22 Maggio Mag 2020 0937 6 months ago

Teams & Yubik : La costruzione di un Digital Workplace

di Maurizio Savoca, Partner DocFlow

Microsoft Teams Surface Phone Italia 1

In questa fase di emergenza sanitaria e di mutazione profonda delle forme del lavoro, le piattaforme collaborative stanno godendo di un impulso importante e si stanno trasformando nell’ecosistema digitale ideale per creare un vero proprio Digital Workplace. Grazie alle nuove tecnologie molti settori industriali sono riusciti a dare continuità alla propria attività e a vivere una nuova normalità lavorativa. La Digital Transformation e lo Smart Working sono gli ingredienti fondamentali di una rivoluzione che era nell’aria ma che ha subito una accelerazione repentina in questi ultimi mesi. Lo confermano i dati forniti da Microsoft nel suo primo recentissimo “Work Trend Index” che analizza l’andamento della produttività di Teams.


Al 31 marzo sono 2,7 miliardi i minuti trascorsi in meeting su Teams in un giorno medio, con un aumento del 200% in sole 2 settimane. Significativo anche il dato italiano: nel nostro Paese, infatti, in un solo mese, le chiamate e le riunioni su Teams sono aumentate del 775%. Questa crescita esponenziale non si traduce solo in un aumento significativo degli utenti, ma anche in un graduale maggior utilizzo individuale della piattaforma: una conferma che gli strumenti di collaborazione digitale facilitano e incrementano la produttività delle comunicazioni.
Dato molto interessante quello cinese che, sebbene molte persone stiano tornando in ufficio, tuttora il numero di nuovi utenti Teams è più del doppio rispetto alla fine di gennaio.
Ciò dimostra la previsione di molti che ritengono che questo fenomeno abbia una natura strutturale e non episodica.



Rilevazioni molto interessanti queste di Microsoft in considerazione del fatto che la sua soluzione ha di fatto conquistato una fetta maggioritaria del mercato enterprise. Ma, al di là delle condizioni di contesto tragicamente favorevoli, l’utilizzo massivo di Microsoft Teams è stato fondamentalmente dovuto alla necessità di disporre di una soluzione di video chiamate. L’esigenza di strumenti di comunicazione istantanea e di una piattaforma che consentisse di organizzare meeting virtuali è stata la prima leva che ha mosso le aziende verso l’adozione immediata di uno strumento di collaboration.

Eppure Microsoft Teams è molto di più: è l’idea di un nuovo desktop che complementi la suite Office e che consenta agli utenti la possibilità di organizzare l’ambiente di lavoro personale e di operare comodamente sui progetti di gruppo, una sorta di “collante” digitale di tutti gli strumenti di produttività di base (Word, Excel, Outlook…) con l’intento di integrarli e potenziarli negli aspetti di comunicazione e condivisione.

Un po’ troppo essenziale ed acerbo dicono molti analisti, le funzioni messe a disposizione da Teams per digitalizzare le proprie pratiche di lavoro sono poche e minimali e sembra arduo decidere di supportare processi complessi di business con uno strumento così aperto e dai criteri di organizzazione dei dati e dei documenti così debole. E se conosciamo un po’ Microsoft, lo strumento in futuro non si evolverà più di tanto, si irrobustirà di certo, verranno limate alcune imperfezioni, ma nella sostanza rimarrà un tool di “base” come è tipico della filosofia dell’azienda di Redmond.

Difficile dunque pensare che Teams sia uno strumento completo di Digital Workplace che allinei e supporti persone, processi e tecnologie? Probabilmente sì.

Ma forse è impossibile chiedere a qualsiasi soluzione di mercato di coprire tutti i gap che il lavoro a distanza comporta ed è irragionevole che l’assenza di soluzioni complete di digitalizzazione dei processi possa essere risolta magicamente da un “tool generalista”.
In questi ultimi anni, la tendenza delle aziende è stata di concentrare gran parte degli sforzi e degli investimenti ICT esclusivamente sui processi di produzione e sui sistemi transazionali, trascurando così i processi di business più ad alto valore dell’azienda, ovvero quelli inerenti l’ideazione di nuovi beni o servizi, il coordinamento delle attività di progettazione, la risoluzione di situazione critiche e impreviste, in una sola parola: i processi collaborativi. Questo ha comportato un uso (o un abuso) delle soluzioni di comunicazione sincrona o asincrona (e-mail, chat, video chiamate…) che ha finito per congestionare i canali digitali e costringere gli utenti a trovare soluzioni personali e poco condivise di orchestrazione di processi spesso molto complessi e difficili da tracciare.

Ma perché dunque Teams è comunque la soluzione più convincente per poter rappresentare la nuova concezione di una postazione di lavoro digitale?
La risposta è semplice: Teams è un mezzo, è un veicolo ideale per raggiungere questo obiettivo.

Nella sua essenza Teams è il nucleo fondamentale di un ecosistema digitale, è la piattaforma di base su cui agganciare e costruire le soluzioni collaborative che vogliamo mettere a disposizione alle nostre funzioni di business. Proprio la sua semplicità, combinata con la maturità di una piattaforma consolidata e sicura come quella del cloud Office, dà la giusta garanzia per chi, come DocFlow, vuole sviluppare applicazioni che abilitano la digitalizzazione di processi complessi e dinamici.


Una delle caratteristiche fondamentali di Teams, che rafforza la sua natura di piattaforma aperta e modellabile, è proprio la sua integrazione nativa con Microsot Sharepoint che, posto in background, raccoglie e organizza tutti i documenti, i file multimediali lavorati dagli utenti.
Questo ibrido, ottenuto dal mix di soluzioni di comunicazione istantanea e di un repository ormai maturo di gestione dei documenti, offre una infinita opportunità di creare applicazioni di nuova generazione tagliate su misura dell’utente e dei suoi bisogni.


La scelta di Docflow di integrare Teams con Yubik è della prima ora. Yubik è un BPM sui generis, pensato per orchestrare processi dinamici e dall’alto tasso di collaborazione e che da sempre si è posto l’obiettivo di aggregare in unico spazio condiviso il processo, i suoi dati, le comunicazioni e i documenti correlati. Proprio la sua essenza di strumento dedicato ai “knowledge worker”, a chi cioè per ruolo gestisce quotidianamente molteplici processi dalla natura spesso destrutturata, che lo rende uno dei prodotti più adatti ad essere integrato con il desktop di Teams, l’applicazione più semplice per accedere ai contenuti dall’organizzazione aziendale.

L’idea di combinare le funzioni di uno strumento di gestione dinamica e flessibile dei workflow collaborativi con uno strumento come Teams offre i seguenti vantaggi:

  • L’accesso Yubik centralizzato e regolarizzato da un Digital Workplace standard e sicuro
  • La possibilità di arrivare in modo capillare a tutti gli utenti dell’organizzazione attraverso uno strumento di facile utilizzo
  • La capacità di “tagliare” le informazioni e i dati da sottoporre agli utenti sulla base dei loro bisogni e della natura del loro contributo
  • La possibilità di sfruttare i numerosi sistemi di notifica offerti da Teams
  • L’utilizzo dei canali di lavoro di Teams per coinvolgere utenti episodici in modo semplice e senza particolare formazione
  • La condivisione del patrimonio documentale delle pratiche di lavoro attraverso uno scambio bidirezionale fra Sharepoint e Yubik

Implementare un Digital Workplace soddisfacente per i propri collaboratori, rispondere alle sfide relative l’organizzazione del lavoro in formato Smart Working, passa attraverso la combinazione intelligente di diversi strumenti digitali e può essere favorita dalla capacità di far crescere una piattaforma abbinando con pragmatismo strumenti generalisti con soluzioni declinate sulle proprie particolari esigenze di business.

In conclusione Teams è un contenitore che comprende diversi ambiti, scopi, compiti, caratteristiche e la sua adozione dà vita ad opportunità più o meno evolute. L’introduzione di strumenti improntati alla collaboration nell’ambito dell’ottimizzazione dei processi di business è una sfida affascinante che DocFlow porta avanti con convinzione e caparbietà. Questo momento di crisi sanitaria ci ha fatto comprendere che non si può solo robotizzare, rendere automatiche le operazioni di routine, ma bisogna nuovamente centrare la nostra attenzione sull’uomo, le sue facoltà e la sua responsabilità. Ed in quest’ottica che DocFlow mette a disposizione la sua esperienza specialistica maturata grazie a progetti finalizzati a capitalizzare le risorse umane e alla creazione di contesti digitali lavorativi che privilegino la collaborazione e la creatività dei gruppi di lavoro.

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