16 Maggio Mag 2017 1453 5 months ago

Content Management: FLESSIBILITA' o GOVERNANCE? DocFlow WordTag per garantirle entrambe

di Davide Caricati - Subject Matter Expert DocFlow

Dmitri Popov 173676(1)

In azienda, sempre più spesso, si manifesta l’esigenza di governare il processo di redazione dei documenti, specialmente quando i contenuti sono per loro natura complessi e destrutturati, come ad esempio accade nella redazione di:

  • Normative e regolamenti
  • Procedure aziendali
  • Manuali operativi e tecnici
  • Bandi di Gara
  • Offerte Commerciali e allegati tecnici
  • Documenti di Marketing
  • ...

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Le organizzazioni sentono il bisogno di dotarsi di strumenti semplici che mettano a disposizione degli utenti linee guida per la redazione e un efficace livello di fruibilità dei contenuti, e consentano di assicurare la correttezza, la conformità e il controllo dei contenuti prodotti. Sul mercato sono disponibili due macro tipologie di soluzioni:

1. strumenti di word processing flessibili e potenti, ma privi di governance (i.e. gli strumenti di produttività Microsoft Office)

2. strumenti di Content Management strutturati e governati, ma poco flessibili, che supportano la redazione dei documenti attraverso la definizione di modelli predefiniti e il cui processo di adozione da parte delle organizzazioni non è sempre semplice.

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E’ possibile pensare ad uno strumento semplice che offra a utenti e aziende i vantaggi di entrambi gli approcci?

L'utilizzo di Microsoft Office:
LA FLESSIBILITA’

Gli strumenti Microsoft Office consentono la massima libertà di definizione e formattazione dei testi, ma non consentono il controllo e la verifica “automatica” della correttezza e conformità dei contenuti prodotti.
Quali sono i principali vantaggi di questo approccio?

  • Flessibilità nella strutturazione dei documenti e formattazione del testo
  • Produzione di documenti con elevato grado di fruibilità

Quali i principali punti di debolezza?

  • Verifica e controllo dei contenuti prodotti

Non sono previsti strumenti che permettono di configurare regole di validazione automatica. Ad esempio, nel caso della redazione di un’Offerta Commerciale, non è possibile validare la descrizione del prodotto/servizio offerto o le condizioni di pagamento inserite; oppure, nella redazione di un Contratto, non è possibile verificare se sono state inserire clausole in conflitto tra loro.

  • Controllo dell’obsolescenza dei contenuti

La gestione destrutturata dei contenuti non permette di verificare, con procedure automatiche, l’obsolescenza dei testi. Ad esempio, nel caso di una riorganizzazione aziendale, non è possibile evidenziare immediatamente le Procedure Aziendali nelle quali sono citate le unità di business coinvolte nel cambio organizzativo.

  • Riuso dei contenuti prodotti

I contenuti prodotti nel processo di redazione sono in molti casi un’importante risorsa aziendale. L’utilizzo di strumenti destrutturati non permette la condivisione e il riuso di queste risorse con un evidente impatto sulle performance del processo di redazione e sulla qualità e coerenza dei contenuti prodotti.

L'utilizzo di Content Management:
LA GOVERNANCE

Queste soluzioni mettono a disposizione degli utenti strumenti che guidano nella compilazione dei contenuti, ma tipicamente hanno forti limitazioni nella formattazione del testo e nell’inserimento di tipologie o declinazioni di contenuti non previsti dalla configurazione del sistema di Content Management.
Quali sono i principali vantaggi di questo approccio?

  • Processo di redazione guidato
  • Librerie di contenuti predefiniti
  • Governo dei contenuti prodotti

Quali i principali svantaggi?

  • Definizione della struttura del documento

I documenti redatti con questi strumenti sono vincolati in strutture predefinite con scarsa possibilità di adattamento ad esigenze non previste.

  • Formattazione dei contenuti

Tipicamente gli strumenti di content management limitano la possibilità di formattazione del testo che si traduce in molti casi in una scarsa fruibilità e comprensibilità dei contenuti

  • Inserimento di nuovi contenuti non previsti dalla configurazione dello strumento

In generale questi vincoli obbligano le organizzazioni responsabili ad adeguare gli strumenti di redazione alle nuove esigenze con evidenti problemi di efficienza nel processo di redazione e costanti costi di manutenzione adeguativa.

MANI

DocFlow WordTag per garantire Governance e Flessibilità

Alla base della soluzione DocFlow WordTag c’è la volontà di sfruttare la potenza e la flessibilità degli strumenti di word processing come Microsoft Office Word e di estenderne le funzionalità per garantire il governo dell’intero ciclo di vita del processo di redazione e il controllo dei contenuti prodotti.

La suite DocFlow WordTag, attraverso un’intima integrazione con gli strumenti Microsoft Office, ne amplia le funzionalità e abilita la gestione di contenuti strutturali e validati conservando la user experience e la flessibilità dello strumento di word processing.

Gli utenti utilizzano direttamente Microsoft Word come strumento di redazione, che viene arricchito con nuove funzionalità fruibili da un apposito pannello applicativo direttamente dall’interfaccia Office.

Le principali componenti della soluzione DocFlow includono:

  • libreria di contenuti eterogenei
  • regole di validazione
  • processo di approvazione dei contenuti
  • libreria di templates documentali
Validazione Copia

La libreria di contenuti

DocFlow WordTag consente la gestione di una libreria di contenuti ricercabili, organizzati in un’alberatura strutturata, che possono essere utilizzati dagli utenti come fonte per la redazione dei testi.

La natura dei contenuti è estremamente eterogenea come ad esempio semplici stringhe di testo, testi complessi e formattati anche di più pagine, fogli di calcolo Excel, slide PowerPoint, schemi Visio, immagini, grafici, allegati e più in generale qualsiasi contenuto rappresentabile in Microsoft Word.

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I contenuti organizzati in libreria sono veri e propri oggetti corredati da un set di metadati che arricchiscono il documento di “TAG” utilizzabili per configurare le regole di validazione e per rendere più efficiente l’attività di ricerca documentale.

La libreria di oggetti può essere alimentata con contenuti gestiti direttamente dalla soluzione DocFlow o provenienti dai sistemi terzi come ERP, CMS, CRM, Sistemi di gestione documentale, etc.

Libreria Contenuti

L’utilizzo della libreria è semplice e intuitivo per gli utenti: individuato l’oggetto di interesse, è sufficiente trascinarlo nella posizione del testo desiderata. DocFlow WordTag inserirà il contenuto selezionato nel documento.

Definizione delle regole di validazione

Regole

DocFlow WordTag è in grado di “leggere” la struttura del documento (capitoli, paragrafi, etc.) e i contenuti inseriti dalla libreria. Questa caratteristica permette di:

- applicare regole di validazione attraverso la configurazione del motore di regole che permette la definizione di specifici controlli sui contenuti;

- evidenziare documenti che contengono oggetti obsoleti a fronte di una nuova versione dei contenuti disponibile in libreria.

Il documento viene costantemente monitorato dal sistema attraverso l’applicazione dei controlli di validazione configurati. L’utente viene aggiornato in tempo reale sullo stato delle verifiche. E’ possibile configurare diverse tipologie di regole di validazione come ad esempio:

  • Presenza di contenuti in conflitto tra loro. Es. Versioni alternative di una clausola contrattuale inserite in un documento contratto.
  • Presenza di contenuti obbligatori per il tipo di documento in lavorazione. Es. Condizioni di pagamento in un’offerta commerciale.
  • Disponibilità di nuove versioni dei contenuti. Es. Se viene pubblicata una nuova versione di un contenuto, vengono evidenziati e portati all’attenzione i documenti che includono le versioni precedenti.
LIBRI LOW

L'approvazione di nuovi contenuti

Al fine di garantire la massima efficienza del processo di redazione, DocFlow WordTag permette la creazione di nuovi contenuti, non presenti in libreria.

Attraverso una specifica funzione, l’utente seleziona la porzione di documento da salvare come nuovo contenuto e lo aggiunge alla libreria. Il nuovo oggetto può essere pubblicato e reso disponibile immediatamente agli altri utenti o essere sottoposto a un ciclo di validazione attraverso la componente di BPM prevista dalla soluzione.

Libreria di template documentali

Oltre alla libreria dei contenuti è disponibile una libreria di Template Documentali selezionabili dal pannello applicativo DocFlow direttamente da Microsoft Word. Come per i contenuti anche per i template è possibile configurare regole e gestire il processo di validazione.

L’approccio ibrido, che caratterizza la soluzione DocFlow, permette di ottenere sia i vantaggi di flessibilità che di governance.

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