DOCFLOW CRYPTODOCS

Gestione dei documenti riservati

Quella della sicurezza dei documenti riservati in possesso di un'azienda è una questione ancora aperta: sebbene il controllo dei documenti elettronici sia oggi facilmente attuabile grazie all'impiego di firewall e di sistemi documentali che permettono di controllarne l'accesso da parte di utenti esterni non autorizzati, resta da risolvere il problema della protezione dei documenti da parte degli utenti interni all'azienda .

I documenti aziendali sono infatti consultabili dal personale interno, che ipoteticamente potrebbe accedervi senza alcun controllo, farne copie abusive o diffonderli via e-mail.

Per questi motivi è importante proteggere tutte le informazioni anche dall'utilizzo improprio da parte del personale abilitato al loro accesso, definendo i parametri di accesso e consultazione.

Docflow Cryptodocs risponde proprio a queste necessità, definendo nel dettaglio i diritti di accesso ai documenti, in particolare:

• individua le persone che hanno diritto all'accesso;
• definisce tempi e modi di accesso (durata, accesso on-line/off-line);
• favorisce la distribuzione controllata;
• controlla la stampa e il salvataggio dei documenti (chi e quando).

La gestione dei documenti riservati avviene in base alle seguenti funzioni:

• crittografia dei documenti archiviati con certificati digitali;
• inibizione dell'utilizzo dei documenti all'esterno dell'azienda;
• gestione della data del documento;
• traccia di tutti gli accessi ai documenti sensibili.

CryptoDocs può essere utilizzato senza il supporto dei Sistemi Informativi rendendo così la Direzione totalmente autonoma nel gestire le informazioni riservate. L'utilizzo di certificati standard X.509 garantisce un elevato livello di sicurezza e ne consente una gestione unificata.

CryptoDocs protegge quindi i documenti aziendali sia dall'accesso esterno, sia dall'utilizzo improprio degli utenti che hanno diritto ad accedervi.

RELEASE 3.0

La versione di Crysptodocs, disponibile da maggio 2007, introduce alcune importanti migliorie e una notevole estensione funzionale che consente la distribuzione controllata dei documenti al di fuori della rete aziendale.

Tramite la funzione di DRM di CryptoDocs è possibile esportare un documento abilitando alcune specifiche funzioni (accessibilità, duplicazione, stampa) nei confronti di uno specifico utente; si tratta di una funzionalità estremamente utile quando si deve condividere un documento riservato con clienti o fornitori.

Se desiderate visualizzare il dettaglio tecnico delle variazioni introdotte dalla release 3.0 cliccate qui.