Dobbiamo risalire al 1995, anno in cui Carlo Petti fonda DocFlow. Allora il tema della gestione dei flussi documentali era di assoluta avanguardia e l’intuizione di Petti si è rivelata vincente: il supporto legato all’adozione di tecnologie di Enterprise Content Management e Business Process Management ha portato l’azienda a sviluppare competenze sempre più focalizzate sulla gestione dei processi collaborativi e di business accompagnando i clienti nei loro percorsi di innovazione digitale. Una evoluzione che consente a DocFlow di migliorare i processi disegnando workflow su esigenze specifiche e in diverse aree aziendali. Oggi DocFlow, che può contare su un gruppo di lavoro di oltre 140 persone, è parte di Avvale, una delle più significative società di informatica a capitale interamente italiano. La società fondata da Petti è interamente posseduta dal gruppo Avvale ed i soci DocFlow sono a loro volta fra i più importanti soci di Avvale. DocFlow ha mantenuto la sua autonomia, con Petti nel ruolo di Amministratore Delegato. Con un fatturato di oltre 17 milioni e un Ebitda superiore al 20%, l’azienda ha caratteristiche di robustezza e solidità che sono il frutto dell’attenzione che il suo fondatore, insieme con Francesca Di Bella, Partner e Operations Director, hanno dedicato a due aspetti: le persone e le conoscenze. “Accrescere le nostre conoscenze in modo da spiccare per l’approccio innovativo – afferma Carlo Petti – è sempre stata una mia priorità accanto a quella, condivisa con Francesca Di Bella, di valorizzare le persone. Grazie a questo siamo sempre riusciti a cavalcare l’innovazione e mai inseguirla. Siamo stati molto copiati, e questo è un nostro vanto, grazie alla capacità di creare valore con le conoscenze. Per questo, in DocFlow, ogni persona conta e abbiamo sempre fatto in modo che ognuno potesse dare il meglio di sé. Così si raggiungono traguardi importanti. La nostra è un’attenzione autentica e ci ha permesso di affrontare, e non subire, la fase pandemica”. L’autenticità è senza dubbio la cifra di questo racconto dove i clienti hanno naturalmente un ruolo di primo piano. “Siamo cresciuti insieme con i nostri clienti al punto che le relazioni si sono consolidate nel tempo. Una quota superiore al 90% del fatturato la realizziamo con grandi aziende, molte fidelizzate da 20 anni. Ed è singolare per una realtà delle nostre dimensioni mantenere relazioni così generative con grandi aziende come Fiat (ora Stellantis), Edison, Esselunga, Sea, Autogrill solo per citarne alcune. Se dovessi individuare il segreto del nostro successo lo ritroverei in due parole: persone e conoscenze”. Il richiamo alla nostra testata, Persone&Conoscenze, viene sottolineato con forza da Petti ed è per questo che ci dobbiamo interrogare su come si valorizzano le persone e le conoscenze di cui sono portatrici. I traguardi raggiunti da DocFlow dimostrano come l’azienda abbia nel suo dna una capacità di creare legami forti, all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Legami che le hanno consentito di passare indenne attraverso una pandemia.

PAROLA D'ORDINE: COINVOLGERE E CONDIVIDERE

Coinvolgimento ed engagement, rischiano di rimanere parole vuote se non le si riempie di significato. Il segreto di DocFlow risiede probabilmente nel non avere mai organizzato incontri per accondiscendere a una sorta di rituale manageriale. Le attività istituzionali devono avvicinare le persone, condividere obiettivi e risultati o semplicemente permettere di parlarsi e conoscersi. “Il DDay (DocFlow Day), il Kick Off di inizio anno, la cena di Natale con la premiazione dei DocFlow Best sono appuntamenti fissi – spiega Francesca Di Bella che ci guida in questo racconto – ma non gli unici. Gli AperiFlow sono diventati momenti di relazione dove invitiamo esperti di varie discipline che ci danno l’opportunità di tenere in connessione il lavoro con la vita delle persone. ‘DocFlow in mostra si mostra’ è un’iniziativa fotografica per condividere momenti della propria quotidianità. L’ultima edizione, che è stata la quinta, ha evidenziato il momento del tragitto casa-lavoro: le fotografie vengono appese all’entrata ed è bello vedere le immagini alle quali le persone hanno dato risalto. Anche la mostra è una iniziativa che rinsalda i legami, come anche i tornei e le iniziative sportive. Poi è arrivata la pandemia”. Il Covid ha costretto tutti al remote working ma in DocFlow la distanza fisica non ha compromesso una vicinanza emotiva che negli anni il management è riuscito a costruire. Per questo, reagire è stato meno complicato.

IL PROGETTO PALINSESTO

Grazie alla sinergia tra risorse umane, marketing e manager, DocFlow ha progettato iniziative per non allentare le connessioni che si erano costruite nel corso del tempo. Così sono nati il logo ‘reAgire’ e il ‘Progetto Palinsesto’. “La pandemia non allentava e noi continuavamo ad assumere. Ma l’onboarding digitale non era sufficiente. Erano necessarie attività, seppur da remoto, che consentissero alle persone di spostare l’attenzione dalla negatività che il Covid portava con sé. È così che abbiamo dato vita a una serie di iniziative come ‘quattro chiacchiere con…’ e abbiamo invitato ad esempio Adriano Panatta, Gioele Dix, Paolo Attivissimo, Lucilla Giagnoni; è nato anche il concorso ‘Bellezza, libertà e tempo’ concetti che tutti potevano esprimere attraverso poesia, video, foto o musica. Anche l’iniziativa ‘Raccontaci la tua passione’, ha permesso di conoscersi e di scoprire passioni comuni fino ad arrivare al web-aperitivo con le premiazioni di Natale 2020, occasione in cui abbiamo fatto recapitare a casa, oltre al box per brindare insieme, anche un regalo carico di significato: un vaso di legno con alcuni semi di girasole ed il messaggio DocFlow, reAgire per crescere.

Per ritrovare nuove energie ci vogliono, soprattutto in tempi difficili, risorse straordinarie. La paura ci ha accompagnato per un lungo periodo e un clima permeato dalla fiducia rappresenta il migliore antidoto. Che il team di DocFlow è stato in grado di coltivare. “Il Progetto Palinsesto nasce nel 2022 e racchiude le iniziative progettate per stare insieme e condividere. Uno dei progetti che ha avuto più successo è ‘Come ti ho’, uno spazio di mezz’ora nel corso del quale ognuno può esporre un caso: come ti ho realizzato un progetto, concluso la vendita o altro. Uno spazio che alimenta la spontaneità e valorizza l’operatività delle persone. In questi progetti i luoghi fisici giocano un ruolo fondamentale: abbiamo creato un’area, il BarDoc che ci accompagna con qualche stuzzichino durante gli eventi.” Per alimentare il senso di comunità il ‘progetto Palinsesto’ ha centrato l’obiettivo, rinsaldando le relazioni e coltivando l’appartenenza.

L'INTELLIGENZA COLLETTIVA

Quest’ampia riflessione sull’evoluzione del lavoro e dei suoi luoghi ci porta ad analizzare i contenuti del lavoro e i processi. Affermare di poter lavorare ovunque significa ammettere che le relazioni non influenzano il risultato finale. E ciò non è vero. Perché, se il lavoro è indipendente dal gruppo di cui si fa parte, tende a svuotarsi di significato. Ed è più facile che cresca l’insoddisfazione insieme alla continua ricerca di nuove opportunità. Come intervenire? “Si parte dai colloqui nei quali cerchiamo di trasmettere qual è la filosofia che ci guida. Raccontiamo cosa significa stare insieme, perché è importante frequentarsi, lavorare insieme. Stressiamo due concetti: il contributo individuale e l’intelligenza collettiva. Non abbiamo un badge, non misuriamo il tempo ma è importante capire come si arriva al risultato, quale il contributo che danno i colleghi, qual è l’importanza del gruppo. Tutto questo fa parte del progetto Palinsesto che punta a rinsaldare le connessioni. Per questo è calzante la metafora del girasole da coltivare, che rappresenta il nostro desiderio di crescere insieme”. Le tante attività di cui stiamo raccontando hanno come obiettivo, anche, tenere sotto controllo il turnover: la pandemia ha lasciato in eredità una maggiore propensione delle persone a spostarsi, e contrastare il fenomeno diventa urgente. Anche la formazione può rappresentare una leva, se fatta bene però. Per questo in DocFlow hanno inventato ‘La formazione che non annoia’, con moduli di massimo due ore, cuciti su misura.

L'INGAGGIO CHE ARRIVA DALL'ALTO, LA CULTURA

La passione con la quale Francesca Di Bella ci racconta queste iniziative testimonia un interesse autentico, che possiamo aspettarci da un partner, ma che oggi ogni direttore del personale è chiamato a esprimere. La complessità è cresciuta ed è necessario trovare nuovi punti di equilibrio. Le persone vanno considerate nella loro individualità. Le necessità legate alla conciliazione, e le prospettive di crescita, devono rientrare in un ampio ragionamento sui significati del lavoro e sui legami di fiducia. E chi si occupa di persone non può esimersi dall’affrontare questi temi con una nuova ottica. Per questo un biliardino in un’area break non basta più. E qui entra in gioco il vero tema, che riguarda la cultura. “La sfida dei people manager oggi è recuperare e mantenere una connessione forte con le persone. Per questo servono le tante iniziative che facciamo ma servono anche spazi di lavoro adeguati, che facilitino le occasioni di incontro. Spesso le incomprensioni riguardano la comunicazione e incontrarsi, lavorare insieme, è il miglior modo per risolverle”. Questa è la dimostrazione di come la direzione del personale oggi debba allontanarsi quanto più possibile dall’adozione di modelli preconfezionati o, ancor peggio, dall’espressione di forme di potere. Organizzare la vita all’interno dell’azienda diventa una missione strategica che non può prescindere dal considerare il contesto esterno con le sue incertezze e turbolenze.