DOCFLOW SYNERGY

Efficienza fino al 50% nella gestione dei processi del servizio Amministrazione e Finanza

I recenti sviluppi normativi che danno piena validità al documento elettronico, consentono di ridisegnare tutti i processi che si svolgono in amministrazione e di ottenere efficienze impensabili altrimenti. Diversi studi attestano a decine di euro il costo che si affronta per il trattamento di ogni fattura, tale costo non può essere ridotto senza intervenire sui processi cartacei.

L'introduzione dei sistemi ERP ha contribuito a rendere più veloce ed economica la gestione dei processi transazionali, lasciando però sostanzialmente immutata la parte documentale.

La convergenza di tre fattori rende però possibile una completa ridefinizione dei processi documentali:

• la diffusione di internet che consente la facile condivisione di dati e documenti;
• lo sviluppo della tecnologia relativa al Document Management;
• la completezza delle normative sul documento informatico a livello europeo.

I documenti, contenitori indispensabili per definire nel dettaglio qualunque transazione, sono gli unici elementi che permettono di ricostruire gli eventi ai fini di prova fiscale, e perciò devono essere conservati.

Le recenti norme che riconoscono il valore del documento informatico consentono tuttavia una totale eliminazione di quello cartaceo; la normativa attuale infatti, dopo la pubblicazione dell'aggiornamento CNIPA, è completa e riconosce la piena validità ai fini legali dei documenti in formato digitale, chiarendo che non serve nemmeno l'intervento del pubblico ufficiale prima di procedere alla distruzione dell'originale cartaceo.

Considerando che le informazioni contabili e finanziarie sono prevalentemente destrutturate e contenute quindi in documenti, si può affermare che:

• fino al 80% dei costi sono legati al trattamento di informazioni documentali;
• attraverso l'utilizzo del documento informatico è possibile ridurre i costi fino ad avere un risparmio compreso tra il 25% e il 50%;
• con l'adozione del sistema di amministrazione digitale si può quindi ottenere un risparmio complessivo compreso tra il 20% e il 40%.

Oltre alla riduzione dei costi, l'utilizzo di processi "paperless" consente di:

• ridurre i tempi di lavoro per la gestione dei processi, la ricerca, la stampa, la distribuzione e la conservazione dei documenti;
• ridurre i tempi di risposta al cliente;
• azzerare la perdita di documenti;
• semplificare la gestione della privacy.

La soluzione documentale per l'amministrazione digitale proposta da Docflow è Synergy, un'applicazione che consente di gestire tutti i documenti del ciclo attivo, con cattura degli spool di stampa, e del ciclo passivo, inclusa la gestione degli scanner e dei flussi di approvazione delle fatture, attraverso il processo di scansione e validazione tramite firma elettronica.

Synergy è composto dal sistema di gestione documentale Hummingbird DM, dal sistema opzionale di workflow Metastorm eWork, e dai diversi moduli specifici sviluppati da Docflow:

Qui di seguito i moduli che compongono DOCFLOW SYNERGY

• Synergy Web Application: modulo che permette la cattura da varie fonti, la classificazione, la correlazione e l'accesso controllato ai documenti amministrativi
• Synergy Dispatcher: modulo che permette la distribuzione automatica dei documenti tramite mail, fax, printel o pubblicazionesu apposito sito web
• Synergy eInvoice: modulo per per la creazione ed invio della Fattura Elettronica
• Synergy eDocs: modulo per la cattura automatica delle fatture passive
• Synergy Vefa: modulo di workflow per la validazione delle fatture passive
• Synergy ERP Integration: modulo che consente di collegare e sincronizzare i documenti alle transazioni del sistema ERP incluso SAP
• Synergy AipaDocs : modulo per la conservazione sostitutiva

Synergy sostituisce gli obsoleti archivi cartacei, microfilm e nastri con un sistema sempre accessibile di informazioni sui documenti, garantendo:

• una sensibile riduzione dei costi grazie alla totale eliminazione della carta;
• un risparmio di tempo nella ricerca dei documenti;
• un notevole incremento nella qualità del servizio complessivo.