13 Maggio Mag 2020 0913 5 months ago

Resistenza e innovazione digitale. Fare impresa nell’era del covid-19

Intervista a Carlo Petti, Presidente di DocFlow, su SISTEMI&IMPRESA

La crisi ci sta facendo capire il (vero) significato della Digital transformation. Che non può più restare un’azione di facciata, ma deve cambiare i processi. Abbiamo tecnologie e competenze. E ora pure la giusta motivazione per agire

Pettiritagliato

È una piovosa mattinata di primavera quella in cui si svolge questa intervista. Ma le condizioni meteorologiche hanno poca importanza per chi è costretto a restare confinato in casa a causa dell’emergenza coronavirus. Da circa due mesi la vita fuori dalle mura domestiche per tanti italiani sembra essere stata messa in stand by. Dentro le abitazioni, però, l’attività – in particolare quella dei knowledge worker – prosegue con grande intensità. E anzi, la crisi ha imposto accelerazioni che fino a pochi giorni fa parevano inimmaginabili. Su tutte quelle che riguardano la digitalizzazione. Che l’espressione “Digital transformation” fosse da tempo nelle agende delle imprese è noto, ma ora che la pandemia ha scardinato tutto, ci si è resi conto di come la trasformazione digitale non possa restare un’etichetta o, peggio, una banale operazione di maquillage.
Quando accediamo alla piattaforma per la videocall – la nuova agorà digitale nell’era del covid-19 – Carlo Petti, Presidente di DocFlow, è già pronto per il colloquio.
“Non possiamo ignorare che in questa situazione non stiamo facendo Smart work ing, come si dice oggi, piuttosto siamo costretti al sad working, perché siamo tutti molto tristi”, esordisce dall’altra parte dello schermo, da cui si intravede uno scorcio della sua casa.
Ecco un altro particolare emerso con prepotenza in questa emergenza: si sono abbassate tante barriere, non ultima quella di essere disposti ad accogliere chiunque nei propri spazi privati.
Tutto avviene in forma digitale per rispettare la distanza sociale imposta dal Governo, ma è un’eredità che porteremo con noi in quella che presto diventerà la ‘nuova normalità’.

Per me che appartengo a una generazione che ha vissuto nella pace e nel progresso è paradossale vivere questa situazione nella quale un virus ci sta privando del bene più prezioso: la libertà.

Ragiona Petti, imprenditore e manager con alle spalle una lunga carriera nell’Information Technology.

Nessuno, in fondo, era mai arrivato a tratteggiare un futuro simile. E da cultore di fantascienza, il Presidente di DocFlow ricorda come neppure Herbert George Wells ne La guerra dei mondi si era mai spinto tanto in là: nel celebre romanzo era proprio un virus a liberarci dai marziani, mentre ora ha scelto altri bersagli… “Il mondo è cambiato in modo irreversibile”, ammette Petti, alla guida di un’azienda che da 25 anni ridisegna i flussi documentali impostando i processi in chiave digitale e che da piccola realtà conta oggi oltre 100 collaboratori per un fatturato che si aggira intorno ai 14 milioni di euro. Nel 1995, anno di fondazione di DocFlow, non erano in molti a parlare di Document process management: “Oggi la chiamano Digital transformation, ma è un altro modo di etichettare ciò che noi facciamo, per primi, da sempre”. E che oggi è la leva per ripartire al più presto e uscire da una crisi dai contorni ogni giorno più drammatici.

Come avete reagito all’emergenza coronavirus?

Sin da quando si è iniziato a ipotizzare l’esplosione della pandemia abbiamo iniziato a lavorare da remoto: per la nostra organizzazione non è stata una rivoluzione, perché possediamo tecnologia e processi che ci consentono di lavorare a distanza e siamo abituati, da anni, a gestire la conoscenza in Rete. Dunque oggi lavoriamo a pieno regime.

Cos’è cambiato nella vostra routine?

Bisogna ammettere che, in questa situazione, almeno per i knowledge worker la produttività è addirittura aumentata. Per esempio, nel distanziamento sociale si svolgono riunioni brevi – bastano incontri di 15 minuti – cui si partecipa con un semplice clic. Nella vita reale un meeting di un quarto d’ora sarebbe improbabile, mentre nel mondo digitale è la normalità. In DocFlow abbiamo pianificato riunioni bisettimanali di mezz’ora con il Top management. E posso assicurare che il tempo è sufficiente per il confronto.

La situazione che stiamo vivendo, secondo gli analisti, mette a rischio la sopravvivenza di tante aziende. Nel vostro caso qual è stato l’impatto?

Il 2019 è stato il miglior anno, in termini di fatturato e di margine, per DocFlow; di conseguenza quando abbiamo pianificato il budget 2020, ben prima dell’inizio della pandemia, ci siamo posti una sfida in linea con la nostra crescita. Devo ammettere che il primo trimestre si è chiuso in linea con il budget, in termini di fatturato e vendite. Certo, siamo consci che con le previsioni di chiudere il 2020 con il Pil italiano in calo del 10%, anche noi, come tutti, avremo importanti ripercussioni. Tuttavia, in questa particolare situazione abbiamo scelto di non fare alcuna operazione sul personale, convinti che sia fondamentale investire nello sviluppo interno e del business. Fermare gli investimenti equivarrebbe all’inizio della fine.

Avete reagito positivamente anche per merito di un piano di business continuity?

Certamente abbiamo un piano di business continuity, nel nostro mestiere è obbligatorio; mi sorprende semmai che certe organizzazioni pubbliche non ne abbiamo o che questi non siano adeguati alle emergenze come quella che stiamo affrontando. Nel nostro caso abbiamo sia dati sia competenze ridondati perché il nostro business richiede queste procedure, proprio per assicurare i servizi ai nostri clienti. E la scelta anticipata della quarantena forzata è servita per evitare che una parte di azienda non fosse più in grado di lavorare. A inizio pandemia abbiamo svolto uno stress test nei confronti dei nostri clienti, valutando quanto questa emergenza sanitaria, ma pure quella economica e finanziaria che arriverà a breve, potesse impattare nei loro business e di conseguenza capire se la crisi si fosse poi ripercossa a cascata sulle nostre attività. Tra i nostri circa 200 clienti, principalmente grandi aziende, la stragrande maggioranza avrà un impatto sostenibile dell’emergenza e questo ci ha permesso di proseguire con le nostre attività.


Quali sono le richieste dei vostri clienti in questo particolare scenario?

I nostri clienti sono un campione ben rappresentativo del settore delle medio-grandi imprese: nonostante il lockdown hanno continuato le loro attività, magari limitate, proprio perché appartengono a settori cruciali per la vita del Paese. Di conseguenza noi dobbiamo offrire loro supporto lavorando da remoto. Il fatto che possano proseguire le attività dimostra che si sono attrezzati nel modo corretto ben prima della crisi. In particolare è emerso come sia fondamentale possedere processi digitalizzati.

Perché la digitalizzazione può fare la differenza nella crisi?

La fase che stiamo vivendo è l’occasione per mettere a punto i processi e rivederli in ottica digitale. Per esempio, fare Smart working significa poter svolgere da remoto le stesse attività che si facevano in ufficio. Tradotto vuol dire poter condividere le informazioni, saperle comunicare nel modo corretto, ma avere pieno possesso di tutto il processo (chi fa cosa, come e quando).


Aver anticipato l’emergenza con una vera trasformazione digitale di certo sta aiutando a gestire le complessità.
È proprio in questi momenti che diventa chiaro che cosa significhi Digital transformation, che non può più essere un semplice slogan.
La vera sfida è resistere e innovare: noi possiamo dire la nostra su entrambi gli aspetti.


Purtroppo, però, non tutti hanno interpretato nel modo corretto la digitalizzazione: quale il messaggio a chi è rimasto indietro?

Grazie ai pionieri e a chi ha affrontato la trasformazione digitale agli albori, quando alle difficoltà si sommavano anche gli ingenti investimenti, oggi ci sono tecnologie disponibili a costi contenuti. E oltre agli strumenti ci sono anche le numerose esperienze svolte dalle aziende, che possono servire come fonte d’ispirazione.

Come si gestisce l’allargamento dei confini digitali delle aziende, costrette ad ‘aprirsi’ per continuare il proprio business?

Le tecnologie di Document management consentono di gestire l’accesso alle informazioni, profilando gli utenti e decidendo chi, come e quando è abilitato a intervenire nel processo. Nel nostro caso possiamo addirittura far accedere gli utenti attraverso social (LinkedIn o altro), per esempio anche solo per visualizzare un documento. È un tema di gestione dei diritti di accesso. E fa parte del processo digitale. A livello di privacy, invece, esistono normative molto puntuali sulla gestione dei dati e le aziende, in particolare quelle come la nostra, le rispettano con molta attenzione. Piuttosto la privacy è un enorme problema di educazione personale: a livello aziendale la gestione è puntuale, ma sul tema i privati devono ancora crescere.

Le crisi accelerano sempre cambiamenti previsti o in atto: cosa sta cambiando nella vostra realtà?

Già nel 2018 abbiamo avviato un progetto di industrializzazione di alcune delle nostre soluzioni per proporle senza eccessive personalizzazioni, così da offrirle a prezzi più competitivi via cloud. Un primo progetto si è concluso nei primi mesi del 2020 ed è Flowee, un prodotto per la gestione di tutte le comunicazioni digitali in ingresso e in uscita, con possibilità di classificare, smistare e archiviare i messaggi su tassonomia studiata da noi utilizzando anche l’Intelligenza Artificiale. Si pensi, proprio in questa fase, al ricorso all’elevato numero di messaggi Pec che stanno inondando le imprese, con il rischio di perdersi comunicazioni importanti. Abbiamo mutuato le esperienze svolte con le grandi aziende e ora le mettiamo a disposizione anche delle Piccole e medie imprese (PMI) che possono accedere a questi strumenti con poche centinaia di euro al mese.


Vuol dire che si sta imponendo, anche per voi, il modello pay-per-use?

Questo è un modello che si concilia bene con le esigenze delle PMI che possono accedere a soluzioni per risolvere problemi specifici: oggi è il flusso di comunicazioni digitali, ma a breve sarà disponibile il processo Libro Firma e altro ancora. Le organizzazioni medio-grandi, tuttavia, hanno bisogno di un’architettura più complessa e quindi continueranno ad affidarsi alle soluzioni enterprise. Dunque il nostro modello non è destinato a cambiare.
È cambiata, piuttosto, la velocità di realizzazione dei progetti: oggi siamo in grado di produrre già dei risultati dopo appena tre mesi dall’inizio del progetto, chiudendolo spesso in meno di sei mesi.

Crede che siamo di fronte all’ultima occasione per le imprese per digitalizzarsi?

Un tempo si diceva che l’Italia scontasse un gap culturale, che, però, nel tempo si è ridotto – se non è addirittura sparito – visto che la tecnologia è entrata nella nostra quotidianità, non solo lavorativa. Poi c’è stato il gap economico, ma, abbiamo osservato, che le tecnologie sono alla portata di tutti e quindi anche questo fenomeno si è fortemente ridimensionato. Fino a ieri, poi, c’era il gap motivazionale, ma l’emergenza che stiamo vivendo l’ha spazzato via.

Alcuni imprenditori hanno denunciato come, paradossalmente, chi ha investito nella digitalizzazione prima della crisi sia ora svantaggiato. Che cosa ne pensa?

In questi anni siamo stati letteralmente inondati dalla liquidità e sono certo che se una impresa ha un modello di business sostenibile non avrà difficoltà ad accedere a finanziamenti. Sono ottimista sull’uscita dalla crisi, ma sono preoccupato dalla farraginosità della burocrazia, che dobbiamo davvero snellire. Anche a livello europeo c’è grande consapevolezza del problema finanziario generato dall’emergenza, anche se ci sono posizioni e gap economici differenti tra i vari Paesi. Una soluzione su cui si sta ragionando riguarda il possibile intervento dello Stato nelle principali aziende italiane, nel ruolo, transitorio, di socio fino a sette anni.

Ho una consapevolezza precisa: da questa crisi ne veniamo fuori tutti oppure non ne riemerge nessuno, perché non sopravviveranno solo i migliori.


Da imprenditore come considera la ripartenza a più velocità che stiamo assistendo in Europa?

Purtroppo il virus ha colpito, per ragioni ancora sconosciute, alcuni Paesi in forma maggiore rispetto agli altri, e l’Italia è tra questi. Tuttavia è ovvio che una ripartenza senza di noi non è possibile: neppure la Germania può rimettersi in moto ignorando il lockdown dell’Italia. In Europa siamo paragonabili alle cicale della favola di Esopo e paghiamo un declino che ormai dura da circa un ventennio; quindi, forse, più che pretendere gli aiuti dell’Europa, dovremmo negoziarli in particolare con quei Paesi – quelli del Nord – che da buone ‘formiche’ hanno gestito meglio i conti e oggi sono in grado di mettere in campo misure economiche più impattanti.

Che cosa ne pensa delle Task force nate in questa crisi? Abbiamo contato circa 450 esperti, ma di imprenditori neppure l’ombra…

Purtroppo sono chiamati a prendere decisioni cruciali, ma mi chiedo come possano farlo in appena una manciata di giorni. Personalmente dopo due mesi di letture e approfondimenti non sono ancora riuscito a farmi un’idea puntuale di ciò che sta accadendo. Ho fiducia nell’azione di Vittorio Colao, grande manager con importanti competenze, eppure il resto della sua Task force è formato da accademici – certamente prestigiosi e competenti – ma forse serviva una maggiore ‘capacità di fare’.

Immaginiamoci che il Governo la chiamasse come esperto, quale suggerimento darebbe?

Premesso che non ci andrei (ride, ndr), credo che il punto chiave sia non lasciare indietro chi ha investito in innovazione e che ora rischia di perdere tutto. La cosa più urgente è iniettare liquidità alle aziende e darne ai privati per rimettere in moto un motore economico che è stato fermato. Dovremmo congelare questi 60 giorni di quarantena e tornare alla situazione che abbiamo lasciato: riprendiamo il backup e facciamo il restore.

Nell’intervista rilasciata al quotidiano Parole di Management parlava dell’ipotesi di acquisizione e ci pare addirittura che ci fossero le bozze d’intesa, arrivate dopo mesi di negoziati. A che punto siamo?

L’intesa è stata congelata, ma si arriverà alla conclusione non appena entreremo nella nuova normalità. D’altra parte continuo a ricevere almeno tre proposte al mese di acquisizione: qualcosa succederà, ma per DocFlow – e i nostri clienti – non cambierà nulla

Intervista a cura di Dario Colombo,
SISTEMI&IMPRESA
Aprile2020

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