Il decreto del Ministero della Transizione Ecologica del 25 agosto 2022, n. 164, che contiene il Regolamento recante criteri, modalità e requisiti per l'iscrizione nell'elenco dei soggetti abilitati alla vendita di energia elettrica, entrato in vigore il 17 novembre 2022, definisce le modalità di iscrizione all’Elenco dei Venditori e le norme necessarie per non perdere il diritto di permanenza.

L’iscrizione e la permanenza nell’Elenco Venditori costituiscono titolo abilitativo per lo svolgimento delle attività di vendita nel mercato al dettaglio dell’energia elettrica per le imprese dirette controparti commerciali dei clienti finali nell’ambito dei contratti di fornitura di energia elettrica.

In particolare nel Decreto è chiaro l’obbligo di regolarità dei pagamenti delle fatture emesse da Terna o dai distributori (o dai soggetti terzi grossisti).

Anche solo due casi di ritardo in uno stesso semestre possono far decadere l’abilitazione alla vendita.

DocFlow suggerisce di introdurre un’architettura di controllo sul processo di fatturazione passiva (Accounts Payable, AP) per queste fatture, che ne assicuri l’evoluzione lungo il giusto percorso. Il processo AP infatti si snoda su più rami che necessitano di essere messi sotto monitoraggio:

Senza un’architettura di controllo, tutto questo si ottiene con un grande dispendio di energie che vanno distolte dalle Operations, già solitamente molto affaticate.

L’architettura di controllo che DocFlow riserva ai Clienti che operano nella Vendita di Energia va nella direzione opposta, semplificando e rendendo trasparenti molti passaggi obbligatori. DocFlow ha infatti definito una serie di accorgimenti per mettere in sicurezza l’intero processo end-to-end.

1. La garanzia della ricezione di tutte le fatture è affidata a specifici monitoraggi incrociati e algoritmi di quadratura, affiancati da un servizio di richiesta automatica allo SDI delle fatture che quest’ultimo non ha consegnato, lasciandole solo nel cassetto fiscale.
2. SI sfruttano ulteriori servizi dello SDI per realizzare la quadratura tra quanto presente nel cassetto fiscale di un soggetto destinatario e le stesse fatture ricevute sul canale SDI.
3. La selezione delle fatture soggette al Decreto viene eseguita in base all’incrocio con le anagrafiche dei DL presenti sui sistemi informatici del Cliente.
4. Una volta assicurata la raccolta di tutte le fatture dei DL e di Terna, queste vengono trasmesse al nostro sistema di Invoice Management, monitorando ancora una volta la quadratura tridimensionale: ingressi vs uscite vs tempi.
5. Nel passaggio tra il nostro sistema di Invoice Management e l’ERP del Cliente, si attiva un meccanismo autonomo di controllo incrociato tra quanto inviato e quanto recepito.
6. A partire dalla avvenuta registrazione contabile, si attiva una nuova fase di monitoraggio e quadratura automatica fino all’ottenimento del benestare al pagamento.
7. Ultima fase, è la conferma dell’avvenuta disposizione di pagamento di ogni fattura entro i termini presenti in fattura. Eventuali casi di pagamenti oltre i termini vengono preventivamente evidenziati e ne vengono documentate automaticamente le ragioni in formato di lettera PDF firmata, affinchè la si possa trasmettere a Terna o al DL via PEC e prepararsi in caso di richiesta di spiegazioni da parte dell’Ente Regolatore (es.: nella fattura è presente un POD di cui non si ha titolarità, il codice destinatario indicato non è corretto o è assente, il pagamento è avvenuto entro i termini dalla data di ricezione da SDI, ecc.).

In questo modo DocFlow è in grado di garantire al Cliente Energy la massima riduzione del rischio relativo al mancato pagamento di una fattura nei tempi previsti.

Invitiamo quindi tutti i nostri clienti che ricadono sotto questo Decreto, a valutare la messa in opera delle azioni qui indicate se non ancora prese in considerazione.

Per le Società di Vendita di Energia che non fossero ancora nostri Clienti, o qualora lo fossero solo per una porzione del processo di Accounts Payable, siamo pronti ad attivarci e valutare i passi necessari per la messa in sicurezza dell’iscrizione nell’Elenco dei Venditori.