DOCFLOW HRDocs

Gestione dei documenti della Direzione del Personale

Il Decreto Ministeriale 30 ottobre 2002 del Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali autorizza la tenuta e la conservazione dei documenti elettronici, consentendo il completo utilizzo della conservazione sostitutiva nella Gestione del Personale, che può ora essere estesa ai libri paga e matricola mediante l'utilizzo di supporti magnetici.

L'impiego del documento informatico è particolarmente utile nell'ambito del servizio del personale, che richiede per definizione la gestione di documenti "sensibili" e riservati anche in base alle recenti norme sulla Privacy.

Attraverso l'adozione di tecnologie innovative che proteggono le informazioni relative ai collaboratori dalla circolazione abusiva, è possibile ottenere una maggiore efficienza nella gestione dei documenti e un adempimento più rigoroso alle sempre più stringenti norme sulla sicurezza.

Se la tenuta di registri e documenti viene realizzata mediante l'utilizzo di supporti magnetici, data la natura modificabile di tali supporti, le regole dettate sarebbero ineluttabilmente onerose per poter ottenere la necessaria garanzia di immodificabilità.

La conservazione dei documenti su supporti non modificabili come ad esempio i dischi ottici, in cui la memorizzazione si imprime in maniera permanente ed irreversibile grazie alla tecnologia laser, rientra invece nella sfera di competenza della conservazione sostitutiva a norma. Il presupposto è quello che ogni singola scrittura si conformi come documento informatico e venga quindi dotata di firma elettronica e marca temporale.

Docflow ha realizzato HRDocs un'applicazione basata su un sistema documentale che integra firma elettronica e crittografia, in modo da fornire un moderno ed efficiente strumento di gestione dei documenti relativi al personale. Una caratteristica fondamentale di Docflow HRDocs è che garantisce un livello di sicurezza delle informazioni svincolato dalle normali procedure informatiche.

Docflow HRDocs consente le seguenti funzioni:

• archiviazione automatica dei cedolini direttamente dal programma di stampa;
• distribuzione elettronica del documento crittografato;
• stampa elettronica dei libri paga e matricola;
• gestione elettronica dei documenti del personale (Dossier Dipendenti);
• archiviazione dei documenti secondo le norme;
• rispetto delle norme della Privacy.

La funzione di gestione dei cedolini prevede il loro caricamento nel sistema documentale direttamente da spool di stampa. I cedolini prima di essere archiviati vengono crittografati, e quindi resi accessibili solo al personale abilitato e completamente protetti da intrusioni informatiche.

La tenuta delle scritture obbligatorie (ex libri bollati) avviene su supporto magnetico e consente all'operatore di firmare i singoli documenti e di richiedere la marca temporale con un'unica operazione.

Oltre ai cedolini paga, nella gestione del personale si trovano diversi documenti che riguardano la vita privata del collaboratore ed i suoi rapporti con l'azienda. Attraverso Docflow HRDocs è possibile attivare una gestione completamente elettronica di questi documenti, introducendo sicurezza ed efficienza nel processo. I documenti vengono crittografati prima di essere immessi nel sistema documentale, in modo che siano consultabili direttamente solo da personale autorizzato.

2008: GESTIONE DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO

HRDocs si arricchisce del nuovo modulo di gestione del Libro Unico del Lavoro introdotto dal decreto legge del 25 giugno 2008 e convertito, con modificazioni, nella legge 6 agosto 2008, n. 133.
Il modulo acquisisce le informazioni prodotte dai programmi di paghe legacy, anche da programmi diversi, li integra con le informazioni relative ai lavoratori in somministrazione e produce i documenti informatici, numerati progressivamente e legati ai precedenti, come previsto per la tenuta su supporto magnetico del Libro.
La procedura risolve i problemi di adeguamento delle procedure per i programmi legacy che non verranno modificati e permetteranno inoltre di non dover più conservare le copie cartacee dei cedolini.
Il libro unico del lavoro sostituisce ed abroga il vecchio libro paga, nelle sue sezioni retribuzioni e presenze ed il libro matricola.
La soluzione Docflow si integra con tutti i principali sistemi di elaborazione delle paghe e non richiede modifiche agli stessi, si implementa in maniera rapida ed ha un basso impatto con le organizzazioni aziendali. Permette inoltre, in collaborazione con gli altri moduli di HRDocs, la distribuzione dei cedolini e dei modelli CUD tramite posta elettronica.