Abbiamo raccolto alcuni quesiti che ci siamo trovati a dover affrontare; per alcuni proponiamo una possibile soluzione, per altri invece la soluzione è ancora aperta e attendiamo delucidazioni e chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.

1. Come risolvo il problema della rigidità della data di emissione della fattura entro fine mese?
2. Chi conserva e chi effettua l’esibizione?
3. Chi spedisce e come si gestiscono le spedizioni cartacee?
4. Chi sono i soggetti che possono utilizzare i servizi di compilazione, spedizione e conservazione?
5. Come gestisco le fatture ricevute in cartaceo?
6. Le fatture da e per l’estero e le autofatture: come le gestisco?
7. Bisogna occuparsi di gestire eventuali duplicati di fatture inviate in elettronico a SdI e in cartaceo al cliente?
8. Integrazioni alle fatture ricevute: come gestirle?
9. Le informazioni non contabili contenute nelle fatture cartacee: come conservarle?

1) Come risolvere il problema della rigidità della data di emissione della fattura entro fine mese?

La fattura elettronica è emessa al momento della trasmissione o messa a disposizione del cliente. La fattura deve essere emessa nello stesso mese in cui si è effettuato il trasferimento del bene o la prestazione di servizi o, in alternativa, deve essere annotata con competenza al mese in cui è stato effettuato il trasferimento del bene o la prestazione.
Pochi sistemi contabili adottano la modalità di registrazione “per competenza IVA” preferendo registrare la fattura nel mese corrispondente alla data della fattura. Tale comportamento con le fatture cartacee è normalmente tollerato e comunque difficilmente dimostrabile (sostanzialmente non c’è interesse a ricercarlo). Nel caso delle fatture elettroniche la situazione è diversa poiché il momento della trasmissione e quindi dell’emissione, è certificato dal sistema di interscambio (SdI) e quindi non sarà possibile approfittare di quel minimo di flessibilità che, senza danneggiare nessuno, permetteva ai contribuenti di non affrontare costosi adeguamenti dei sistemi.
Ci auguriamo che un provvedimento chiarificatore consenta di continuare ad avvalersi di questa flessibilità.

2) Chi conserva e chi effettua l’esibizione?

Nell’ambito delle misure previste per favorire le imprese si ventila l’ipotesi di spostare l’obbligo di conservazione a carico dell’Agenzia delle Entrate.
Tale ipotesi induce alcune perplessità, ad esempio le fatture, in caso di contenzioso proprio con l’AdE, sarebbero a disposizione di una sola delle parti. Inoltre in molti casi potrebbero esserci problemi a gestire grossi volumi di documenti, sia per quanto riguarda la trasmissione sia per quanto riguarda la consultazione, obbligando le imprese, per gestire i processi digitali che si spera si attivino, a duplicare i documenti.
Un altro aspetto negativo è che, nell’eventualità di tale servizio, resterebbero esclusi tutti i documenti differenti dalle fatture (e anche quelle fatture che non faranno parte del flusso verso SdI) costringendo le imprese ad avere diversi sistemi di conservazione, non integrati fra di loro.
Il responsabile della conservazione, secondo quanto indicato dall’AgID, non potrà essere SdI ma un soggetto interno all’azienda o un professionista da essa nominato, chi formerà e firmerà il pacchetto di distribuzione in caso di esibizione?
La soluzione potrebbe essere quella di affidare tutta la conservazione ad un unico soggetto (interno o esterno all’azienda) escludendo SdI.

3) Chi spedisce e come si gestiscono le spedizioni cartacee?

Fra i soggetti che aderiscono al sistema di fatturazione B2B la spedizione avverrà tramite il servizio SdI che si occuperà di inoltrare le fatture con le modalità concordate e di inviare inoltre le ricevute all’emittente.
Nel caso di indirizzi di fatturazione multipli dovrà essere gestito un indirizzario sul modello di quello creato per le PP.AA. (che ad oggi non è stato ancora definito) e le imprese dovranno adeguare i propri sistemi contabili per gestire queste informazioni. Ci si augura che, prima dell’entrata in vigore, le cose siano risolte per l’indirizzario e con opportuni interventi sui sistemi gestionali, possano anch’esse essere indirizzate (es. utilizzando l’invoicing party in SAP).
Ma per quelle imprese che non aderiscono al sistema chi dovrà inviare la fattura cartacea?
La risposta sembra banale ma non lo è, infatti se l’invio del cartaceo è a carico del soggetto emittente, occorrerà gestire un rendering della fattura elettronica in modo da garantire la leggibilità al soggetto destinatario.
Il problema ha anche altre implicazioni che vedremo di seguito.

4) Chi sono i soggetti che possono utilizzare i servizi di compilazione, spedizione e conservazione?

A tutt’oggi non sono stati indicati i soggetti che potranno usufruire dei servizi gratuiti di compilazione, spedizione e conservazione; farlo per tutti significherebbe vanificare gli investimenti fatti da un numero cospicuo di imprese che hanno investito nel settore, d’altronde le micro imprese non potrebbero usufruire dei benefici attesi.
Una rapida definizione dei destinatari e dei requisiti per usufruire dei servizi sarebbe molto importante.

5) Come gestire le fatture ricevute in cartaceo?

Le fatture ricevute in formato cartaceo da soggetti non aderenti al servizio B2B, per poter beneficiare dei vantaggi promessi in termini di semplificazioni burocratiche, devono anch’esse essere inviate a SdI, ciò significa che le fatture devono essere convertite nel formato elettronico previsto.
Tale conversione non è ipotizzabile partendo direttamente dalla carta ricevuta ma dovrà ragionevolmente essere effettuata “estraendo” le informazioni dai sistemi gestionali.
Non sarebbe opportuno ipotizzare una trasmissione dei dati di registrazione delle fatture (un estratto del registro IVA) in formato XML del tipo di quello ipotizzato per la trasmissione dei corrispettivi?
La soluzione consentirebbe di semplificare la vita alle imprese mantenendo i vantaggi per l’Agenzia delle Entrate e consentendo inoltre di permettere il passaggio graduale dal tutto cartaceo a tutto elettronico e quindi faciliterebbe l’adozione “precoce” della soluzione senza dover attendere anni per raggiungere la massa critica che rende economica la migrazione al nuovo sistema.

6) Le fatture da e per l’estero e le autofatture: come gestirle?

Collegato al punto precedente è la gestione di fatture da e per l’estero che, come le autofatture, richiedono di adeguare i sistemi contabili interni per permettere di inviare le fatture elettroniche a SdI e quelle cartacee al cliente. Le copie delle fatture potrebbero essere diverse (es. valuta differente) o in lingua differente e, come vedremo in seguito, con informazioni che la copia per SdI non gestisce e quindi obbligando anche alla conservazione della copia cartacea, che potrebbe essere gestita come previsto al punto 9.

7) Bisogna occuparsi di gestire eventuali duplicati di fatture inviate in elettronico a SdI e in cartaceo al cliente?

Quando invio una fattura elettronica al SdI e una copia analogica (un PDF ad esempio) al cliente, dovremo gestire la doppia copia per evitare che la stessa fattura risulti due volte nell’archivio conservato o, in alternativa, apponendo una scritta sulla copia cartacea con un’indicazione del tipo “Copia non valida ai fini fiscali”.

8) Integrazioni alle fatture ricevute: come gestirle?

La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 2005/45/E prevede che le fatture elettroniche che certificano l’acquisto di merce da un operatore intracomunitario debbano essere integrate mediante la predisposizione di un altro documento ove annotare i dati necessari per l’integrazione e gli estremi della fattura estera. Ebbene, si ritiene che, per estensione analogica, le indicate modalità di integrazione siano applicabili anche qualora la fattura pervenga in formato elettronico. Pertanto si potrebbe procedere con la predisposizione di un documento integrativo contenente gli elementi richiesti per ciascuna fattura che ne abbia necessità e detto documento integrativo sarà collegato logicamente alla fattura originaria. La fattura originaria, il documento integrativo e le informazioni di collegamento verranno rese immodificabili grazie all’apposizione di riferimento temporale, firma elettronica qualificata e marca temporale in fase di conservazione elettronica.

9) Le informazioni non contabili contenute nelle fatture cartacee: come conservarle?

Le fatture sono documenti complessi che contengono una serie di informazioni rilevanti ai fini fiscali (sono elencate nell’art. 21 del DPR 633/72) ma contengono anche un’altra serie di informazioni che non sono elencate nel provvedimento citato, ad esempio informazioni sul pagamento, sulla tracciabilità delle merci, sui lotti di produzione, relative alla qualità ecc.
Tali informazioni non sono comprese nel tracciato previsto per il formato fattura PA, come evitare di perdere tali informazioni? Nel caso si conservasse la copia transitata tramite SdI, queste si perderebbero, obbligando alla conservazione “parallela” delle fatture cartacee, altra ipotesi potrebbe essere quella di inserire come allegato in formato Base/64 il PDF “integrale” in modo da avere tutte le informazioni in un solo file.
La soluzione porterebbe ad una gestione farraginosa soprattutto per quanto riguarda la visualizzazione dell’allegato che non sarebbe per nulla agevole.

CONCLUSIONI

La gestione delle fatture elettroniche non è un problema semplice da affrontare alla leggera affidandosi a strutture che abbiano sole competenze informatiche e che non siano in grado di prevedere e risolvere le problematiche operative proprie di un sistema complesso come quello di cui si discute.
La scelta di un partner che sia in grado di affrontare tutte le fasi del processo diventa una scelta obbligata al fine di evitare di trovarsi con una serie di obblighi supplementari che non si erano previsti in origine, ricordiamo infatti che la scelta di aderire al sistema di fattura B2B, dovrà essere mantenuta per 5 anni e che, se non esplicitamente disdetta varrà per i successivi 5 anni e così via.
DocFlow è in grado di assistere e guidare i suoi clienti in un percorso complicato ma che può portare a consistenti vantaggi sia in termini di ammodernamento e di guadagno di efficienza operativa sia in termini di benefici derivanti da semplificazioni e riduzioni di adempimenti burocratici offerti.
DocFlow monitora e offre il suo contributo alla discussione per le condurre alle decisioni atte a risolvere i dubbi ancora presenti e confida che, anche grazie all’opera di diffusione delle problematiche individuate dagli operatori veramente attivi sulle questioni della gestione elettronica professionale dei documenti, tali tematiche vengano affrontate per tempo da quegli organi che sono preposti all’emanazione delle norme.