SAME DEUTZ-FAHR Italia

EFFICIENZA E RISPARMIO DALLA GESTIONE DOCUMENTALE

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L’ottimizzazione del processo di gestione dei documenti, indispensabile in realtà complesse, porta una serie di vantaggi; tra questi una miglior qualità delle informazioni. Il caso di SAME DEUTZ-FAHR ITALIA

SAME DEUTZ-FAHR ITALIA fa parte dell’omonimo gruppo fondato nel 1927 dall’ingegner Francesco Cassani - l’inventore della prima “trattrice agricola” al mondo con motore diesel di cui oggi fanno parte cinque società produttive con sede in Italia, Germania, Polonia, India e Croazia, e sette società commerciali in Usa, Portogallo, Spagna, Svizzera, Francia, Inghilterra e Cina. I marchi SAME, Lamborghini, Deutz-Fahr e Hürlimann fanno del gruppo uno dei più importanti costruttori al mondo di trattori, motori, mietitrebbie e macchine agricole. Attualmente siamo al primo posto nelle vendite in Italia e al quarto a livello internazio­nale; l’obiettivo di fatturato per il 2006 è di un miliardo di euro, i dipendenti sono circa 2700.

Integrazione e ottimizzazione dei processi

La crescita avvenuta negli anni è passata attraverso l’integrazio­ne e l’ottimizzazione di varie aziende. Ciò è stato possibile anche grazie all’ausilio dei sistemi informativi che sono centralizzati nella sede italiana e storica di Treviglio, in provincia di Bergamo. Da Tre­viglio vengono erogati i servizi di supporto informatico a tutte le società del gruppo grazie a delle connessioni dirette garantite da una rete Wan dedicata. Una delle fasi di ottimizzazione dei processi ha riguardato l’ambi­to della gestione dei documenti intesi come bolle, fatture, Ddt e quant’altro. L’argomento è stato affrontato per la prima volta nella seconda metà degli anni ’90 con un prodotto che, posti i volumi di allora, era in grado di soddisfare le nostre esigenze; in seguito l’acquisizione di altre società ha reso indispensabile la ricerca di una soluzione più moderna e confacente ai nostri nuovi fabbiso­gni. In questa fase abbiamo incontrato l’azienda DocFlow, nostro­nostro attuale partner tecnologico nella gestione documentale, che ci ha aiutato moltissimo nella soluzione dei nostri problemi.

Ciclo attivo, passivo e fiscale

Ad oggi ci serviamo delle soluzioni di DocFlow per le procedure di archiviazione dei documenti del ciclo attivo, del ciclo passivo e della documentazione fiscale. Il processo inizia materialmente con la scansione ottica del docu­mento. Fatture di vendita, fatture fornitori, bolle di accompagna­mento e documenti di trasporto in genere vengono passati allo scanner e inseriti in questo modo nel sistema informatico. La lettura del documento attraverso lo scanner viene poi integra­ta con alcune “chiavi”. La chiave primaria consiste in un bar­code applicato al documento stesso, cosa che permette di accedere ai documenti attraverso una porta, una “chiave” appunto, generata direttamente dal sistema informativo. Questo evita la fase di digitalizzazione di tutti i codici per la lettura del documento, consentendo un risparmio di risorse in termini di personale e una maggiore qualità dell’informazione. Questa è una fase molto delicata perché è quella in cui in cui i docu­menti vengono come si suol dire “battezzati”, cioè riconosciuti e inseriti per la prima volta nel sistema; il fatto che l’informazio­ne venga generata dal sistema e non digitata elimina il proble­ma degli errori umani. Il ciclo attivo e l’archiviazione dei documenti fiscali sono gestiti attraverso la cattura e la lettura degli spool di stampa che arri­vano dai sistemi informativi e vengono integrati in modo completamente automatico nella gestione dei documenti. Anche qui abbiamo scelto di inserire una serie di chiavi oltre a quella primaria del numero di documento per permettere poi agli utenti di rintracciare i documenti con una buona flessibilità. Attualmente stiamo studiando sempre con DocFlow lo sviluppo della gestione documentale del ciclo attivo e passivo con l’in­troduzione della validità fiscale dei documenti; ciò arricchirebbe le funzionalità di base e consentirebbe come primo risultato la possibilità di fare a meno degli enormi archivi cartacei.

Giulio Milanesi

Information Technology Manager SAME DEUTZ-FAHR ITALIA

Risparmio, efficienza e qualità

Tra i principali vantaggi che abbiamo ottenuto dall’utilizzo dell’attuale applicazione di DocFlow sono sicuramente da annoverare i seguenti tre:

  • la riduzione dei costi legati alla conservazione dei documenti;
  • l’accorciamento dei tempi di risposta conseguenti alla ricerca del documento;
  • una maggiore qualità dell’informazione.

Dove per qualità dell’informazione intendiamo il legame che viene creato tra i vari documenti. Supponiamo ad esempio di avere la necessità di capire il motivo per cui una determinata fattura deve essere saldata: il sistema ci risponde proponendoci le connessioni esistenti tra quella fattura, la bolla di consegna e l’ordine che ha fatto scaturire la consegna del materiale. In questo modo abbiamo davanti un quadro completo; in tempi brevi.

DocFlow è stata per noi una piacevole sorpresa perché oltre ad averci supportato nell’archiviazione documentale dal punto di vista tecnologico, si è rivelato un consulente anche per quanto riguarda la comprensione degli aspetti giuridico-normativi che riguardano la gestione dei documenti.

Giulio Milanesi, Information Technology Manager SAME DEUTZ-FAHR ITALIA

L’importanza di un partner all'altezza

DocFlow è stata per noi una piacevole sorpresa perché oltre ad averci supportato nell’archiviazione documentale dal punto di vista tecnologico, si è rivelato un consulente anche per quanto riguarda la comprensione degli aspetti giuridico-normativi che riguardano la gestione dei documenti. Partendo da questi presupposti, pensiamo di proseguire la nostra collaborazione con questa azienda anche in futuro e abbiamo già messo in cantiere nuovi progetti che ci permetteranno di ottimizzare ulteriori processi.

Chi è SAME

SAME DEUTZ-FAHR ITALIA fa parte dell’omonimo gruppo SAME DEUTZ-FAHR, una delle principali case costruttrici al mondo di trattori, motori, mietitrebbie e macchine agricole con i marchi SAME, Lamborghini, Deutz-Fahr e Hürlimann.
Fondata dall’ingegner Francesco Cassani a Treviglio nel 1927, oggi la società è costituita da cinque aziende produttive con sede in Italia, Germania, Polonia, India e Croazia, e da sette realtà commerciali in Portogallo, Stati Uniti, Spagna, Svizzera, Francia, Inghilterra e Cina. Presidente, amministratore delegato e capitale sono rimasti italiani anche dopo che la società, nel corso del 2003, è diventata l'azionista di riferimento del Gruppo tedesco Deutz Ag, leader indipendente nel mercato dei motori diesel industriali, quotato alla Borsa di Francoforte. Con questa operazione SAME DEUTZ-FAHR è ora protagonista a livello mondiale anche in questo comparto. Internazionalizzazione, dislocazione produttiva e capillare distribuzione sono alla base della strategia del Gruppo, con circa 100 importatori che coprono l'intero pianeta e una rete di vendita e assistenza di 3.000 concessionari.
Tecnologia, innovazione, affidabilità, qualità e un elevato standard di servizi al cliente sono invece alla base dello sviluppo come priorità strategica. Da questa tradizione tecnologica consegue un costante impegno di investimenti in R&D.
Nel 2005 la società ha fatturato 936,5 milioni di Euro, con la vendita di 33.367 trattori, 22.600 motori e 27.151 trasmissioni. Con circa 2.700 dipendenti, l’utile netto è stato di 31,6 milioni di Euro.

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