Yubik

The easy way to guide and empower knowledge workers

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COS'E' YUBIK

Yubik è una soluzione enterprise ideata da DocFlow per facilitare la collaborazione tra le persone: consente di organizzare il lavoro per pratiche, orchestrare risorse, attività e impegni in modo semplice e flessibile. Yubik è una applicazione che nasce sul campo: dall’osservazione decennale delle forme di lavoro degli operatori della conoscenza.

Perché Yubik?

Gli ERP e le soluzioni di BPM hanno permesso alle aziende di supportare e mettere sotto controllo i processi di business strutturati e basati su regole standard. Questi strumenti consentono di orchestrare i processi di tipo transazionale e danno il massimo del loro risultato quando le attività di un gruppo di lavoro sono totalmente automatizzabili.
Ma la stragrande maggioranza degli utenti non lavora così: i knowledge worker non possono operare sempre in un ambiente predefinito e hanno la necessità di concepire attività, elaborare giudizi, fare scelte operative sulla base della loro intima conoscenza del processo lavorativo e del contesto in cui si muovono.
Si calcola che più del 50% dei processi di business oggi sono pilotati attraverso strumenti inadatti come l’e-mail e gli spreadsheet.
Livellamento, disordine e ridondanza, ma soprattutto indeterminatezza delle responsabilità, sono i rischi a cui va incontro chi trascura le informazioni destrutturate e i processi orizzontali.
Le relazioni che intercorrono tra le persone che partecipano all'ambiente di lavoro collaborativo sono governate da processi che non sono mappabili a priori e sono difficilmente associabili a meccanismi procedurali concordati. E’ possibile modellare, gestire, tracciare questo tipo di processi senza limitarne l’innata esigenza di flessibilità e di agilità? Yubik nasce come risposta a questa domanda.

La definizione dei processi è più un’arte che una scienza

T. DAVENPORT

YUBIK E I SUOI BUILDING BLOCK

I processi di lavoro dei Knowledge worker sono flussi ad alto contenuto collaborativo, creativo e non del tutto predeterminabili. Vanno modellati in modo essenziale e, se possibile, componentizzati. Ciò che non si può modellare può sempre essere ricondotto alle sue componenti di base: i buliding block di Yubik.

Yubik è un evoluzione naturale dei BPM, basato sulla semplice idea che gli utenti esperti devono godere di spazi di libertà e di workflow elementari a ‘maglie larghe’. A differenza che con il BPM, in Yubik un processo collaborativo non obbedirà ad una schema di diagramma prefissato End-To-End, ma si estenderà e si svilupperà all’occorrenza, durante il divenire delle attività, aggregando progressivamente nuovi task e nuove pratiche. Un responsabile di processo ha la possibilità di attivare un nuovo ‘caso’ utilizzando contenitori predefiniti e semplici, per poi seguire le attività di sviluppo aggregando, alla necessità, nuovi atomi di processo altrettanto elementari e semplici.

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Yubik permette di orchestrare processi di svariata natura assemblando building block elementari. Nonostante i processi collaborativi siano imprevedibili in termini di interazioni umane e succedersi di eventi, è comunque possibile guidarli tramite la definizione di semplici building block.Yubik offre una libreria precostituita di workflow atomici (Building block), la cui combinazione consente di disegnare e tracciare anche i processi più complessi.

I Building block sono di tipo tematico, esempio:

  • Pratica di vendita o di acquisto
  • Pratica Legale
  • Gestione di un reclamo
  • Non Conformity Request
  • Investigazione Legale
  • Azione di Audit

O più generici e utilizzabili per arricchire la propria pratica di lavoro o integrarla con nuovi impegni o procedure aziendali:

  • Reminder
  • Domanda al process expert
  • Richiesta di attività
  • Proposta di attività
  • Richiesta di approvazione
  • Co-editazione e validazione di uno o più documenti
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GLI AMBITI DI YUBIK

YUBIK è applicabile in modo esteso all’interno di tutta l’Organizzazione Aziendale, segnaliamo di seguito, a titolo di esempio, i processi di maggiore impatto

  • GESTIONE NON CONFORMITA’

  • DEFINIZIONE BUDGET DI ACQUISTO E DI VENDITA

  • INVESTIGAZIONI LEGALI

  • PROGETTAZIONE

  • SVILUPPO NUOVI PRODOTTI/SERVIZI

  • RISOLUZIONE RECLAMI CLIENTE

  • RICONCILIAZIONE DI ATTI AMMINISTRATIVI

  • GESTIONE OFFERTE COMMERCIALI

  • MERGE AND ACQUISITION MATTER

COME FUNZIONA YUBIK

L’esecuzione

La creazione di una nuova istanza di processo collaborativo avviene selezionando il case più idoneo al main stream di riferimento. In tutte le fasi del workflow gli utenti responsabili potranno attivare i building block (o subcase) più opportuni. Ad esempio la risoluzione di un reclamo cliente potrà implicare la richiesta di un parere all’ufficio legale. Yubik consente di attivare un sotto flusso di parere vincolando al completamento della risposta la ripresa del main stream di follow-up al reclamo. In qualsiasi stadio di workflow Yubik predispone le possibili opzioni di attivazione di nuovi case dando ‘più peso’ a quelle più frequenti. Tutti i richiami fra i differenti building block si consolidano in un’unica history di processo e garantiscono una visione di insieme degli impegni assunti, delle azioni intraprese, dei documenti associati e di tutte le comunicazioni intercorse fra gli attori coinvolti.

La Libreria

I Buiding Block di Yubik sono disponibili in una libreria organizzata per natura tematica (esempio: Quality & Assurance System, OHSAS Case, Project Case,…). I case possono essere creati e gestiti dai Process Expert assemblando oggetti di base come:

  • Data & Form
  • Mappe di workflow
  • Ruoli e funzioni
  • Document template
  • Special Action (funzioni che vengono richiamate all’esecuzione di una azione)

SLA Management

La gestione degli SLA è essenziale nella gestione dei casi. I tempi, le date di scadenza e le escalation richiedono un monitoraggio costante. Yubik offre report che permettono di un’analisi complessiva sui tracciati dei processi collaborativi, garantendone la corretta emersione e visibilità (Process Mining).

Maurizio Savoca racconta Yubik, durante il Convegno

"STRATEGIA DIGITALE: accrescere il valore dei processi di business"