DOCFLOW SHAREDOCS

Gestione collaborativa dei documenti aziendali

Con la diffusione del web è aumentata in modo esponenziale sia la produzione di documenti, sia la possibilità di trasmetterli e reperirne di nuovi. Le informazioni vengono veicolate in un flusso continuo, e ciò richiede operazioni di gestione immediate che coinvolgono spesso diversi operatori.

In questo contesto la "collaborazione digitale" rappresenta una grande opportunità per le aziende che sono alla ricerca di un nuovo modello organizzativo che recepisca i recenti sviluppi e permetta un controllo veloce e sicuro delle informazioni.

La possibilità di condividere in modo organizzato un ambiente di lavoro (desktop) indipendente dalla localizzazione degli utenti, consente di sviluppare dei processi che si discostano dal classico modello aziendale gerarchico, che viene sostituito da gruppi di lavoro creati ad hoc per ogni processo, come una sorta di azienda virtuale.

Docflow risponde a queste esigenze con ShareDocs , un prodotto che riunisce il meglio di pluriennali esperienze nel settore del Document & Workflow Management.

L' applicazione client web comprende i seguenti moduli funzionali:

1. Modulo base e funzioni amministrazione
2. Gestione folder elettronici (eDossier)
3. Gestione firma e crittografia (Cryptodocs)
4. Pubblicazione web (Web Publisher)
5. Gestione modulistica
6. Pubblicazione fuori linea (XmlDocs)
7. Modulo Collaborative (QuickRoute)
8. Multilibrary (SyncroDocs)

Sharedocs offre una sofisticata interfaccia web, parametrizzabile da ogni utente in base alle proprie necessità, che permette l'accesso e la condivisione di qualsiasi documento aziendale in ogni formato.

Il modulo base contiene tutte le funzioni tipiche necessarie per un sistema di collaborative document management , consentendo di "catturare" i documenti direttamente dalle applicazioni che li generano e che comprendono le normali applicazioni Office e moduli specializzati come il gestore di immagini o strumenti quali Autocad.

Ideato per essere utilizzato in un ambiente interamente web, e quindi su contenuti proprietari e spesso riservati, Sharedocs assicura un accesso privato ai documenti attraverso la validazione tramite password e il possesso di un token contenente l'identità dell'utente. L'accesso al contenuto dei documenti può inoltre essere limitato con una cifratura che può essere decifrata solo dal possessore di opportune chiavi ( Cryptodocs ).

Il modulo WebPublisher rende possibile la pubblicazione di documenti in un'area riservata , alla quale gli utenti esterni possono accedere tramite web dopo avere effettuato una registrazione. La pubblicazione off-line è invece assicurata da XmlDocs , che consente di creare insiemi di documenti con associate chiavi di ricerca, che possono poi essere registrati e consultati fuori linea con un semplice browser.