16 Marzo Mar 2021 1136 6 months ago

Unire il team a distanza con il welfare

Elisabetta Gaspari - Responsabile Marketing DocFlow

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Ospite di Welfare Confidential è Elisabetta Gaspari, Responsabile Marketing di DocFlow e referente per i progetti di sostegno ai dipendenti. L’azienda, da sempre attenta all’aspetto relazionale che lega il personale, ha implementato interessanti misure per mantenere il team unito anche nei periodi di distanziamento sociale, senza rinunciare neppure a importanti appuntamenti fissi.

La vostra azienda è da sempre molto attenta alla necessità dei dipendenti di sentirsi parte di un team. Come si è evoluto negli anni questo bisogno?

Buongiorno a tutti e grazie da parte di DocFlow per averci ospitati, non voglio dilungarmi troppo con la storia, ma per far comprendere come in DocFlow l’attenzione alla creazione di un forte legame di gruppo sia alle basi del nostro DNA aziendale mi piace citare come la primordiale iniziativa per rafforzare lo spirito di gruppo risalga ormai alla fine degli anni 90.
Allora eravamo poco più di 30 persone e già dalla Direzione non mancavano gli stimoli per creare iniziative ludiche che migliorassero l’”intimacy” tra i colleghi. Banalmente allora si trattava di coinvolgere tutta l’azienda in una semplice uscita serale con partita di calcetto annessa. In quella iniziativa le donne hanno deciso di supportare le squadre presentandosi tutte con una parrucca bionda.

Questo approccio di semplice divertimento, ha a suo tempo sicuramente aiutato a ridurre le distanze tra le varie figure aziendali. Da lì molta strada è stata fatta, la società è cresciuta e l’attenzione al valore del gruppo non ha fatto altro che crescere con lei.
Da allora abbiamo strutturato alcuni appuntamenti fissi nell’arco dell’anno, quella primordiale partita di calcetto è diventata il nostro consueto D DAY (DOCFLOW DAY) di luglio, un appuntamento che oggi prevede vere e proprie attività di team building organizzate insieme a momenti di condivisione degli obiettivi aziendali e di puro relax.

E nel 2020 siete stati costretti a rinunciare a questa iniziativa (in riferimento al D-Day)?

Dopo una attenta riflessione abbiamo deciso di non saltare neppure l’edizione luglio 2020 del nostro consueto D Day, seppure con una particolare attenzione alle dovute misure di sicurezza ed in forma leggermente ridotta, per evitare tutte le attività che avrebbero previsto in passato un contatto.

Anno dopo anno con l’inserimento di nuovo colleghi, alcuni dei quali lavoravano anche in sedi differenti, queste iniziative ci hanno consentito sicuramente di migliorare la collaborazione; siamo una azienda la cui attività principale è lo sviluppo software e lavoriamo costantemente in team dinamici. Trovare dei momenti, al di là di quelli in ufficio per condividere esperienze con persone con le quali magari siamo meno in contatto, ha sicuramente giovato anche dal punto di vista lavorativo.

Avete promosso ulteriori iniziative per mantenere il team unito, soprattutto durante i mesi di lockdown?

A febbraio 2020 in tempi molto rapidi la nostra modalità di lavoro è completamente cambiata. Il passaggio in smart working di tutta l’azienda è avvenuto in modo rapido, gli strumenti tecnologici e le procedure che già adottavamo ci hanno permesso di fare il salto in pochi giorni senza nessun impatto evidente sull’organizzazione.
La Direzione ha però compreso fin da subito che serviva un modo per tenere unito un gruppo abituato a condividere molti momenti, a far sentire la presenza aziendale anche in un momento difficile e anche, perché no, a tenere alto il morale.
Ecco perché abbiamo dato vita al progetto DOCFLOW reAGIRE utilizzando gli strumenti di collaborazione aziendale già in nostro possesso e già in uso per le attività lavorative (in primis Microsoft Teams), per attivare canali tematici che stimolassero la condivisione.

Nel 2020 abbiamo lanciato iniziative come:

  • DOCFLOW PER I PIU’ PICCOLI
  • DOCFLOW RICETTIAMO INSIEME
  • DOCFLOW è AGILE
  • DOCFLOW in MOSTRA si MOSTRA
  • DOCFLOW INTRATTIENE

A fine percorso abbiamo inoltre deciso di premiare i migliori partecipanti ad ogni canale tematico, durante il nostro evento annuale di luglio che come anticipato, nonostante molte riflessioni, non è mancato neppure in un anno come il 2020.
Da settembre in poi abbiamo ripreso le nostre attività cercando di ricominciare gradualmente e nel rispetto del distanziamento, a lavorare anche in ufficio, anzi nel nostro nuovo ufficio, perché nel frattempo abbiamo portato avanti anche un importante trasloco per dare ai nostri collaboratori spazi nuovi più ampi e più idonei alla collaborazione in team dinamici.
Le notizie di fine anno ci hanno purtroppo riportato inevitabilmente ad un nuovo momento di lontananza fisica, così abbiamo deciso di trasformare la consueta Cena di Natale, in un web-aperitivo durante il quale, come di consueto in presenza, abbiamo premiato alcuni team di lavoro ed alcuni dipendenti che si sono distinti durante l’anno. Per quel momento abbiamo fatto recapitare a casa un box aperitivo per brindare tutti insieme e scambiarci gli auguri di Natale, nel box abbiamo voluto mandare anche un messaggio di speranza, inserendo un vaso di legno con alcuni semi di girasole ed il messaggio DocFlow, reAgire per crescere. Tutti noi ora a casa stiamo cercando di far crescere quella pianta e quel messaggio di speranza.

Si tratta di misure ideate dalla Direzione o richieste dai dipendenti?

Le misure sono state sicuramente promosse dalla Direzione che nel constante scambio con i dipendenti ha recepito da più aree alcuni segnali e ne ha compreso quindi la necessità.

Poi, come diceva, il 2021 ha portato un ulteriore periodo di lontananza… avete introdotto nuove misure o iniziative a supporto dei dipendenti?

Il progetto DOCFLOW reAGIRE è stato rilanciato nel 2021 ma con una formula e dei temi completamente nuovi, in DocFlow non ci piace vincere facile, il titolo di questo rilancio è DOCFLOW reAGIRE presenta DOCFLOW ENTERTAINMENT.
Mi permetto anche qui di segnalare come la Direzione insieme alla Direzione HR, sia stata fin da subito il primo sostenitore e promotore della necessità di questo rilancio, percependo come ora, a distanza di un anno, assuma un ruolo ancora più fondamentale nel cercare di tenere il più possibile unito il patrimonio fondante di DocFlow, i nostri collaboratori e il loro benessere.
Il progetto 2021 vede 4 tipologie di iniziative, che porteremo avanti da ora fino a fine luglio, ma che siamo pronti a proseguire anche per il futuro.
La prima iniziativa del percorso deriva da una iniziativa già sperimentata in passato ed in presenza, i nostri Aperiflò, durante i quali a fine giornata, coinvolgevamo in nostri dipendenti ad ascoltare testimonianze esterne approfondendo tematiche del nostro business, per concludersi con un ricco aperitivo conviviale.


Oggi con l’iniziativa “4 CHIACCHIERE CON” abbiamo esteso l’ambito a tematiche che vanno al di là di quelle prettamente tecnologiche legate al nostro mondo, una volta al mese ci lasceremo affascinare dalle testimonianze di alcuni personaggi di mondi diversi, siamo partiti lunedì 22 febbraio con Adriano Panatta, Giole Dix sarà con noi a marzo ed altri testimonial interverranno sui temi più disparati, sempre con un approccio di intrattenimento.
La seconda iniziativa prende il nome di WE CAN BE HEROES ed è svolta con il supporto di un fornitore esterno, prevede la partecipazione per una mezz’ora circa ogni 2 settimane ad un GIOCO a QUIZ on line. Giocheremo tutti insieme ma in alcuni momenti saremo suddivisi in squadre a formazione casuale, che saranno cambiate durante il percorso per stimolare la collaborazione tra elementi diversi ed anche una sana competizione.
La terza iniziativa invece punta sul coinvolgimento dei collaboratori interni che ci racconteranno le loro PASSIONI. Un modo per conoscere meglio i proprio colleghi anche al di là dell’ambito lavorativo, tutti potranno diventare per un giorno “Gli esperti di..”.

Al lancio di questa iniziativa abbiamo chiesto a tutti di candidarsi, e stiamo raccogliendo alcune segnalazioni, i nostri colleghi ci parleranno ad esempio in modo semplice di BORSA ed ECONOMIA, di VELA ,di VIAGGI e molto altro…

L’ultima iniziativa si svolgerà off-line, e vedrà un momento di condivisione nella parte finale.
Abbiamo chiesto ai nostri colleghi di partecipare ad un concorso che sarà premiato da una giuria, ed esprimere con VIDEO, TESTO, MUSICA o IMMAGINI concetti come BELLEZZA, LIBERTA’ e TEMPO. Il contributo di tutti oltre ad essere valutato sarà inoltre racconto in un video finale.


Devo dire che mai come in questo momento, forse proprio la mancanza del nostro “stare insieme” ha sicuramente stimolato un buon livello di gradimento e di partecipazione da parte dei dipendenti per questo tipo di iniziative, forse proprio a conferma della loro necessità.

Sono iniziative che pensate di portare avanti, con i dovuti accorgimenti, anche in un futuro post pandemico?

Nel 2021 siamo partiti ipotizzando un primo percorso fino a luglio, ma dicendoci fin da subito che potrebbe essere una strada da proseguire e mantenere anche per il futuro, eventualmente direzionandolo verso le iniziative che hanno e che riscuoteranno maggior adesione.

Ascolta l'intervista podcast a cura di Welfare Confidential ad Elisabetta Gaspari, Responsabile marketing DocFlow