Dematerializzare la lavorazione del ciclo passivo delle fatture per migliorare l’efficienza e la governance dei processi documentali a sup­porto di processi di business governati da Sap. Questo il progetto che Galileo Avionica, società del Gruppo Finmeccanica, ha avviato con DocFlow imple­mentando Synergy, la soluzione per l’automatizzazione e semplificazione della gestione dei processi amministra­tivi. Quali le motivazioni che hanno portato all’introduzio­ne di una soluzione che si è rivelata un propulsore in grado di portare innovazione all’organizzazione nel suo complesso? Il processo di gestione del ciclo passivo (circa

60.000 fatture), era distribuito tra 6 sedi ma in moda­lità totalmente destrutturata, senza corrispondenza tra carichi di lavoro e personale. Con inevitabili conseguenze in termini di inefficienze e negativi impatti sui costi. Era dunque urgente migliorare la distribuzione dei cari­chi di lavoro centralizzando gli archivi e ottimizzando la governance complessiva della gestione del ciclo passi­vo, senza compromettere i livelli occupazionali. Synergy consente di centralizzare la contabilità fornito­ri unificando i processi di lavorazione e approvazione, accedere ai documenti direttamente dal client SAP, eli­minare gli interscambi di documenti tra sedi contabili e sedi operative per approvazioni e anomalie, semplificare i processi, notificare immediatamente i diversi eventi che accadono ed eliminare gli archivi cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva. Il progetto si è concretizzato con il più totale coinvolgi­mento degli utenti che, grazie all’approccio del prototipo incrementale adottato da DocFlow, sono stati coinvolti sin dalle sue prime fasi, provando sul campo il ‘prototi­po’ della soluzione. Abbiamo approfondito le dinamiche del progetto e la sua effettiva implementazione in azienda con il dottor Piero Rancilio, VP Deputy CEO Financial Controller di Ga­lileo Avionica. Che ci spiega in questa intervista come tutti i percorsi di innovazione richiedono la predisposi­zione ad assumersi dei rischi. E anche coraggio. Per sostenere le proprie scelte in attesa dei risultati.

L’intervento di DocFlow riguarda in modo speci­fico l’automazione del ciclo passivo. Quali le problematiche che riguardavano questo ambito?

Per quanto concerne il ciclo passivo, uno dei proble­mi principali riguardava la distribuzione delle attivi­tà, poco coerente con la dislocazione delle persone: in alcuni siti (6 i settori contabili, dove ognuno fa capo a uno o più stabilimenti di produzione, ndr) il numero di persone presenti non era coerente rispetto al carico delle attività, mentre in altri si verificava una situa­zione opposta. Da qui l’esigenza di migliorare le modalità di distri­buzione del lavoro riguardante il ciclo passivo, a pre­scindere dal sito di registrazione dell’attività.

E qui entra in scena DocFlow…

Esattamente. Abbiamo adottato la soluzione Synergy di DocFlow che ci permette di archiviare in un uni­co ambiente tutte le immagini delle fatture, che sono potenzialmente poi registrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque si trovi, perché condivise in uno stesso repository. Non è piu’ dunque indispensabile la presenza cartacea del documento per registrare: l’attività è centralizzata e distribuita nello stesso tempo. Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulenziale si è rivelata importante nella progettazione del ciclo organizzativo di processo e ha trovato la giusta me­diazione per adeguare l’implementazione del software alle nostre esigenze.

È possibile individuare le fasi del progetto?

Inizialmente abbiamo verificato la coerenza della pro­posta teorica con i processi in essere. Con una analisi approfondita abbiamo accettato di evolvere verso un modello operativo il più possibile “less paper”: cioè razionalizzare il flusso documentale fino alla autoriz­zazione al pagamento.Il nostro obiettivo era evitare che una non bilanciata riduzione delle risorse sui vari siti avesse effetti sul livello della prestazione offerta. È stata poi introdotta l’acquisizione dei singoli docu­menti nei vari siti, in un momento successivo concen­trati in un unico centro di raccolta. Questo ha introdotto la possibilità delle comunica­zione elettroniche verso tutti gli altri enti aziendali coinvolti nel processo con significativi benefici. Un passaggio non da poco per un’azienda che gestisce all’incirca 60.000 fatture all’anno, e che ora ha la pos­sibilità di eliminare l’archivio cartaceo gestendo tutto il processo in modalità digitale.

Il processo ha poi avuto un’evoluzione?

Dall’idea iniziale abbiamo esteso gradualmente il pro­getto a una serie di attività che gestivamo in modo ma­nuale, non necessariamente amministrative, come il processo di liquidazione-autorizzazione al pagamento delle fatture per prestazione. Il terzo step sarà valutare se, oltre all’acquisizione via scanner delle fatture, potremo passare all’acquisizione via mail dell’informazione. Un cambiamento che, dal punto di vista organizzativo, comporterà anche una modifica del nostro Sap. In prospettiva, inoltre, vorremmo adottare lo stesso percorso anche sul ciclo attivo, non tanto per razio­nalizzare il processo, ma per rendere più semplice e trasparente la tracciabilità dei documenti che sono as­sociati, per esempio, ai serial number dei componenti oggetto di fornitura.

Come è nato il progetto e quali i profili coinvolti?

L’idea è nata in modo tutto sommato abbastanza ca­suale: in un primo contatto da parte di DocFlow, mi è stata suggerita la possibilità di un approccio metodologico diverso più coerente con la nuova realtà aziendale. Mi sono rivolto alla Direzione Ict per capi­re come e se quest’idea fosse compatibile e integrabile con il nostro Sap. Una volta verificatane la fattibilità e avendo trovato in DocFlow il partner, abbiamo sponsorizzato il proget­to ai vertici aziendali, presentando loro rischi e van-Sì. Però alle tecnologie si deve accompagnare un approccio innovativo e una certa propen­sione al rischio; a cui affiancare soluzioni che essendo realmente tarate sulle esigenze dell’azien­da, diano un effettivo valore aggiunto alla gestione del pro­cesso aziendale. Partendo con piccoli obiettivi e piccoli passi. Perché attendersi immediata­

mente risultati elevati rischia di vanificare il lavoro complessivo. Mentre i piccoli passi danno subito evidenza dei bene­fici concreti che si possono ottenere, mantengono alto l’interesse da parte dei vertici e degli utenti coinvolti nel progetto in corso, anche nei momenti meno ‘entu­siasmanti’ o stimolanti.

Grazie al progetto si è dunque migliorata la di­stribuzione del lavoro…

Sì. Come accennavo prima, il progetto ha avuto mi­glioramenti anche a livello organizzativo, perché ci ha permesso di ridurre il numero di persone adibite al processo, ridistribuendole su altre attività. Investiremo maggiormente in risorse sui nostri due siti di Firenze e Nerviano, che rimangono due nu­clei centrali di amministrazione, mentre negli altri la tendenza è mantenere una presenza dedicata a questo processo per ogni sito.

Le soluzioni It abilitano un’innovazione di processo e snelliscono le attività interne. Possiamo dire che è stato così anche per voi?

Sì. Però alle tecnologie si deve accompagnare un approccio innovativo e una certa propensione al rischio; a cui affiancare soluzioni che essendo realmente tarate sulle esigenze dell’azienda, diano un effettivo valore aggiunto alla gestione del processo aziendale. Partendo con piccoli obiettivi e piccoli passi.
Perché attendersi immediatamente risultati elevati rischia di vanificare il lavoro complessivo.
Mentre i piccoli passi danno subito evidenza dei benefici concreti che si possono ottenere, mantengono alto l’interesse da parte dei vertici e degli utenti coinvolti nel progetto in corso, anche nei momenti meno ‘entusiasmanti’ o stimolanti.

Quale l’atteggiamento corretto da parte dei promotori di progetti di questo calibro?

È necessario avere un atteggiamento lungimirante, capace di soppesare rischi e benefici e orientato all’innovazione come leva strategica, e quindi ompetitiva, dei progetti di business. Perché abbracciare l’innovazione, e dunque tecnologie innovative, genera risparmi, abbassa i costi di gestione e archiviazione delle informazioni, snellisce i processi.

In una parola: razionalizza, portando valore magari non tangibile nell’immediato. Ma che nel tempo emergerà in tutta la sua forza.

A cura di Chiara Lupi, Direttore Responsabile SISTEMI&IMPRESA