• Avremo un codice destinatario diverso per ciascun fornitore?

Il codice destinatario identifica il ricevente, pertanto sarà un unico codice per la vostra società, che dovrete comunicare a tutti i vostri fornitori affinché lo inseriscano nelle loro fatture; questo vi consentirà di riceverle attraverso il canale DocFlow (in qualità di intermediario). Nel caso vi siano necessità gestionali di separazione delle fatture per fornitore, questa potrà essere una specificità che viene implementata sulla base delle vostre esigenze e non dovrebbe coinvolgere il codice destinatario.

• Il codice destinatario ci verrà quindi comunicato dai nostri clienti?

Dovrete richiedere ai vostri Clienti residenti o con stabili organizzazioni in Italia di fornirvi il loro codice destinatario. In caso di assenza di tale codice, potrete trasmettere loro le fatture attive tramite SdI valorizzando il codice destinatario a “0000000” e inserendo l’indirizzo PEC con l’apposito tag nel documento. Il Sistema d’Interscambio provvederà a recapitare la vostra fattura via PEC.

• DocFlow può fornire il codice destinatario?

DocFlow fornirà il codice destinatario ai propri Clienti già con il servizio di ricezione base.

• Cosa accade se il mittente sbaglia destinatario ed invia una fattura attiva ad un altro intermediario/un’altra casella PEC? SdI se ne accorge?

Non è previsto che SdI si accorga dell’errore, pertanto la fattura risulterà recapitata (se il codice destinatario o la PEC sono esistenti) anche se, di fatto, il Cliente non l’avrà mai ricevuta.

• Attualmente scambiamo già fatture attive e passive in EDI con alcuni clienti e con la nostra casa madre e procediamo alla loro conservazione digitale. Come si legano questi aspetti con le norme che entreranno in vigore dal 1/1/2019?

Dall'1 gennaio 2019 l'unica modalità valida per la fatturazione tra società con stabile organizzazione in Italia è la fattura XML inviata tramite SdI.
Questo significa che si può anche mantenere il flusso EDI ma deve essere in affiancamento a quello XML e in caso di discordanza vale quanto riportato nell'XML. Essendo l'XML un flusso strutturato tanto quanto l'EDI, è evidente che quest'ultimo può essere completamente sostituito dal primo e a tendere lo sarà (altrimenti significa creare un overhead inutile). Per quanto riguarda la conservazione digitale, ciò che dovrà essere conservato sono i file XML (e le relative ricevute) sempre e solo in modalità digitale (trattandosi di documenti elettronici). In ogni caso, la gestione dell’EDI va approfondito caso per caso.

• Il fornitore può inviare una fattura in assenza del codice destinatario. In caso affermativo, come viene gestita questa eventualità?

Il fornitore può inviare la fattura XML attraverso il Canale SdI indicando il codice destinatario “0000000” e inserendo un indirizzo PEC valido. In questo caso la fattura verrà recapitata al Cliente attraverso la PEC con mittente il Sistema d’Interscambio. Il fornitore può anche inviare la fattura indicando il codice destinatario “0000000” in tale caso la fattura viene considerata emessa ma non recapitata e il fornitore ha l’obbligo di comunicare al cliente la disponibilità della fattura nell’area riservata del sito dell’AdE mediante altri canali (es. e-mail)

• Come funzionerà la fatturazione verso privati? Consegno la copia cartacea al cliente e invio xml dati fattura a SDI?

Se per “privati” si intende “consumatore finale”, ossia cliente privo di Partita IVA, la modalità è quella indicata: si consegna una copia cartacea (o anche elettronica, ad esempio un PDF inviato alla mail del Cliente) e (anche successivamente) si trasmette la fattura elettronica in formato XML a SdI. L’Agenzia delle Entrate provvederà a mettere a disposizione del consumatore finale tutte le sue fatture pervenute da SdI, per questo motivo è data facoltà al consumatore finale di rinunciare esplicitamente alla ricezione della copia della fattura.

• Le fatture attive vanno trasmesse giornalmente oppure è possibile inviarle con una cadenza diversa?

E’ possibile stabilire una cadenza periodica per la trasmissione delle fatture tramite SdI, in analogia a quanto avviene con le modalità “tradizionali”. L’unico vincolo è che la data di emissione sia antecedente alla data di trasmissione o coincidente ma mai successiva.

• In relazione alla nuova modalità di fatturazione cambia qualcosa per le dichiarazioni es. iva? Spesometro?

Lo spesometro sarà limitato ai dati delle fatture che non vengono trasmesse attraverso lo SdI (es. fatture estere). La trasmissione sarà mensile. Le dichiarazioni IVA verranno semplificate per le piccole azienda (dichiarazioni pre-compilate) e probabilmente estesa la semplificazione in futuro a tutti i contribuenti. E’ facile prevedere che a regime gli adempimenti relativi a dichiarazioni legate ai dati di fatturazione andranno a scomparire.

• Nel flusso dati .xml oltre ai dati di fatturazione possono essere presenti dati richiesti dal cliente, come ad esempio numero di ordine e di entrata merce?

L’XML contiene alcuni tag di natura gestionale, che sono facoltativi e il cui utilizzo può essere concordato tra le parti. Quindi confermo che possono essere presenti dati richiesti dal cliente. Questa modalità si affianca a quella di allegare un file (PDF o di altro formato) alla fattura XML, questo file contiene tipicamente i dati gestionali aggiuntivi. Il limite del file è sempre di 5 MByte.

• La fatturazione elettronica riguarda sia fatture attive che passive. Confermate?

Certo, la legge finanziaria 2018 prevede l’obbligo di emettere fatturazione elettronica e trasmetterla attraverso il canale SdI a tutti i soggetti residenti o con stabili organizzazioni in Italia. Sono esclusi da tale obbligo solo i contribuenti in regime forfettario o in regime di vantaggio. L’obbligo si applica alle fatture attive emesse verso soggetti residenti o con stabili organizzazioni in Italia. Pertanto ogni società residente in Italia riceverà le fatture passive dai suoi fornitori Italiani (o con stabilie organizzazione in Italia) in formato XML attraverso il SdI.