20 Maggio Mag 2016 1400 6 months ago

La vecchia prassi sulla conservazione elettronica è ancora valida?

di Alessandro De Pasquale (Legal Compliance DocFlow)

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Sono ancora valide le circolari, le risoluzioni e in genere tutti i documenti di prassi emanati in riferimento al precedente D.M. del 23 gennaio 2014, ora abrogato dal D.M. 17 giugno 2014 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”?

Per capire se dovevamo ancora basarci sui pronunciamenti precedenti, come sostenuto da molti attori presenti sulla scena, abbiamo proposto, insieme a un nostro cliente, un interpello per risolvere i dubbi interpretativi, nello specifico i quesiti seguenti.

1. E’ necessario istituire sezionali appositi per gestire fatture elettroniche e analogiche?
2. L’integrazione delle fatture è possibile con documenti integrativi distinti dalle fatture stesse, anche nei casi non previsti dalle precedenti indicazioni dell’Agenzia?
3. E’ possibile conservare le fatture, in ordine non cronologico, purché registrate in tale ordine?


1) E’ NECESSARIO ISTITUIRE SEZIONALI APPOSITI PER GESTIRE FATTURE ELETTRONICHE E ANALOGICHE?

La risposta dell’Agenzia delle Entrate è stata molto precisa e circostanziata, si riporta un passo del documento:

Con particolare riferimento alla conservazione digitale dei documenti, non è più richiesta una specifica modalità per ciascuna tipologia di documento, né che la memorizzazione avvenga assicurando l'ordine cronologico e senza soluzione di continuità per periodi d'imposta.

E più oltre:

Così, ad esempio, alla fattura numero 1 analogica, possono succedere le numero 2 e 3 elettroniche, la numero 4 analogica e così via, senza necessità di ricorrere a separati registri sezionali […]

Nel documento, si afferma inoltre che sono prescritte unicamente il rispetto del codice civile, del CAD, delle relative regole tecniche, delle altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità e la garanzia delle funzioni di ricerca e estrazione delle informazioni dagli archivi. Tutto ciò significa che posso scegliere quali e quanti documenti conservare in qualunque momento (comunque entro tre mesi dal termine della presentazione per la dichiarazione dei redditi), salvo l’obbligo di conservare in modalità elettronica i documenti informatici.

2) L’INTEGRAZIONE DELLE FATTURE E’ POSSIBILE CON DOCUMENTI INTEGRATIVI DISTINTI DALLE FATTURE STESSE, ANCHE NEI CASI NON PREVISTI DALLE PRECEDENTI INDICAZIONI DELL’AGENZIA?

L’Agenzia accoglie anche in questo caso la tesi DocFlow e afferma che è possibile la formazione di un documento integrativo contenente i supplementi al documento originale e che riporti gli estremi del documento riferito (almeno data della fattura e numero attribuito dal ricevente). Questa indicazione apre a considerazioni interessanti perché prevede l’integrazione solo in seguito alla registrazione, cosa peraltro comunque necessaria in alcuni casi specifici in cui si richiede di fare annotazioni distinte per i registri IVA acquisti e IVA vendite.

3) E’ POSSIBILE INOLTRE CONSERVARE LE FATTURE IN ORDINE NON CRONOLOGICO, PURCHE’ REGISTRATE IN TALE ORDINE?

La risposta al punto 3 è andata ancora oltre, l’Agenzie delle Entrate afferma:

[…] si osserva che il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 – non prescrive un ordine cronologico nella predisposizione dei pacchetti di versamento e di archiviazione[…]

E inoltre

Si conferma, pertanto, che nell'ambito del processo di conservazione i pacchetti di versamento possono anche non essere in ordine cronologico, a condizione che sia rispettata la cronologia delle registrazioni e che l'intero processo sia ultimato entro il predetto termine di legge.

Quando si possono distruggere i documenti cartacei? Un'ultima chicca del documento è la seguente affermazione:

La distruzione dei documenti analogici, peraltro, è ammessa anche prima del perfezionamento del processo di conservazione, a condizione che ne venga realizzata una copia per immagine ai sensi dell'articolo 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014. Tale copia, infatti, sostituisce a tutti gli effetti di legge l'originale analogico che, se è originale "non unico" - come ad esempio le fatture - può essere a quel punto distrutto senza l'intervento obbligatorio di un pubblico ufficiale.

Quando si prepara il pacchetto di versamento (o per sicurezza quando viene accettato) si possono già eliminare le copie cartacee.

In conclusione ci troviamo di fronte ad una interessante risposta dell’Agenzie delle Entrate a quesiti sulla conservazione elettronica dei documenti che ammette la possibilità di non tenere sezionali separati per fatture analogiche e elettroniche, che consente la conservazione anche in ordine non cronologico, permette la distruzione degli originali cartacei prima del completamento del processo di conservazione e estende la possibilità di integrare le fatture conservate elettronicamente mediante documenti accessori.