
Nata nel 1996 dalla fusione della svizzera Adia con la francese Ecco, Adecco è oggi la società leader mondiale per i servizi nel settore delle Risorse Umane. In Italia è presente con una rete di 400 agenzie capillarmente diffuse sul territorio.
Ogni giorno una squadra di 1800 consulenti costituisce il punto di incontro tra le aziende e i candidati, offrendo alle prime i talenti di cui hanno bisogno, e ai secondi il lavoro che desiderano. Adecco si propone come il partner ideale in ambito HR grazie alla sua offerta di servizi che rispondono a tutte le esigenze aziendali:
I servizi offerti sono “tagliati” in base al settore di appartenenza delle aziende clienti, grazie all’articolazione dell’offerta nelle seguenti Business Line: Engineering & Technical, Information Technology, Finance & Legal, Industrial, Office, Sales & Marketing, Medical & Science.
A queste si aggiungono: Adecco Training, specializzata in formazione del personale e Lee Hecht Harrison- DBM, che si occupa di ricollocazione professionale.
A partire dal 2005, Adecco è stata interessata da una vera e propria “rivoluzione digitale” dei suoi processi amministrativi. Cominciata con la dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei registri contabili, la digitalizzazione ha progressivamente interessato tutti gli ambiti di gestione delle informazioni sottostanti i rapporti con i lavoratori somministrati e le aziende clienti che li impiegano, con l’obiettivo di rendere maggiormente efficienti, più rapidi e meno costosi i processi di:
A questi due progetti già a regime con successo, se ne aggiunge un terzo oggi in fase di lancio, che con essi ha in comune i concetti chiave di “condivisione delle informazioni” e “velocità delle relazioni” e riguarda la digitalizzazione dei contratti con le aziende clienti. Per dare un idea della portata del progetto di digitalizzazione dei processi amministrativi in Adecco basta pensare che, ogni anno l’azienda gestisce circa 1,2 milioni di pagine di documenti, tra registri contabili, fatture attive, cedolini e CUD. Precisamente:
È convinzione di Adecco che la gestione digitale di una simile numerosità di documenti consenta:
Il primo progetto di conservazione sostitutiva in Adecco è divenuto pienamente operativo nel 2006, e ha previsto la dematerializzazione di tutti i registri contabili aziendali e la loro archiviazione ottica con apposizione di marca temporale a norma di legge, utilizzando un applicativo di gestione documentale DocFlow. Il progetto ha permesso di apprezzare i benefici economici e informativi della gestione elettronica dei documenti. Pertanto, Adecco ha cominciato a riflettere sulla possibilità di estendere il concetto di digitalizzazione anche ad altri documenti, consapevole che i connessi risparmi di costo non derivano solo dall’annullamento della carta, ma soprattutto dall’acquisita velocità di disponibilità e condivisione delle informazioni veicolate da tali documenti.
Il primo processo interessato da questa volontà di cambiamento fu la fatturazione attiva. Si tratta di un processo delocalizzato: ciascuna delle 400 filiali emette le fatture ai clienti di propria competenza. Il processo si articola nelle seguenti fasi:
La configurazione originaria del processo implicava anche la delocalizzazione delle attività di stampa, spedizione e archiviazione delle fatture che dunque comportava:
Iniziato e completato nel 2007, il progetto di digitalizzazione della fatturazione attiva mirava a centralizzare in Sede la parte terminale del processo (stampa, spedizione e archiviazione), attraverso:
Terminata la procedura di archiviazione elettronica, DocFlow invia a Adecco i dati del lotto di elaborazione, cioè i numeri di protocollo e le date di archiviazione delle fatture processate. Qualora Adecco abbia necessità di reperire le fatture archiviate, ne fa richiesta a DocFlow fornendo il numero di lotto e il numero di protocollo.
Con cadenza semestrale, DocFlow produce un dvd di backup dell’archivio fatture, che consegna a Adecco.
L’intervento di digitalizzazione ha quindi comportato l’accentramento della parte terminale del processo. Ciò ha consentito:
L’istituto del lavoro somministrato prevede che l’agenzia per il lavoro assuma i lavoratori che sono impiegati temporaneamente presso le aziende clienti. Per Adecco ciò significa avere mediamente ogni giorno 25.000 dipendenti distribuiti su 18.000 diverse sedi di lavoro (le aziende clienti). Questi numeri ben rappresentano la complessità del complesso di consegna dei cedolini paga e dei modelli CUD ai lavoratori. Si comprende facilmente come gestire in formato cartaceo, con stampa e consegna a mano da parte delle filiali di un numero così elevato di documenti implichi un notevole costo, sia in termini monetari che in termini di tempo.
Per questo motivo Adecco, nel 2008, ha lanciato un progetto di dematerializzazione dei cedolini paga e degli altri documenti retributivi, con l’obiettivo di renderli disponibili in formato pdf in un area riservata del portale Web aziendale, accessibile solo ai lavoratori.
Nello specifico, dal sistema paghe vengono importati i cedolini nella forma di file di spool e archiviati nel repository del sistema di gestione documentale, in formato pdf. A questo punto i documenti possono prendere due strade:
Occorre precisare che il progetto di digitalizzazione dei documenti retributivi dei lavoratori somministrati ha coinvolto solo l’attività di consegna. Per estendere il progetto anche alla conservazione sostitutiva dei cedolini è necessario che essi presentino la firma digitale, intervento non ancora posto in essere da Adecco.
Risulta invece già in essere la conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro (LUL), risultato di un progetto curato in autonomia dall’Area Sistemi Informativi di Adecco, con la consulenza di Docflow. Nel LUL sono registrati i dati retributivi e le presenze di tutto il personale aziendale: staff di Sede e di filiale e lavoratori somministrati. Il progetto ha implicato l’implementazione di funzionalità del sistema di gestione documentale, finalizzate a:
Ad oggi sono archiviate nel repository del sistema di gestione documentale circa 2,4 milioni di pagine di LUL.
L’esperienza di digitalizzazione del processo di fatturazione attiva di Adecco costituisce un significativo esempio di come la sostituzione dei documenti cartacei con formati elettronici consenta un agile scambio di informazioni anche in un contesto caratterizzato da una gran numerosità di interlocutori esterni all’azienda (nel caso in esame, aziende clienti e lavoratori impiegati presso di esse), e di come il miglioramento della condivisione delle informazioni porti con sé benefici:
L’impianto di processo e l’infrastruttura informatica di supporto colpiscono per la loro idoneità a gestire un ampissimo numero di documenti: 1,5 milioni di pagine archiviate annualmente, per un totale di 8,5 milioni di pagine contenute nell’archivio digitale tra buste paga, LUL, CUD e fatture attive. La scalabilità, cioè la sua attitudine ad accogliere un numero sempre più ampio di documenti, risulta dunque un importante punto di forza del sistema di gestione documentale implementato da Adecco.
Il successo del progetto è testimoniato dal tasso di adesione alle nuove pratiche di invio dei documenti, da parte dei destinatari:
Meritano dunque un’ultima considerazione due elementi organizzativi che hanno consentito il successo del progetto. Anzitutto, esso ha beneficiato del pieno supporto di tutto il top management aziendale, che ha fatto sì che il progetto fosse percepito come legato al business, dunque non finalizzato alla soddisfazione di esigenze della sola Amministrazione o dei Sistemi Informativi. In secondo luogo, la scalabilità del sistema e la continua apertura del perimetro del progetto non solo ad altri aspetti del ciclo attivo (dematerializzazione dei contratti, in fase di studio), ma anche al ciclo passivo (digitalizzazione del processo di registrazione e verifica delle fatture passive) sono conseguenza dell’orientamento al miglioramento continuo proprio della Direzione Sistemi Informativi di Adecco Italia e, in particolare, del dipartimento Innovazione facente capo ad essa, il cui obiettivo è la ricerca e l’implementazione di soluzioni che facilitino lo svolgimento del business, tra le quali la digitalizzazione dei processi occupa un posto di primo piano.
[Articolo estratto dal libro AGIRE IN DIGITALE a cura di Gianluca Meloni - Egea Editore. Copyright EGEA Spa. Tutti i diritti sono riservati.]