C’è ancora incertezza intorno alla firma digitale, dovuta forse all’eccesso d’informazioni più che alla loro carenza.
Non mancano nemmeno i riottosi al suo utilizzo, trincerati dietro alla certezza che sia farraginosa e più lenta rispetto alla penna.

Ma è davvero così?

Ritorniamo col pensiero a quando l’ufficio era sinonimo di carta, di fotocopie, di toner e faldoni: ci fulmina il ricordo degli sbaffi messi a penna e della gara di abilità nel capire a colpo d’occhio chi ne fosse l’autore, e subito dopo di chi ancora mancasse la sigla.
Il tempo per mettere un baffo? trenta secondi netti, compresa l’estrazione della penna dalla tasca interna della giacca a condizione ovviamente che ci fosse l’inchiostro e che fossimo in ufficio.
Per i contratti, invece, si chiedeva la duplice copia in carta, una con già il tratto a penna posto sotto il nome di chi l’aveva firmata prima di noi. O meglio, di chi si presumeva lo avesse realmente fatto. Comunque ci si fidava e quindi apponevamo la sigla su ciascuna pagina dell’altro esemplare, mettendo il nostro baffo, e firmavamo poi per esteso nei soliti 2 punti segnalati dall’assistente, che poi lo avrebbe rispedito al mittente rendendogli la pariglia circa il cruccio sul firmatario. Il tempo per siglare ogni pagina e mettere due volte la firma a penna? tre minuti scarsi, compresa la chiacchierata con l’assistente che portava il libro firma e ci aiutava a girarne le pagine.

Anche ora che l’email ha sostituito la posta, siamo riusciti a mantenere pressappoco lo stesso procedimento. Solo che abbiamo imparato a scansionare il nostro tratto per la sigla e quello per la firma estesa, e ci siamo dotati di un programmino per modificare i PDF. Sempre 5 minuti, pressappoco, ma stavolta senza più la chiacchierata con l’assistente.
Certo, non tutti ci siamo accorti che l’immagine della nostra firma è alla mercè di qualsiasi malintenzionato, ma la comodità attrae più del rischio percepito.

Ora, è evidente che nessuno di noi chiederebbe una firma autenticata da un notaio per siglare la richiesta ferie di un collaboratore. E nemmeno per un contratto di fornitura o per altri documenti che prima avremmo firmato a penna, nell’intimo della stanza d’ufficio!

VISTO SI APPROVA

Per le occasioni da “visto si approva” può certamente bastare la firma elettronica avanzata. Tempo necessario? 30 secondi netti compreso l’inevitabile tempo d’attesa perchè si generi un altro PIN usa e getta.

CONTRATTI DI FORNITURA

Anche per molti contratti basta la firma elettronica avanzata. Se proprio vogliamo ridurre il rischio di ripudio allora chiediamo che l’identificazione del firmatario avvenga tramite SPID: si fa in fretta, è un QR Code inquadrato con lo smartphone e non c’è gara contro la tastiera del PC. Tempo necessario? 1 minuto netto.

PER TUTTO IL RESTO

E quando servirebbe una firma autenticata? Useremo la firma elettronica qualificata, che ci sarà stata rilasciata da una Certification Authority ben prima che sapessimo di averne bisogno. In questo caso ci metteremo un paio di giorni per averla, la prima volta, e due minuti ogni volta che la useremo, tra userID, password, PIN e conferme varie.

Ma i veri vantaggi sono nella trasformazione digitale di tutto il processo approvativo

• Poter firmare da qualunque luogo senza necessariamente trovarsi in ufficio.
• Aver certezza dell’integrità del documento che ci si accinge a firmare
• Evitare di doverlo leggere tutto attentamente per sincerarsi che le modifiche sono state apportate
• Averne copia sempre a portata di mano, ma in un luogo sicuro e riservato
• Poter chiedere un parere prima di firmare, oppure delegare un collega anche all’ultimo momento
• Disinteressarsi delle scadenze, tanto ci pensa qualcun altro
• Aver certezza dell’identità del firmatario della controparte

Tutto questo come si fa?

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