EPROCS CT
Gestione del Protocollo
e Correspondence Tracking
Le comunicazioni ufficiali aziendali hanno raggiunto al giorno d'oggi volumi molto elevati. La molteplicità dei canali utilizzati (fax, posta elettronica, telex) e l'obbligo di conservare gli originali dei documenti in entrata e le copie di quelli in uscita, rendono difficoltosa e complessa la loro gestione, anche nel caso in cui le informazioni siano già in formato elettronico.
 La grande mole di documenti che vengono veicolati all'interno e all'esterno dell'azienda devono essere gestiti in modo da permetterne il controllo del flusso, con la certezza di non smarrire le informazioni e di essere sempre a conoscenza dell'ubicazione del documento originale. È necessario poi garantire la riservatezza dei documenti e assolvere agli obblighi imposti dalla legge sulla privacy.
A queste necessità, Docflow risponde con l'applicazione eProcs CT, che garantisce una gestione efficiente di tutti i documenti che circolano in azienda.
eProcs CT permette di:
- acquisire i documenti dalle varie fonti, indicizzarli, e numerarli;
- classificare i documenti in fascicoli e assegnarli automaticamente;
- archiviare gli originali in formato elettronico ed eliminare la copia cartacea in base alle direttive sulla conservazione sostitutiva.
La versione base del sistema è in grado di gestire i flussi di approvazione e assegnazione; la versione avanzata consente di gestire tutti i processi di lavorazione con workflow complessi, che comprendono l'intero ciclo di vita del documento e la pratica da esso generata.
Le diverse funzioni del sistema sono:
- protocollazione: provvede alla registrazione del documento, del suo profilo e dei relativi permessi di accesso, gestendone il checkin/out;
- marcatura: appone sui documenti ricevuti in forma cartacea i dati relativi alla segnatura;
- acquisizione: consente di ricevere il documento da file, scanner, e-mail, fax;
- associazione: provvede ad associare il file del documento ai dati di segnatura e a trasformarlo in formato leggibile ed accessibile indipendentemente dalla postazione di lavoro;
- classificazione: permette di archiviare i documenti e i dati di classificazione per poterli ricercare e consultare in modo semplice e controllato;
- assegnazione: affida ogni documento ad un ufficio o ad un singolo utente predeterminato per conoscenza (sola lettura) o per competenza.
eProcs CT consente inoltre di annullare i documenti in caso di errore e di distruggere gli stessi dopo il periodo obbligatorio di conservazione.
La soluzione si basa sul sistema documentale Hummingbird DM e sul motore di workflow/e-work di Metastorm. Il sistema è totalmente web based e modulare, consentendo quindi di ritagliare soluzioni su misura per utilizzare solo le funzionalità effettivamente richieste; inoltre può essere esteso con funzioni specifiche tramite la costruzione di moduli di tipo plugin.
Questi i moduli che compongono eProcs CT:
- Protocollo
- Gestione documentale
- Modulo di consultazione
- Modulo di gestione
- Firma elettronica
- Acquisizione da spool di stampa
Da eProcs CT è poi stata generata l'applicazione eProcs PA, con l'obiettivo di gestire i processi documentali della Pubblica Amministrazione centrale e locale. La soluzione rappresenta un sistema integrato che opera in base alla normativa vigente e secondo le indicazioni CNIPA in merito alla gestione dei flussi documentali.
Il sistema
gestisce l'intero ciclo di vita del procedimento,
del relativo fascicolo e dei documenti che lo
formano, e rappresenta la piattaforma ideale
per lo sviluppo di soluzioni di eGovernment.
 Scarica
il depliant di eProcs.PA
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