In Italia, forse più di altre nazioni, ci sono una molteplicità di normative alle quali le aziende sono obbligate alla conformità.
Nonostante molte di queste norme facciano nascere uffici e processi ad hoc, che si diramano in lungo e in largo nella struttura organizzativa, sono spesso sconosciute a molti, anche a quelli che si occupano di compliance aziendale, come volessero timidamente nascondersi dai fasti e dai riflettori che illuminano le più famose e titolate consorelle.
Una di queste timide norme viene dall’Unione Europea e riguarda la prevenzione e riduzione integrate dell'inquinamento.
Alcune aziende, che si presuppone possano inquinare in qualche modo l’ambiente in cui operano (ad esempio le aziende del settore energetico, industriale, chimico e di gestione dei rifiuti), devono richiedere delle autorizzazioni in modo da facilitare il processo decisionale della pubblica amministrazione, nel quale sono coinvolti anche gli eventuali cittadini interessati. Potremmo definirle come le prime norme Social.
Anche i nomi sono suggestivi e ce le lasciano immaginare come facili, moderne e vicine alle aziende e ai cittadini:

Ma non bisogna lasciarsi ingannare! Queste norme, sebbene abbiano sostituito alcune ancora più complesse, restano ostiche ai meno esperti e non meno intricate delle precedenti per via dei numerosi enti coinvolti, standard e concetti ingegneristici. Alla base di queste autorizzazioni c’è sempre la richiesta di una azienda, una serie di interlocuzioni e infine un decreto con prescrizioni e obblighi. La digitalizzazione di questi processi è una vera panacea, sempre che siano rispettati i principi di facilità d’uso e flessibilità dei sistemi informatici introdotti, poiché consente, a chi se ne occupa, di gestire i documenti e comunicazioni con gli enti in maniera ordinata e strutturata e di monitorare l’esecuzione delle attività prescritte.

Caratteristiche delle soluzioni IT per la gestione dell’AIA

Le soluzioni IT per la gestione dei processi e dei documenti collegati all’AIA, e le altre autorizzazioni collegate, devono avere delle precise caratteristiche e funzionalità, al di là del fatto che siano progettate ad hoc o che siano applicazioni standard:

Gestione documentale

È sufficiente dare uno sguardo alla documentazione pubblica consegnata per ogni autorizzazione, per comprendere l’importanza della soluzione nel gestire i documenti in tutti i suoi aspetti (vedi schema MISE). Innanzitutto, i documenti devono essere classificabili per asset (centrale, impianto, sito, etc.) e per schemi concettuali ben precisi. È necessario inoltre archiviare e conservare tutte le versioni dei documenti oltre a mantenere in linea le versioni editabili dei documenti redatti. La soluzione inoltre deve fornire un supporto alla redazione dei documenti, utilizzando template in grado di auto compilarsi con i dati già presenti nelle anagrafiche. Poiché i template sono soggetti a continue modifiche, dovrebbero essere creati o modificati facilmente dagli utenti stessi, in modo da semplificare i processi di cambiamento.

Gestione delle prescrizioni

A fronte di ogni autorizzazione ci sono una serie di prescrizioni e obblighi che devono essere rispettati dall’azienda. La soluzione deve supportare la definizione delle prescrizioni e, per ognuna di queste, le attività da eseguire, che devono essere schedulate ed eventualmente trasformate in operazioni tecniche, come misure o attività manutentive. Per tali operazioni è necessaria l’integrazione con i tool di gestione degli asset ed assicurare sia la loro esecuzione sia la raccolta degli esiti e dell’eventuale documentazione probatoria da inviare agli enti preposti.

Formazione automatica del DAP

L’ultima funzionalità è la formazione automatica del DAP (DOCUMENTO DI AGGIORNAMENTO PERIODICO) ovvero il report periodico da inviare agli enti per il monitoraggio delle prescrizioni. La gestione digitale delle prescrizioni, degli obblighi e delle comunicazioni, permette di raccogliere tutti i dati necessari alla compilazione del documento, come ad esempio l’esito degli obblighi temporanei e permanenti e delle relative comunicazioni.

La digitalizzazione del mondo AIA permette di agevolare il lavoro delle persone coinvolte, abbattendo i costi di gestione e riducendo i rischi di mancata esecuzione degli obblighi prescritti e di errate comunicazioni verso gli enti di controllo. La tracciatura delle attività inoltre permette di affrontare con tranquillità gli audit, potendo dimostrare in ogni momento le attività svolte, le evidenze documentali e i processi eseguiti.