ARCHIVIARE

FIRMARE UN DOC (tbd)

FIRMARE UN PDF (tbd)

VERIFICARE LA FIRMA (tbd)

Archiviare un Documento

Per salvare e cifrare un documento in Archivio sarà sufficiente trascinarlo sull’icona ARCHIVIA.
Per verificar l'andata a buon fine dell'operazione clicca sul bottone Espandi ed accedi all'Archivio, qui ritroverai il documento nelle due cartelle di sistema "Autore" e "Data", sulla base delle proprietà del file archiviato.

Consultare l'Archivio

L’Archivio MyDò consente di conservare in maniera organizzata i tuoi documenti firmati e non. I documenti archiviati in MyDò sono crittografati per garantirne la sicurezza. Per accedere all'Archivio clicca sul bottone ESPANDI.

L’Archivio presenta

1. Nella parte sinistra l’organizzazione delle cartelle ad albero;
2. Al centro l’elenco dei documenti presenti nelle cartelle;
3. Nella parte destra la visualizzazione in anteprima del documento. Quest’area può essere allargata o ridotta spostando manualmente la barra divisoria tra le 2 aree;
4. Nella barra superiore il campo “ricerca” che consente di ricercare i documenti per nome o parte di esso.

Nella struttura ad albero di MyDò troverai di default le cartelle AUTORE/DATA/PREFERITI e DOCUMENTI PERSONALI.

• AUTORE - cartella ad alimentazione automatica; in questa cartella i documenti archiviati in MyDò compariranno automaticamente organizzati per autore del documento stesso.
• DATA - cartella ad alimentazione automatica; i documenti archiviati compariranno automaticamente organizzati in base alla data di creazione del documento.
• PREFERITI - cartella ad alimentazione manuale; per aggiungere un documento ai preferiti sarà sufficiente trascinarlo sulla cartella oppure cliccare col tasto destro del mouse sul titolo del documento e selezionare la voce di Menù “Aggiungin a Preferiti”.
• DOCUMENTI PERSONALI – cartella ad alimentazione manuale; MyDò fornisce di default questa cartella e le relative sottocartelle per l’organizzazione dei propri documenti. Cartella e sottocartelle possono essere rinominate o eliminate.

Utilizzare le funzioni in Archivio

Posizionandosi sul titolo di un documento salvato in MyDò e cliccando con il tasto destro del mouse potrai richiamare le seguenti funzionalità.

• VISUALIZZA IL DOCUMENTO - consente di visualizzare il documento in MyDò.
• RINOMINA - consente di modificare il nome del documento in MyDò. Selezionare la funzione indicata, modificare il nome del documento e premere il tasto invio per salvare la modifica.
• AGGIUNGI AI PREFERITI - consente di aggiungere il documento scelto alla cartella preimpostata “Preferiti”.
• SALVA UNA COPIA DEL DOCUMENTO - consente di salvare una copia non cifrata del documento nella directory desiderata.
• FIRMA IL DOCUMENTO - consente di firmare un documento salvato in MyDò
• ELIMINA - consente di cancellare il documento dall’Archivio. Selezionando questa funzionalità verrà richiesto se eliminare il documento unicamente da quel singolo punto, oppure anche da qualsiasi cartella, compreso quelle ad alimentazione automatica (Data e Autore), in cui il documento si trova selezionando la casella “Eliminare tutte le referenze del documento”.
• LISTA RIFERIMENTI – consente di visualizzare l’Autore del documento e le cartelle e sottocartelle in cui si trova.

• PROPRIETA’ – consente di visualizzare le proprietà del documento.

Cliccando sul bottone presente in alto a destra puoi richiamare le funzioni di Backup/Restore.

Backup: permette di estrarre tutto l’archivio e farne una copia (ad esempio su una locazione del disco fisso se l’archivio è su chiavetta o su un disco esterno). E’ sufficiente specificare il path di destinazione, i file archiviati restano comunque cifrati anche nella copia di backup.
Restore: permette di reimportare nell’archivio una copia di backup previo inserimento del codice di sicurezza. Ovviamente ogni file precedentemente importato verrà sostituto dai file della copia di backup.

Creare nuove Cartelle

MyDò consente la creazione in autonomia di proprie Cartelle e Sottocartelle. Per creare una cartella sarà sufficiente posizionarsi su una esistente (Autore, Data o Documenti Personali) cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare il comando “Nuova Cartella”. Una volta creata sarà possibile rinominarla e/o aggiungere una o più sottocartelle, posizionandosi sulla cartella madre, cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando il comando “Nuova Sottocartella”.

Quale Firma utilizzare?

MyDò consente di firmare i documenti utilizzando la firma elettronica qualificata semplice oppure la firma elettronica avanzata con smart card.
Pur essendo identiche dal punto di vista tecnologico la firma elettronica certificata semplice ha valore solo per l’organizzazione che ha emesso il certificato (valore interno), mentre la firma con smart card ha un valore legale.

Firmare un documento Office

1. Per firmare un documento trascina sull’icona il documento da firmare.

2. Seleziona il certificato di firma da utilizzare, Certificato Utente o Smart Card, cliccando sull’icona corrispondente.

3. Se vuoi salvare il documento firmato nell’archivio e/o verificare la firma al completamento dell’operazione, metti un flag sulle caselle corrispondenti.

4. Clicca sul bottone Firma.

Questa funzionalità è analoga alla precedente ma dedicata unicamente ai file formato PDF.

1. Per firmare un documento PDF trascinalo sull’icona dedicata.

2. Clicca sull’icona Firma il documento e traccia un rettangolo per delineare l’area di fima.

3. Seleziona il certificato da utilizzare, Certificato Utente o Smart Card, cliccando sull’icona corrispondente.

4. Inserisci il FLAG nelle caselle corrispondenti se desideri personalizzare la firma:

1. IMMAGINE
2. RIFERIMENTO TEMPORALE nell’immagine
3. MOTIVO DELLA FIRMA nell’immagine
4. LOCALITA' nell'immagine

5. Se vuoi salvare il documento firmato nell’archivio metti un flag sulla casella corrispondente e poi clicca su Firma.

Per verificare la validità della firma di un documento sarà sufficiente trascinare il documento da verificare sull’icona VERIFICA FIRMA.

MyDò darà evidenza dell'esito della verifica direttamente sul documento.

Vuoi chiederci di più? Scrivi a:

mydo@docflow.it