Kedrion

PROCESSI SMART NEL BIOFARMACEUTICO

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In un settore dove le verifiche da parte delle autorità sono costanti e l’innovazione continua è in cima alla scala delle priorità, la gestione efficiente dei workflow documentali assume un’importanza strategica. Il caso dell’azienda italiana Kedrion

Dematerializzare i documenti. Dematerializzare i processi. Ri­sparmiare in termini di carta/spazio fisico. Distillare efficienza dall’automazione delle operazioni ripetitive a scarso valore e da un migliore sfruttamento di dati e informazioni. C’è tutto questo nel progetto che vede l’azienda biofarmaceutica Kedrion collaborare dal 2001 con lo specialista di processi aziendali DocFlow. Una collaborazione nata in un periodo in cui “dematerializzare” signi­ficava soprattutto liberarsi degli archivi cartacei, e che prosegue oggi in uno scenario in cui l’IT è chiamata ad abilitare la Collabo­ration e fronteggiare il Big Data. Con la particolarità, nel caso di Kedrion, di trovarsi in un settore dove le regole sono rigorose e fre­quenti i controlli da parte delle autorità. Oggi, dopo 11 anni, in Kedrion non esitano a dire che la scommessa è stata vinta gra­zie a un insieme di fattori positivi: un management lungimirante, una Direzione IT che ha saputo raccogliere la sfida, una tecnolo­gia vincente e un fornitore in grado di lavorare come un partner. Ad affermarlo è Alessandra Moscaggiura, IT Manager dell’azienda biofarmaceutica lucchese, che ci guida in questo racconto.

L’azienda Kedrion

A Castelvecchio Pascoli, in provincia di Lucca, si trova il quartier generale della società biofarmaceutica Kedrion, punto di riferi­mento del Servizio Sanitario Nazionale per la produzione di far­maci plasmaderivati. Costituita nel 2001, Kedrion ha acquisito competenze che oggi le danno un ruolo di rilievo anche all’estero attraverso officine di produzione autorizzate, uffici di rappresen­tanza, centri di raccolta plasma, un esteso network di distributori e partnership strategiche con le realtà sanitarie di numerosi paesi in Europa e nel mondo. Le attività del Gruppo riguardano quattro segmenti: la produzione e commercializzazione di farmaci plasmaderivati derivanti dal pro­cesso di frazionamento del plasma; la commercializzazione di vaccini antinfluenzali e di prodotti farmaceutici di sintesi; la rac­colta e la commercializzazione del plasma nei mercati esteri; altre attività, tra cui il trasferimento tecnologico del proprio know how di competenze (sia intra-company sia inter-company) e il conto lavoro, vale a dire il meccanismo attraverso cui Kedrion, in ac­cordo con le istituzioni sanitarie, riceve e trasforma tutto il plasma italiano raccolto dalle donazioni. Un impegno a parte è la ricerca nel campo dei farmaci plasmaderivati per il trattamento dei defi­cit rari, un segmento in cui oggi Kedrion è impegnata in progetti di ricerca in collaborazione con soggetti pubblici e privati. Di pari passo, l’innovazione rappresenta per Kedrion un elemento di distinzione all’interno del proprio modello industriale e un’im­portante leva strategica. Solo grazie all’innovazione continua, l’azienda è infatti riuscita a raggiungere risultati di eccellenza, in­dividuando soluzioni tecnologiche e produttive tra le più efficaci e instaurando un circolo virtuoso di miglioramento dei prodotti e dei processi.

L’esigenza

“Le Direzioni amministrative di Kedrion sono lo snodo di un si­stema complesso di linee guida, politiche e best practice che mi­rano a controllare il flusso bidirezionale con le istituzioni pubbliche e con chi si occupa della compliance interna ed esterna al-l’azienda”, spiega Alessandra Moscaggiura. Per questo Kedrion ha avviato nel 2001 un progetto di raziona­lizzazione della documentazione in azienda. Moscaggiura sotto­linea che: “L’obiettivo iniziale del progetto era soprattutto recuperare lo spazio fisico occupato dagli archivi cartacei e mi­gliorare la reperibilità e condivisione delle informazioni tra i vari reparti aziendali.

Più precisamente, le linee guida adottate per l’individuazione della soluzione tecnologica si articolavano intorno a quattro esigenze: dematerializzare e automatizzare i processi della Direzione amministrativa rendendoli più snelli e facili per interne; monitorare e tracciare i flussi sensibili, abilitando conte­stualmente la conservazione e norma dei documenti archiviati”. Il punto di partenza è stato individuato nell’ufficio legale, dove, spiega Moscaggiura: “L’esigenza era di organizzare la parte con­tatti in funzione delle relative scadenze, delle esigenze interne e della compliance”.

In quegli anni erano pochi a parlare di dematerializzazione e ancora meno di workflow documentali e per avviare progetti di questo tipo serviva una visione precisa e convinta. Vista allora era una sfida, oggi possiamo definirla una scelta vincente.

Alessandra Moscaggiura, IT Manager KEDRION

La soluzione

Kedrion ha iniziato la razionalizzazione della gestione documen­tale nel 2001 con le soluzioni tecnologiche e il supporto della so­cietà DocFlow, punto di riferimento in Italia nell’Enterprise Content Management con un approccio orientato ai processi. “In quegli anni erano pochi a parlare di dematerializzazione e an­cora meno di workflow documentali – afferma Moscaggiura – e per avviare progetti di questo tipo serviva una visione precisa e convinta. Vista allora era una sfida, oggi possiamo definirla una scelta vincente”. A cominciare dalla prima implementazione, l’Ecm Di DocFlow è diventato una soluzione enterprise espandendosi a molte aree amministrative all’interno di Kedrion, dimostrando in questo modo che una soluzione flessibile consente di porre l’utente al centro della progettazione IT. “La perfetta integrazione di Doc-Flow con SAP, un’altra adozione non scontata decisa da Kedrion in quello stesso periodo, ha facilitato molto la scelta”, aggiunge Moscaggiura. Oggi il modulo di DocFlow denominato Synergy ERP Integration consente a Kedrion di collegare e sincronizzare i documenti alle transazioni del sistema SAP. Il relazionamento tra i vari documenti, per esempio tra l’ordine di vendita, il documento di trasporto e la fattura, avviene durante la notte attraverso la funzione LinkDocument della piattaforma DocFlow.

Il progetto oggi

Oggi il sistema documentale DocFLow organizza per Kedrion le informazioni di circa 15mila fatture fornitore e 18mila fatture cliente ogni anno (il dato si riferisce al 2011). Le funzionalità d’uso attivate sulla piattaforma sono al momento 5, a cui si aggiunge la connessione-sincronizzazione con SAP. Ufficio Legale. Il sistema documentale permette la gestione di contratti, bozze, corrispondenza, documentazione scambiata fra le parti e altro ancora. I documenti entrano nel sistema docu­mentale attraverso il software Application Integration installato sui pc degli utenti. Questo permette di importare i documenti con un semplice drag and drop. I contratti sono inseriti e gestiti da uno scadenziario schedulato giornalmente che invia una mail di notifica all’Ufficio in prossimità della scadenza temporale dei contratti.

Supply Chain. Qui il sistema documentale permette la gestione dei documenti di convenzione con enti (regioni, consorzi di regioni, ospedali ecc) e i relativi allegati. Per esempio:

  • reference verso un contratto quadro già archiviato nella li­breria in dotazione all’Ufficio Legale;
  • archiviazione di rinnovi da parte dell’ufficio Supply Chain dopo le necessarie approvazioni;
  • gestione della corrispondenza in ingresso (cartacea e/o e mail);
  • gestione della corrispondenza in uscita e collegamento delle fatture attive già presenti sulla libreria dell’amministrazione fi­nanza e controllo;
  • archiviazione dei documenti generati dal Quality Control tra­ mite QM di SAP.

Anche in questo caso i documenti sono inseriti nel sistema at­traverso il software Application Integration installato sui pc degli utenti. Esiste inoltre un servizio che si occupa di prelevare e man­tenere aggiornata l’anagrafica dei clienti SAP nella libreria docu­mentale.

Product Development. In questo caso il sistema documentale permette di archiviare i contratti e la documentazione fornitori e di gestire la relativa anagrafica. Il folder comprende:

  • ipotesi di contratto, NDA e preventivi;
  • contratti con gestione del ciclo approvativo;
  • protocolli di studio, documenti dei comitati etici, certificazioni di società private, report sull’esito delle consulenze;
  • reference alle fatture già presenti in libreria amministrativa;
  • report sulle performance del fornitore per tipologia di servizio, con visualizzazione delle informazioni per una valutazione del fornitore.

I documenti sono inseriti nel sistema documentale attraverso l’importazione da interfaccia WEB di DocFlow.

Conservazione sostitutiva. Il modulo di Synergy denominato AipaDocs permette di firmare i lotti di archiviazione per mezzo di una smart card gestita dalla responsabile del dipartimento Amministrazione e Finanza.

Registrazione di fatture soggette a finanziamento. Anche il processo che riguarda i documenti di questo tipo, cioè le fatture legate a progetti finanziati dallo Stato, è gestito dalla piattaforma DocFlow e ha come punto d’arrivo la conservazione a norma. “La disponibilità di una piattaforma ampia e scalabile come quella di DocFlow ci permette di attivare le funzionalità tenendo conto delle esigenze dei vari reparti aziendali – spiega Moscaggiura – potendo sempre contare sul supporto e sulla consulenza tecnica di un vendor che lavora insieme a noi come un partner”.

Benefici

“Grazie al sistema documentale di DocFlow abbiamo ottenuto notevoli vantaggi nella consultazione e condivisione del patrimonio documentale e delle informazioni in esso contenute; il tutto in modo rapido e sicuro”, afferma l’IT Manager di Kedrion. “Di conseguenza abbiamo registrato la drastica riduzione dei costi relativi agli archivi cartacei, oltre che dei tempi di rilascio e consegna della documentazione verso le istituzioni e verso i dipartimenti interni. Nel complesso, abbiamo registrato un notevole incremento della qualità del servizio”.

Tutto ciò si è trasformato in vantaggi concreti per il business, che anche se difficili da misurare possono essere valutati alla luce di alcuni fatti: “L’azienda è cresciuta, ma nel reparto amministrativo non si è reso necessario un incremento del personale perché il sistema documentale ha alleggerito i carichi di lavoro non strategico.

Nel contempo – conclude Moscaggiura – l’efficienza è migliorata e siamo riusciti a destinare ad attività più a valore lo spazio fisico che prima era occupato dai faldoni cartacei”.

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