C'era una volta una guidovia. Un mezzo di trasporto dall’aspetto del tutto simile a quello di una littori­na, ma con pneumatici al posto delle ruote in fer­ro. Collegava Genova al Santuario della Madonna della Guardia, con una strada che saliva ripida percorrendo più di 700 metri di dislivello. Erano altri tempi, oggi hanno preso il posto delle onorate guidovie moderni sistemi di trasporto. Per ripercorrere la storia di questo mezzo dobbiamo risalire al lontano 1908, quando il fondatore dell’oggi nota ‘Auto­guidovie’, Alberto Laviosa, introdusse nel mondo dei tra­sporti la sua innovazione: una motrice dal corpo di carrozza ferroviaria con le ruote di un’automobile. Con la guidovia si lanciava nei trasporti un nuovo sistema di trazione a motore diesel che avrebbe poi sostituito le cremagliere. Dopo un primo sviluppo che ha visto una notevole im­pennata all’indomani della Seconda guerra mondiale, Autoguidovie conobbe una successiva forte espansione durante gli anni ’50 e ’60, periodo in cui rafforzò i servizi sia nel pubblico, sia nel privato. Grazie alla dedizione e ai sacrifici di tutta la famiglia l’azien­da è arrivata alla quarta generazione. In Autoguidovie oggi lavorano circa 700 persone, delle quali 500 sono autisti. Di autobus se ne contano più di 500, ma per Natale è in previ­sione l’arrivo di altri 40 veicoli nuovi. Un invito a scoprire insieme i segreti di un azienda che ha fatto la storia del trasporto privato in Italia. Al vertice incon­triamo il presidente, Camillo Ranza. Nelle sue parole storie di un lavoro oggi scomparso, ma anche storie di relazioni tra politica, bene pubblico e servizio privato. Un leitmotiv che accompagna quotidianamente quel tipo di imprenditore dal cuore impavido su cui l’Italia può ancora contare.

Così avete iniziato un’avventura camminando sulle vo­stre gambe. Che strategia avete adottato per competere con il servizio pubblico?

Abbiamo pensato a due vie per rilanciare la sfida: quella della tecnologia IT e quella della partnership vincente. Per quanto riguarda la scelta del partner la storia è complessa. Avevamo siglato un accordo con la Transdev, società a capitale della Cassa Depositi e Prestiti francese e dell’allora Banca San Pao­lo. Il giorno dopo la sigla dell’accordo vincemmo insieme il bando di concorso per i trasporti nel territorio di Genova. Da lì nacquero i primi attriti con Transdev che poi si accaparrò per intero le linee di trasporto genoane. Dall’esperienza di la­voro a contatto coi francesi abbiamo imparato molto, soprat­tutto per quel che riguarda la pianificazione a lungo termine.

Quali sono i valori su cui si basa la vostra value propro­sition?

Ne potremmo individuare principalmente tre. I Passeggeri, il Personale, l’Organizzazione. Su questi tre pilastri poggiano i valori dell’azienda. I Passeggeri: tutta l’attività di Autoguidovie è focalizzata sui nostri clienti. L’azienda colloca la loro soddisfazione al cen­tro del suo progetto d’impresa.Vogliamo mantenere le nostre promesse sia con il cliente istituzionale, sia con il passegge­ro che utilizza il servizio pubblico. Ovviamente con un oc­chio di riguardo sempre alla redditività – uno dei nostri fiori all’occhiello – che riusciamo a mantenere alta perché paghia­mo costi di gestione più bassi rispetto ad altre aziende della nostra dimensione. Il Personale: oggi ogni dipendente trova la sua storia pro­fessionale tracciata su una scheda formativa privata in cui sono annotate tutte le informazioni. Abbiamo da poco portato a termine la mappatura di tutti i ruoli, allocando le persone nelle posizioni a loro più consone e riscrivendo le job description.

Quanto state investendo e quanto tempo dedicate alla formazione del personale?

L’azienda ha investito oltre 600mila euro in formazione. Per tutti i dipendenti sono previste sessioni formative a seconda del ruolo e dell’incarico specifico che svolgono. Sulla formazione degli autisti stiamo investendo molto, e lo facciamo convinti che migliorare le loro competenze relazionali con i passeggeri costituisca un valore aggiunto per Autoguidovie. Spesso gli autisti del livello più alto affiancano nella formazione i più giovani, facendo leva sulla loro competenza professionale.

Come è avvenuto l’incontro con DocFlow e cosa è cambiato nei processi?

G.P.: L’esigenza che ci ha suggerito di rivolgerci a una società come DocFlow era quella di dematerializzare la mole di documenti presenti nei faldoni che occupavano ormai troppo spazio. Con diverse sedi distaccate in Lombardia i documenti cartacei rischiavano di non giungere a destinazione in tempo e per la loro gestione spesso si producevano diseconomiche ridondanze. Il bisogno è esploso all’indomani della presa in carico del servizio di trasporto nell’area di Milano Sud Est (luglio 2007) e qualche mese dopo nella odierna provincia di Monza e Brianza.
Con la crescita della società si erano create nuove strutture delocalizzate con segreterie amministrative che operavano in modo disomogeneo così che la gestione documentale era diventata ingombrante e poco tempestiva. Inoltre, una massa consistente di documenti non veniva ‘protocollata’. In questo modo il margine di rischio per la dispersione di informazioni importanti era elevatissimo.
A fine 2008 la scelta strategica è stata di individuare in DocFlow un nuovo partner a cui affidare la nostra gestione documentale.

In concreto, quali miglioramenti con la nuova gestione documentale?

G.P.: Dal 2009 abbiamo dematerializzato 8mila documenti relativi alla corrispondenza in entrata/uscita, quasi 30mila documenti amministrativi e altri 30mila documenti del Personale, 50mila verbali e circa 8mila ordini.
Il progetto sulla gestione documentale ha avuto da subito un riscontro positivo per l’azienda, e in tempi davvero rapidi ha portato risultati. Attraverso la visualizzazione dei flussi di processo abbiamo avuto la misura del tempo e del lavoro che avremmo potuto risparmiare.
Cifre da capogiro: con il vecchio sistema si producevano complessivamente mezzo milione di pagine di carta in un anno, di cui circa 100mila inutilizzate. Ogni documento veniva duplicato fino a 15 volte. Analisi di mercato condotte da enti terzi stimano che il costo di trattamento di una fattura cartacea è circa 18 euro e il tre per cento dei documenti finisce archiviato erroneamente. Potrebbe sembrare una cifra modesta, ma se pensiamo che per recuperare
un documento archiviato erroneamente si spendono circa 120 euro, occorreva trovare una soluzione.
Oggi un documento acquisito dalle segreterie periferiche (unità di Business) è immediatamente disponibile in sedecentrale e viceversa, mantenendo una tracciabilità puntuale su chi/quando ha preso visione del documento.
Oggi non dobbiamo più aprire un faldone per ricercare una fattura, non dobbiamo ricercare tra scaffali impolverati il libro giornale ed i registri iva dell’anno precedente. Anche il cedolino paga è disponibile in formato digitale e soggetto ad archiviazione ottica sostitutiva.

Per le persone che operano sul sistema è stato difficile imparare i segreti della nuova gestione in formato digitale?

G.P.:La sfida più grande oggi è formare i dipendenti che operano sul sistema per far capire loro l’importanza di gestire, catalogare ed archiviare immediatamente i documenti in entrata. Al momento sono cento le utenze attive che accedono al sistema. Per questi cento dipendenti è stata progettata una formazione ad hoc sull’utilizzo del gestionale.