L'Azienda

Nata nel 1996 dalla fusione della svizzera Adia con la francese Ecco, Adecco è oggi la società leader mondiale per i servizi nel settore delle Risorse Umane. In Italia è presente con una rete di 400 agenzie capillarmente diffuse sul territorio.
Ogni giorno una squadra di 1800 consulenti costituisce il punto di incontro tra le aziende e i candidati, offrendo alle prime i talenti di cui hanno bisogno, e ai secondi il lavoro che desiderano. Adecco si propone come il partner ideale in ambito HR grazie alla sua offerta di servizi che rispondono a tutte le esigenze aziendali:

• somministrazione di lavoro a tempo determinato, cioè la fornitura di lavoratori professionali a termine, a fronte di ragioni di carattere tecnico, produttivo, organizzativo o sostitutivo;
• somministrazione di lavoro a tempo indeterminato (staff leasing), con la quale le agenzie per il lavoro garantiscono la flessibilità alle aziende, ma la continuità lavorativa ai candidati, assunti a tempo indeterminato dall’agenzia;
• ricerca e Selezione di personale;
• outsourcing, cioè l’organizzazione dell’operato dei lavoratori somministrati al fine di consentire all’azienda cliente di esternalizzare un’attività o un processo;
• consulenza HR/Organizzativa, orientata alla fornitura di soluzioni per la valutazione del potenziale e per lo sviluppo del personale e delle aziende clienti.

I servizi offerti sono “tagliati” in base al settore di appartenenza delle aziende clienti, grazie all’articolazione dell’offerta nelle seguenti Business Line: Engineering & Technical, Information Technology, Finance & Legal, Industrial, Office, Sales & Marketing, Medical & Science.

A queste si aggiungono: Adecco Training, specializzata in formazione del personale e Lee Hecht Harrison- DBM, che si occupa di ricollocazione professionale.

La digitalizzazione dei processi amministrativi: un perimetro in continuo ampliamento

La “rivoluzione digitale”

A partire dal 2005, Adecco è stata interessata da una vera e propria “rivoluzione digitale” dei suoi processi amministrativi. Cominciata con la dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei registri contabili, la digitalizzazione ha progressivamente interessato tutti gli ambiti di gestione delle informazioni sottostanti i rapporti con i lavoratori somministrati e le aziende clienti che li impiegano, con l’obiettivo di rendere maggiormente efficienti, più rapidi e meno costosi i processi di:

• fatturazione attiva, con la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva delle circa 200.000 fatture emesse ogni anno dalle 400 filiali sul territorio nazionale;
• distribuzione dei cedolini paga e dei moduli CUD ai lavoratori somministrati, per un totale di circa 800.000 emessi ogni anno.

A questi due progetti già a regime con successo, se ne aggiunge un terzo oggi in fase di lancio, che con essi ha in comune i concetti chiave di “condivisione delle informazioni” e “velocità delle relazioni” e riguarda la digitalizzazione dei contratti con le aziende clienti. Per dare un idea della portata del progetto di digitalizzazione dei processi amministrativi in Adecco basta pensare che, ogni anno l’azienda gestisce circa 1,2 milioni di pagine di documenti, tra registri contabili, fatture attive, cedolini e CUD. Precisamente:

• 150.000 pagine di registri contabili;
• 220.000 pagine di fatture attive;
• 750.000 pagine di documenti retributivi (cedolini e CUD) dei lavoratori somministrati;

È convinzione di Adecco che la gestione digitale di una simile numerosità di documenti consenta:

• l’agevole adempimento delle tempistiche e di altri requisiti dettati dalle normative connesse al trattamento di fatture e documenti retributivi;
• la gestione di tali documenti attraverso workflow “cablati” a sistema, mediante i quali effettuare elettronicamente le attività di approvazione, spedizione, notifica di disponibilità, archiviazione;
• la piena tracciabilità delle transazioni connesse a documenti gestiti elettronicamente;
• l’ulteriore agevolazione della consegna di tali documenti ai destinatari mediante la loro pubblicazione via Internet (su portale aziendale con accesso riservato);
• l’incremento della velocità di reperimento dei documenti archiviati.

La digitalizzazione del processo di fatturazione attiva

Caratteristiche del processo

Il primo progetto di conservazione sostitutiva in Adecco è divenuto pienamente operativo nel 2006, e ha previsto la dematerializzazione di tutti i registri contabili aziendali e la loro archiviazione ottica con apposizione di marca temporale a norma di legge, utilizzando un applicativo di gestione documentale DocFlow. Il progetto ha permesso di apprezzare i benefici economici e informativi della gestione elettronica dei documenti. Pertanto, Adecco ha cominciato a riflettere sulla possibilità di estendere il concetto di digitalizzazione anche ad altri documenti, consapevole che i connessi risparmi di costo non derivano solo dall’annullamento della carta, ma soprattutto dall’acquisita velocità di disponibilità e condivisione delle informazioni veicolate da tali documenti.

Il primo processo interessato da questa volontà di cambiamento fu la fatturazione attiva. Si tratta di un processo delocalizzato: ciascuna delle 400 filiali emette le fatture ai clienti di propria competenza. Il processo si articola nelle seguenti fasi:

1. i lavoratori impiegati presso le aziende clienti compilano con cadenza giornaliera un rapportino delle ore lavorate, in formato cartaceo;
2. con cadenza mensile, i rapportini sono approvati dalle aziende clienti e inviati alle filiali Adecco di riferimento; in alternativa alla rilevazione delle ore lavorate su moduli cartacei, le aziende possono avvalersi del servizio di inserimento delle ore direttamente in un area riservata del portale Web Adecco, consentendo la loro contestuale registrazione le ore sul sistema gestionale aziendale (Olé); ad oggi, il 19% dei clienti ha aderito al servizio descritto;
3. ricevuti i rapportini cartacei, il personale di filiale accede al sistema Olè e inserisce i dati orari in essi contenuti ed emette le fatture.

La configurazione originaria del processo implicava anche la delocalizzazione delle attività di stampa, spedizione e archiviazione delle fatture che dunque comportava:

• ulteriore carico di lavoro per le filiali;
• dispersione delle risorse di stampa (carta, toner), su 400 punti di emissione, con conseguenti diseconomie di scala;
• necessità di stampare due copie cartacee per ogni fattura, una per il cliente, l’altra per l’archiviazione interna;
• necessità per la filiale di dotarsi di spazi di archiviazione fisica delle fatture.

Di seguito la nuova configurazione del processo.

1. Fatturazione. Utilizzando il sistema Olè, ciascuna filiale inserisce i dati dei rapportini ore dei lavoratori e produce le fatture in formato pdf. Insieme alle fatture, la filiale alimenta anche un file in formato XML che contiene, per ciascun cliente le informazioni sulla modalità di gestione delle fatture: destinatari, indirizzi e-mail e fisici, metodo di invio (e-mail o posta ordinaria).
2. Importazione dati. Durante la notte i file pdf e XML vengono importati automaticamente in un repository, che costituisce l’archivio organizzato al quale accedono le filiali per i controlli e le verifiche sulle fatture.
3. Controllo fatture. Le filiali accedono al repository e verificano la correttezza del contenuto delle fatture da inviare.
4. Invio fatture. I documenti in pdf archiviati nel repository sono elaborati da una procedura automatica di invio ai clienti nei tempi e agli indirizzi indicati nel file XML. Ad oggi l’82% delle aziende clienti ha aderito alla fatturazione elettronica. Per il restante 18% le filiali provvedono alla stampa e all’invio mediante posta ordinaria. Un numero destinato a diminuire, vista la velocità di crescita del tasso di adesione alla nuova modalità di invio.
5. Conservazione sostitutiva. Per l’archiviazione delle fatture attive, Adecco si avvale della collaborazione di DocFlow, cui l’attività affidata in outsourcing. DocFlow riceve dall’applicativo di gestione del repository aziendale un flusso di fatture in formato pdf e provvede all’apposizione di marca temporale e firma digitale (su delega di Adecco), necessarie per la conservazione a norma di legge.

Terminata la procedura di archiviazione elettronica, DocFlow invia a Adecco i dati del lotto di elaborazione, cioè i numeri di protocollo e le date di archiviazione delle fatture processate. Qualora Adecco abbia necessità di reperire le fatture archiviate, ne fa richiesta a DocFlow fornendo il numero di lotto e il numero di protocollo.

Con cadenza semestrale, DocFlow produce un dvd di backup dell’archivio fatture, che consegna a Adecco.

L’intervento di digitalizzazione ha quindi comportato l’accentramento della parte terminale del processo. Ciò ha consentito:

• l’incremento della velocità e della precisione di condivisione delle informazioni verso l’esterno e della ricerca interna delle stesse;
• la tracciabilità degli invii tramite email e la garanzia di consegna immediata dei documenti ai destinatari corretti, che ha permesso l’azzeramento dei problemi di recapito delle fatture, con un effetto positivo sui tempi medi di pagamento da parte dei clienti.
• l’aumento della capacità aziendale di monitoraggio e controllo delle transazioni associate ai documenti;
• la riduzione dei costi di processo (per minore necessità di stampa e archiviazione di documenti cartacei).

Nello specifico, dal sistema paghe vengono importati i cedolini nella forma di file di spool e archiviati nel repository del sistema di gestione documentale, in formato pdf. A questo punto i documenti possono prendere due strade:

1. consegna in formato elettronico: una procedura automatica carica i cedolini in formato pdf in un’area riservata ai lavoratori sul portale Web aziendale; i lavoratori che hanno aderito al servizio di disponibilità online del cedolino (circa 20.000, pari al 55% del totale) possono scaricare il cedolino e stamparlo per proprio conto; la disponibilità del documento sul portale viene notificata ai lavoratori mediante una e-mail automatica; l’attuale tasso di adesione implica il risparmio di costi di stampa di oltre 400.000 pagine di documenti tra cedolini e CUD;
2. consegna in formato cartaceo: le buste paga prodotte in formato pdf, sono messe a disposizione delle filiali di competenza attraverso una procedura automatica; le filiali procedono alla stampa e alla consegna dei documenti ai lavoratori.

Occorre precisare che il progetto di digitalizzazione dei documenti retributivi dei lavoratori somministrati ha coinvolto solo l’attività di consegna. Per estendere il progetto anche alla conservazione sostitutiva dei cedolini è necessario che essi presentino la firma digitale, intervento non ancora posto in essere da Adecco.

Risulta invece già in essere la conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro (LUL), risultato di un progetto curato in autonomia dall’Area Sistemi Informativi di Adecco, con la consulenza di Docflow. Nel LUL sono registrati i dati retributivi e le presenze di tutto il personale aziendale: staff di Sede e di filiale e lavoratori somministrati. Il progetto ha implicato l’implementazione di funzionalità del sistema di gestione documentale, finalizzate a:

• l’importazione, nel repository del sistema di gestione documentale, dei dati sulle presenze dei dipendenti registrati nel sistema di gestione delle paghe;
• la produzione e l’alimentazione del LUL in formato pdf;
• l’apposizione massiva di firma digitale e della marca temporale massive, su tutte le pagine del LUL;
• l’archiviazione in formato elettronico accessibile solo all’Amministrazione del personale.

Ad oggi sono archiviate nel repository del sistema di gestione documentale circa 2,4 milioni di pagine di LUL.

Conclusioni

L’esperienza di digitalizzazione del processo di fatturazione attiva di Adecco costituisce un significativo esempio di come la sostituzione dei documenti cartacei con formati elettronici consenta un agile scambio di informazioni anche in un contesto caratterizzato da una gran numerosità di interlocutori esterni all’azienda (nel caso in esame, aziende clienti e lavoratori impiegati presso di esse), e di come il miglioramento della condivisione delle informazioni porti con sé benefici:

• relazionali, grazie all’immagine di trasparenza alla garanzia di tracciabilità che deriva dallo scambio elettronico di documenti;
• economici, grazie al risparmio di costi di stampa e spedizione dei documenti gestiti in formato digitale;
• gestionali, grazie alla garanzia di corretto recapito delle fatture ai clienti, che elimina il rischio di mancato pagamento.

L’impianto di processo e l’infrastruttura informatica di supporto colpiscono per la loro idoneità a gestire un ampissimo numero di documenti: 1,5 milioni di pagine archiviate annualmente, per un totale di 8,5 milioni di pagine contenute nell’archivio digitale tra buste paga, LUL, CUD e fatture attive. La scalabilità, cioè la sua attitudine ad accogliere un numero sempre più ampio di documenti, risulta dunque un importante punto di forza del sistema di gestione documentale implementato da Adecco.

Il successo del progetto è testimoniato dal tasso di adesione alle nuove pratiche di invio dei documenti, da parte dei destinatari:

• l’82% delle aziende clienti ricevono le fatture in formato elettronico;
• il 55% dei lavoratori somministrati scarica il proprio cedolino dal portale Web Adecco.

Meritano dunque un’ultima considerazione due elementi organizzativi che hanno consentito il successo del progetto. Anzitutto, esso ha beneficiato del pieno supporto di tutto il top management aziendale, che ha fatto sì che il progetto fosse percepito come legato al business, dunque non finalizzato alla soddisfazione di esigenze della sola Amministrazione o dei Sistemi Informativi. In secondo luogo, la scalabilità del sistema e la continua apertura del perimetro del progetto non solo ad altri aspetti del ciclo attivo (dematerializzazione dei contratti, in fase di studio), ma anche al ciclo passivo (digitalizzazione del processo di registrazione e verifica delle fatture passive) sono conseguenza dell’orientamento al miglioramento continuo proprio della Direzione Sistemi Informativi di Adecco Italia e, in particolare, del dipartimento Innovazione facente capo ad essa, il cui obiettivo è la ricerca e l’implementazione di soluzioni che facilitino lo svolgimento del business, tra le quali la digitalizzazione dei processi occupa un posto di primo piano.

[Articolo estratto dal libro AGIRE IN DIGITALE a cura di Gianluca Meloni - Egea Editore. Copyright EGEA Spa. Tutti i diritti sono riservati.]