DOCFLOW COMPLIANCE

Gestione dei processi aziendali sensibili

I documenti aziendali, siano essi in formato elettronico che cartaceo, contengono spesso informazioni sensibili a carattere strategico, finanziario, commerciale, personale.

La produzione, la circolazione e l'archiviazione dei documenti elettronici è infatti regolamentata all'interno dell'azienda. Un basso livello di controllo del flusso può generare diversi problemi:

• Dispersione del know-how aziendale
• Circolazione di informazioni obsolete e inconsistenti
• Indeterminatezza delle responsabilità
• Distribuzione delle informazioni lenta e imprecisa

Ma, processi non conformi, significa soprattutto inefficienze e possibili conseguenze legali. Si pensi alla criticità delle e-mail che sono sempre più utilizzate per comunicazioni aziendali. Occorre non sottovalutare che la circolazione incontrollata di informazioni sensibili comporta rischi di perdita di conoscenza critica per l'azienda, oltre al fatto che le informazioni necessarie per i controlli fiscali e legali vanno mantenute nel modo e per il tempo richiesto secondo le normative in vigore.

Una corretta gestione dei documenti informatici consente una semplice conformità alle varie normative presenti e future (normative relative alla sicurezza, alla qualità agli adempimenti fiscali e legali.) ottenendo allo stesso tempo notevoli vantaggi di QUALITA' , EFFICIENZA ed EFFICACIA dei processi.

La Soluzione

DOCFLOW COMPLIANCE è realizzato proprio allo scopo di supportare l'Azienda nella gestione e manutenzione della documentazione e nello svolgimento dei processi aziendali in ottica di Compliance e Governance. Docflow Compliance è lo strumento ideato per la convalida dei processi a norma:

La convalida di un processo consiste nel produrre una specifica documentazione, con valore legale, che consenta di dimostrare a terzi quali sono stati gli Operatori del processo, i Tempi nei quali il processo si è svolto e le Modalità di esecuzione.

Alle funzioni standard ed essenziali di document & workflow management, Docflow Complaince aggiunge:

• Catalogazione centralizzata
• Tracciatura del ciclo di vita dei documenti
• Flussi approvativi/integrativi
• Distribuzione controllata
• Archiviazione controllata
• Gestione riservatezza
• Audit trail degli accessi e dei processi
• Crittografia e Firma elettronica
• Monitoraggio/Reporting

Per ogni diversa tipologia di documentazione, è possibile definire le singole fasi del flusso di approvazione, i ruoli coinvolti in esse con i rispettivi criteri di accesso alle informazioni ed ai documenti nonchè la possibilità di associare una specifica lista di distribuzione.

E' possibile inoltre definire per ogni ruolo gli utenti o gruppi identificati allo stesso, in modo da svincolare le attività dalla persona fisica, il sistema consente un aggiornamento costante della mappatura utente/ruolo.

"Docflow Compliance " garantisce una gestione collaborativa dei documenti, ne facilità la distribuzione, si integra con le funzioni più avanzate di sicurezza e autenticazione dei documenti (trasformazione in formati portabili (PDF), firma elettronica,...).

E' possibile sottoporre il documento o più documenti(folder) ad un "flow" di lavoro a più mani e definire contestualmente logiche di distribuzione e pubblicazione degli stessi nel rispetto degli obblighi regolamentari di processo. Le procedure di approvazione o distribuzione dei documenti sono disegnati in modo "visual" (rete di Petri) e rappresentate graficamente durante l'instradamento delle informazioni lavorate.