dunque affidato la conduzione delle attività a un program manager dedicato nonché a un team specifico che garantisse i risultati attesi, misurando con puntualità traguardi di sviluppo, tempi di roll-out e risultati economici attesi.

I risultati ottenuti

  • Oltre 800.000 fatture all’anno contabilizzate e riconciliate in modo automatico

  • Registrazione immediata delle fatture, a livello Iva, nei sistemi amministrativi con recupero significativo del debito verso l’erario

  • Miglioramento delle formalità intercompany

  • Gestione accentrata della relazione con i fornitori e normalizzazione della documentazione

  • Ottimizzazione dell’organizzazione dedicata alla gestione delle fatture, liberando risorse su attività peculiari del punto vendita

  • Visualizzazione diretta della fattura nell’Erp

Nella primavera del 2007 il sistema prescelto, basato sulla tecnologia e servizio di gestione e archiviazione documentale Synergy di DocFlow, integrato con la piattaforma amministrativa all’epoca adottata, è dunque entrato in produzione. “Tale servizio ha il compito di ricevere le fatture cartacee (il numero ancora oggi più rilevante dei documenti in entrata), di digitalizzarle e di indicizzarle verso il sistema documentale. Contestualmente si è avviata una forte sensibilizzazione per il passaggio dei documenti dalla forma cartacea a quella digitale, nei due formati accettati dai nostri processi: Pdf (Portable Document Format) ed Edi (Electronic Data Interchange). Questo passaggio semplifica la loro registrazione che ora avviene da un unico pun Iva, nei sistemi amministrativi ha garantito una riduzione notevole del debito Iva accumulato per la non ottimale efficienza del processo in precedenza adottato. Il passaggio successivo della verifica fatture ha consentito poi, con un progressivo e sostenuto affinamento, di migliorare i processi automatici passando da un iniziale 50% del volume complessivo all’attuale 75%. Questo significa che annualmente oltre 800.000 fatture non richiedono più nessun intervento manuale per la loro contabilizzazione e riconciliazione, con il sistema che è stato con il tempo esteso oltre gli acquisti diretti coinvolgendo logistica e relativo back office”.

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Cortese sottolinea in particolare il miglioramento delle formalità intercompany che hanno così ottenuto la massima efficienza sfruttando le caratteristiche del progetto e le capacità dei sistemi documentali e amministrativi nel trattare tali particolari tipologie di flussi: “Un ultimo accenno va fatto anche al grande beneficio della gestione accentrata della relazione con i fornitori che, non essendo più intermediata con le sedi periferiche, beneficia di una omogenea modalità di approccio e di un più diretto raffronto dei contenziosi derivati dal processo commerciale originante”. Oltre all’ottimizzazione dell’organizzazione dedicata alla gestione delle fatture, scesa fino a una trentina di persone liberando quindi risorse su attività peculiari sul punto vendita e ottimizzando i relativi flussi, “Iper - La Grande I” ha dunque ottenuto anche una maggiore trasparenza sulle attività gestionali e, di conseguenza, l’individuazione di ulteriori punti dove migliorare. “Avevamo listini non conformi, entrate merci non verificate puntualmente, e una mancata corrispondenza degli estremi riportati. Un lavoro significativo che ha coinvolto anche la parte commerciale nonché i nostri fornitori per ottimizzare elementi quali la chiarezza dell’informazione o il posizionamento esatto del relativo numero sulla loro fattura, per poterla poi digitalizzare senza problemi. Ottenendo un beneficio reciproco: noi abbiamo migliorato il processo gestionale mentre loro vengono pagati prima”, commenta Cortese.

ll fronte tecnologico

Dal punto di vista puramente tecnico la piattaforma Synergy di DocFlow, accessibile in ambiente Web e nel cui data center risiedono i documenti digitali, si è integrata nativamente e in modo trasparente anche con quella sviluppata da Sap, la cui adozione ha permesso una evoluzione del sistema amministrativo. “Di fatto sono stati così coinvolti tutti i sistemi di back office (tre, in base alle tipologie di gestione presenti nel Gruppo), il sistema amministrativo Sap, quello di verifica fatture e, ovviamente, quello documentale, che ha governato i modelli operativi introducendo un nuovo e più efficiente ambito di gestione delle fatture passive”, aggiunge Cortese. “In particolare i processi di registrazione verso Sap hanno goduto delle interfacce native del sistema documentale, che hanno reso più veloce ed efficiente la modalità di scambio flussi tra le componenti tecniche coinvolte. Un miglioramento dei processi batch ha consentito di trasferire alle ore notturne le attività di maggiore entità temporale e di calcolo, garantendo un recupero di efficienza sul processo giornaliero e sgravando i sistemi durante le attività di front end degli utenti. L’utilizzo di soluzioni tecnologiche relative ai processi di scambio flussi tra i vari applicativi ha infine portato un sostanziale miglioramento della sicurezza di input e output documentale, oltre che di un presidio strutturato per la garanzia del pieno successo delle operazioni”.

Contabilità e futuro

Attraverso Synergy è stato poi affrontato anche il tema della digitalizzazione e archiviazione sostitutiva di tutti i libri contabili dell’azienda, un progetto svolto tra il 2012 e il 2013, con le informazioni ora contenute e gestite direttamente nella piattaforma documentale. “In tal senso si è ridotto ulteriormente il processo di gestione delle carta che era ormai inefficiente.

Per il futuro, invece, in ambito amministrativo abbiamo due aree che sono ancora da aggredire e possono generare ulteriori benefici”, rivela Cortese. “Da un lato quello delle fatture attive verso i clienti, che devono essere emesse subito con lo scontrino e che vengono conservate in silos predefiniti. Si parla di circa 400.000 fatture all’anno. L’altro ambito è quello della gestione del canale supermercati Unes. Al momento dell’acquisizione avvenuta nel 2005 la volontà dell’azienda era stata infatti quella di garantire ai vari canali l’autonomia operativa. Oggi si è già arrivati a un sistema unico amministrativo con criteri condivisi ma il passo successivo è quello di uniformare nel processo gestionale anche le fatture passive”.

A cura di Paolo Morati, redattore EXECUTIVE.IT

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