Dal prossimo 1° gennaio 2022 saranno operative le nuove linee guida AgID sul documento informatico. Previste modifiche sia nella formazione dei documenti che nella protocollazione e nella conservazione.

Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici raggruppano in un solo documento tutto quanto occorre per creare, governare e conservare i documenti informatici prima sparso in una moltitudine di leggi, decreti, circolari e altri provvedimenti.

I documenti informatici sono generati tramite:

• Creazione con l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud;
• Acquisizione per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
• Memorizzazione delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
• Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti.

LE NOVITA'

Documento informatico

• Formazione del documento informatico – che può essere generato in varie modalità. Il documento risultante deve garantire l’immodificabilità e deve essere corredato di un nuovo insieme di metadati obbligatori;
• Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici – nuove regole per assicurare la corrispondenza tra originale e copia, anche tramite firma di chi effettua la copia;

Per la Pubblica Amministrazione

Ma anche per le aziende possedute o controllate dalla PA e che erogano pubblici servizi.

• Il documento amministrativo informatico;
• Gestione documentale;
• Protocollo informatico.

Conservazione dei documenti informatici:

• Obbligo del manuale della conservazione per il titolare dei documenti e che deve trovare riscontro nel manuale del conservatore;
• I formati dei file ammessi in conservazione è stato notevolmente ampliato;
• I ruoli individuati sono: titolare dell’oggetto della conservazione; produttore dei PdV; utente abilitato; responsabile della conservazione conservatore.
• Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione;
• Il fornitore del servizio di conservazione, deve conservare e rendere disponibili le descrizioni del sistema di conservazione all’interno del territorio nazionale. I conservatori devono anche garantire alle Autorità l'accesso elettronico effettivo e tempestivo ai dati conservati, indipendentemente dallo Stato membro dell’UE nel cui territorio i dati sono conservati;
• Il formato del file di conservazione (SInCRO) è stato aggiornato alla nuova versione.

FACCIAMO UN CHECK UP

DocFlow è impegnata a adeguare i propri sistemi e a ridurre al minimo gli impatti per i propri clienti. Le nuove linee guida lasciano ampi spazi di discrezionalità circa le tecniche e gli accorgimenti da adottare per ottemperare ai nuovi obblighi. Questo favorisce ogni Organizzazione nell’adottare le strategie meno invasive e più efficaci per sè.