25 Febbraio Feb 2020 0921 4 months ago

REGIME FISCALE PER GLI APPALTI

Nuovi obblighi in capo a committenti e fornitori |Lasciati guidare dalle soluzioni DocFlow

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Già a partire dal 16 febbraio scorso sono in vigore le nuove disposizioni per gli appalti endo-aziendali, labour intensive e di valore annuo uguale o superiore a 200mila.

D’ora in poi committenti e appaltatori sono obbligati a scambiarsi flussi di informazioni, dati e documenti con una frequenza che può anche arrivare a essere mensile, e attuare opportune procedure in caso di incongruenze rilevabili dai flussi. Le sanzioni sono piuttosto elevate e colpiscono tanto il committente che l’appaltatore. In linea teorica sembrerebbe una banalità, ma nella realtà bisogna dedicare in modo permanente nuove risorse aziendali dell’Amministrazione.

La digitalizzazione dei processi di Procure-to-Pay e di Delivery-to-Cash, rispettivamente per i committenti e per gli appaltatori, può:

- ABBATTERE SENSIBILMENTE I COSTI OPERATIVI

- RIDURRE I RISCHI FINANZIARI

Va infatti tenuto presente che il committente deve trattenere almeno il 20% degli importi in fattura, se rileva delle incongruenze e non vuole incorrere in sanzioni. Fino ad aprile 2020 le sanzioni sono sospese, ma è comunque meglio attivarsi subito e metterla a regime il prima possibile.

CHI E' COINVOLTO?

  • Committenti
  • Appaltatori
  • Sub-Appaltatori

COSA DEVE FARE L’APPALTATORE?

L'appaltatore deve continuativamente dimostrare ai propri committenti di essere in regola con le ritenute di ciascun lavoratore che operano per ogni singolo appalto. Per fare ciò si può decidere di:

Trasmettere a ciascun committente una copia dell’F24 con cui ha pagato le ritenute del personale impegnato nella specifica commessa d’appalto che riguarda quello stesso committente, insieme all’elenco dei dipendenti ai quali quell’F24 si riferisce, al monte ore e al costo orario.
Al momento, non essendo disponibile il DURF, questa è l’unica possibilità.

Recarsi presso gli Uffici competenti e richiedere il DURF, che poi trasmetterà a ogni singolo committente. Il DURF ha una validità molto limitata nel tempo, non può essere richiesto per via telematica e sarà disponibile presso gli Uffici Territoriali dell’AdE solo fra qualche mese. In futuro dovrebbe poi essere messo a disposizione nel cassetto fiscale. Non tutte le imprese potranno aver diritto a richiedere il DURF.

COSA DEVE FARE IL COMMITTENTE?

  • A cadenza mensile, e comunque prima di procedere con il pagamento di una fattura, il committente deve attivarsi per verificare che alla data corrente l’appaltatore e ogni eventuale sub-appaltatore siano in regola con il pagamento delle ritenute per il personale coinvolto nelle forniture appaltate.
  • Per la verifica, il committente deve accertarsi di avere le copie dei DURF dell’appaltatore e di tutti i sub-appaltatori, aggiornati alla fine del mese precedente rispetto a quella in cui si accinge a pagare la fattura.

    Se l'appaltatore non ha consegnato il DURF, il committente deve:

  • Farsi dare le copie degli F24 e gli elenchi dei nominativi dei lavoratori, con dettaglio di monte ore e retribuzione oraria
  • Verificare che nell’elenco vi siano tutti i lavoratori che hanno effettivamente lavorato all’appalto
  • Verificare che le quantità orarie siano coerenti con l’effettiva fornitura stabilita a contratto e con i report della rilevazione presenze
  • Verificare che il costo orario indicato nell’F24 sia congruo rispetto al prezzo contrattualizzato
  • Verificare che nell’F24 compaiano le ritenute di tutti i lavoratori impegnati nell’appalto

In caso di dubbi o incongruenze, deve darne evidenza agli organi preposti e sospendere il pagamento della fattura, o pagarla solo in parte.

LA PROPOSTA DOCFLOW

Una rapida Discovery, insieme ai nostri esperti tematici, vi aiuterà a inquadrare l’impatto per voi e ad arricchire la piattaforma Synergy Procure2Pay nella parte di Verifica Fattura.

  • Introdurre la nuova coda di lavoro “Fatture da appalti endo-aziendali“
  • Configurare il fascicolo dell’appalto endo-aziendale, dove poter raccogliere le rilevazioni presenze, gli accordi contrattuali, l’elenco delle persone dichiarate dall’appaltatore, il monte ore mensile, ecc.
  • Attivare il workflow per la raccolta automatica dagli appaltatori del DURF e/o dell’F24 e dei relativi elenchi nominativi
  • Configurare l’algoritmo di data quality per rilevare eventuali incongruenze e bloccare in automatico il pagamento della fattura
  • Notificare all’appaltatore l’incongruenza rilevata, il necessario blocco del pagamento fattura, e l’invito a sanare
  • Comunicare all’AdE l’incongruità rilevata per evitare sanzioni
  • Rendere il tutto soggetto ad audit interno e opponibile a terzi

Se invece non avete ancora Synergy, prenderemo in considerazione DocFlow Yubik, la più recente piattaforma di Dynamic Case Management che risolve brillantemente il bisogno di fare smart working, sia per il Procure To Pay che per il Delivery To Cash e i Credit Management.

Per il Committente

  • Dashboard Appalti in corso
  • Gestione automatica della raccolta dei DURF e degli F24, sia tramite email, che PEC, che accesso automatico al cassetto fiscale
  • Costituzione automatica del fascicolo dell’appalto, con la raccolta dei documenti di contratto, il Piano della Sicurezza, l’elenco del personale autorizzato all’accesso, le presenze rilevate, gli F24, i DURF, le fatture passive, ecc.
  • Verifica automatica e assistita di completezza e coerenza dei documenti raccolti nel fascicolo dell’appalto
  • Gestione automatica e assistita delle non conformità, con il diretto coinvolgimento dei referenti appaltatori, committenti e sub-appaltatori
  • Blocco automatico al pagamento fattura nel sistema SAP in condizioni di impagabilità
  • Sblocco automatico al pagamento fattura nel sistema ERP alla avvenuta risoluzione delle non conformità
  • Audit log opponibile a terzi

Per l’Appaltatore

  • Dashboard Appalti in corso
  • Costituzione automatica del fascicolo dell’appalto, con la raccolta dei documenti di contratto, il Piano della Sicurezza, l’elenco del personale autorizzato all’accesso, le presenze rilevate, il costo orario del personale, gli F24, i DURF, le fatture passive, ecc.
  • Emissione fattura attiva e alimentazione del fascicolo appalto e dello scadenziario per la fornitura della documentazione DURF ed F24
  • Trasmissione automatica dei DURF e degli F24 a ciascun Committente con appalto in corso, sia tramite email, che PEC, che via cassetto fiscale, in prossimità dei termini di pagamento delle fatture emesse
  • Trasmissione automatica al committente dell’elenco del personale e delle relative ore di presenza effettiva
  • Riconciliazione automatica dell’F24 di ciascun appalto con le presenze effettive, propedeutico all’invio al Committente
  • Gestione assistita delle mancate riconciliazioni, da risolvere prima della trasmissione al Committente
  • Gestione del credito e recupero dei mancati incassi
  • Ricezione e risoluzione delle non conformità segnalate dal Committente

Per saperne di più?

Manda una mail a marketing@docflow.it